Plan de Ejecución del Proyecto: Definición y Cómo Implementarlo

Disponer de un plan de ejecución del proyecto bien elaborado durante las fases del ciclo del proyecto es crucial. Puede coordinar las asignaciones del equipo, hacer un seguimiento del progreso del proyecto y mantener la gestión de los costes y el presupuesto, por ejemplo. Una vez puesto en marcha el plan de ejecución, puedes evaluar sus resultados y aplicarlos a futuros proyectos.

En este artículo, repasamos qué es la ejecución de un proyecto, por qué es importante y cómo crear un plan de ejecución de proyectos con éxito.

¿Qué es la ejecución de un proyecto?

Durante la fase de ejecución del proyecto, puede poner en marcha su plan de proyecto delegando tareas, elaborando calendarios y asignando plazos. Durante esta fase, también puedes programar reuniones periódicas para revisar el progreso del proyecto y abordar cualquier problema o bloqueo que surja.

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¿Por qué es importante la ejecución del proyecto?

Crear y aplicar un plan de ejecución detallado es importante porque permite organizar con claridad todos los resultados, tareas e hitos para comprender fácilmente si el proyecto está en marcha para cumplir los objetivos de la empresa o del cliente. Le permite comprobar periódicamente el progreso del proyecto y prever el tiempo suficiente para ajustar los calendarios y los plazos si aparecen problemas inesperados.

Los planes de ejecución de proyectos también incluyen regularmente indicadores clave de rendimiento para medir su presupuesto y los tiempos de finalización de las tareas, con el fin de hacer predicciones más precisas para futuros proyectos. También puedes sentirte más seguro al entregar un proyecto de calidad sabiendo que todo el equipo entiende sus objetivos, sus propias responsabilidades y cualquier actualización o cambio que surja.

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Cómo crear un plan de ejecución de proyectos

La elaboración de un plan de ejecución del proyecto permite trazar una estrategia clara que los empleados deben seguir de cerca. También aumenta la comunicación entre los miembros del equipo para que el proyecto siga siendo productivo y se ajuste al calendario. Sigue estos pasos para crear un plan de ejecución de proyectos eficaz:

1. Establezca sus objetivos para el proyecto ejecutado

Antes de poner en marcha un plan de proyecto, debe establecer los objetivos que le gustaría fijar para el resultado final. Aproveche este momento para discutir con su equipo por qué está ejecutando el proyecto y qué le gustaría lograr. Incluir cifras en los objetivos es una buena forma de medir los logros y garantizar que el proyecto avanza. Considere la posibilidad de utilizar este tiempo para discutir cualquier desafío que prevea enfrentar durante la ejecución del proyecto. Puede establecer medidas proactivas para prevenir los problemas o reaccionar en consecuencia a medida que aparezcan hasta cualquier retraso significativo en la entrega.

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2. Seleccione los miembros del proyecto

Encuentre miembros del equipo con las habilidades y capacidades necesarias para manejar cada una de las tareas del proyecto. Elige las tareas generales que necesitas completar y ponte en contacto con los departamentos necesarios para que trabajen en ellas. Si no estás seguro de en qué empleados delegar ciertas tareas, ponte en contacto con los jefes de departamento para que te sugieran a quiénes asignar.

3. Realice una reunión de ejecución del proyecto

Una vez que tenga los objetivos y las tareas definidos, organice una reunión de ejecución del proyecto e invite a todos los miembros del equipo implicados. Comparta los objetivos del proyecto con los miembros del equipo para darles un propósito definido para contribuir con su tiempo y sus tareas. También debe incluir una lista de todos los miembros del equipo, seguida de una breve descripción de las tareas que cada empleado tiene encomendadas en el proyecto. Comparta un resumen del calendario del proyecto y comunique claramente los plazos de cada tarea. Deja tiempo suficiente en la reunión para que los empleados expresen sus ideas, comentarios o preguntas sobre sus responsabilidades.

Explique también el método de comunicación preferido para este proyecto, para mantener a todos informados y actualizados en todo momento. Programe reuniones para actualizar el progreso y establezca correos electrónicos de grupo o agregue a todos los miembros a diferentes asignaciones en una aplicación de gestión de tareas.

4. Desglosar el proyecto por fases

Si está ejecutando un proyecto de mayor envergadura, puede ser más fácil y menos intimidante manejarlo si lo desglosa por fases. Una fase puede contener los primeros pasos para poner en marcha el proyecto. Las fases siguientes pueden incluir tareas adicionales y comprobaciones para garantizar que el proyecto se mantenga en marcha y siga siendo productivo. Intenta enumerar sólo unas cinco o seis tareas en cada fase para facilitar a los empleados la planificación y el trabajo en sus próximas agendas. Puede establecer un objetivo para completar cada fase antes de una determinada fecha límite y cambiar fácilmente sus otras fases a fechas posteriores si una se retrasa.

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5. Crear y controlar el presupuesto

Cuando entienda los detalles de cada tarea, podrá crear un presupuesto informado para el proyecto. Revise cada fase y determine el presupuesto necesario para completarlas. Considere la posibilidad de mantener conversaciones o reunirse con los jefes de departamento para determinar la cantidad de fondos que pueden necesitar para completar sus tareas individuales. Esto facilita la elaboración de un presupuesto para el proyecto global. También puede revisar los presupuestos de proyectos similares ejecutados anteriormente para hacer predicciones más precisas. Intente dejar espacio en el presupuesto para cualquier gasto inesperado que pueda surgir durante la ejecución del proyecto.

Consejos para una ejecución exitosa del proyecto

A medida que ejecute su plan, tenga en cuenta cualquier cambio inesperado que pueda producirse y asegúrese de que cada fase avanza según lo necesario. Utilice estos consejos para ejecutar con éxito un proyecto impresionante:

  • Adáptate a los cambios: Un cliente, una parte interesada o un empleado pueden solicitar un cambio mientras estás trabajando en el proyecto, o bien otros empleados pueden retrasarse inesperadamente. Planifica con antelación estos casos y establece prácticas para resolver o adaptarte a cualquier cambio que pueda afectar a la entrega del proyecto.
  • Haz un seguimiento de los progresos con regularidad: Utilice un sistema de gestión de tareas e indicadores clave de rendimiento para determinar si su proyecto va por buen camino. Pida información actualizada sobre los progresos de los empleados y celebre reuniones periódicas para hablar de sus avances y de los posibles problemas que puedan impedirles completar una tarea a tiempo.
  • Probar y verificar cada fase: Asegúrese de entender claramente los objetivos del proyecto' al revisar, probar y aprobar cada tarea completada. Preste una gran atención a los detalles para localizar y resolver cualquier error potencial a medida que los localiza. De este modo, te aseguras de entregar un producto final impresionante y de alta calidad.