Cómo ejecutar planes en la gestión de proyectos (con consejos)

El principal objetivo de muchos gestores de proyectos es ejecutar planes para garantizar que sus organizaciones alcancen objetivos específicos. Los planes de gestión de proyectos requieren una amplia gama de habilidades tanto blandas como técnicas, así como un profundo conocimiento de los requisitos del cliente. Entender cómo se ejecutan los planes y las habilidades necesarias para realizarlos bien puede ayudar a los gestores de proyectos a aumentar el valor para sus organizaciones, impulsar la eficiencia y aumentar la productividad.

En este artículo, analizamos la importancia de los planes en la gestión de proyectos y los pasos para ejecutar un plan como gestor de proyectos.

¿Qué es un plan de ejecución?

Un plan de ejecución puede ayudarle a hacer un seguimiento de los resultados del proyecto, a cumplir los plazos y a garantizar que el proyecto satisface las exigencias del cliente y de la dirección. Un plan de ejecución es un conjunto de pasos necesarios para terminar un proyecto. Como gestor de proyectos, puede emplear un plan de ejecución para dirigir el progreso del proyecto, obtener la opinión del cliente y aumentar la eficiencia.

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¿Por qué son importantes los planes en la gestión de proyectos?

A continuación se exponen algunas razones por las que los planes son vitales en la gestión de proyectos:

Ayuda a mejorar la concentración

La mayoría de los proyectos tienen un conjunto específico de pasos que los directores de proyecto deben seguir para lograr resultados. Disponer de un plan de ejecución detallado ayuda a los gestores de proyectos y a otras partes interesadas a centrarse en los aspectos más importantes de un proyecto.

Por ejemplo, un plan de acción puede esbozar las fechas y los pasos necesarios para alcanzar un hito y mantenerse dentro del presupuesto. También puede destacar los posibles retrasos y recomendar medidas para mitigarlos. Cuando un plan de acción guía la ejecución del proyecto, el equipo puede evitar distracciones y dedicar sus esfuerzos colectivos a cumplir los objetivos del proyecto.

Mejora la gestión del tiempo

Un plan de ejecución puede ser una herramienta eficaz de gestión del tiempo para los gestores de proyectos. Dado que un documento de plan de ejecución describe los pasos específicos que deben seguir los equipos para realizar una tarea, cada miembro entiende sus obligaciones y las expectativas del director. Un plan de ejecución claro puede evitar confusiones o retrasos, permitiéndole entregar su proyecto en el plazo previsto.

Reduce los costes

Con un plan de ejecución exhaustivo, puede precalificar a los contratistas, proveedores y vendedores para asegurarse de obtener presupuestos fiables durante toda la duración del proyecto. Como los planes de acción también ayudan a reducir los retrasos y a anticiparse a los posibles riesgos para la entrega del proyecto, los gestores tienen más posibilidades de alcanzar los objetivos dentro de los plazos del proyecto, reduciendo las posibilidades de salirse del presupuesto.

Informa de la toma de decisiones

Los gestores de proyectos suelen tomar decisiones que pueden afectar a la calidad y al calendario de los procesos. Un plan de ejecución ofrece a los gestores una amplia gama de datos directamente de los planos del proyecto. Esto puede proporcionar más claridad y ayudar a los gerentes a tomar decisiones basadas en datos para mejorar la eficiencia, la calidad y la productividad.

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Cómo ejecutar un plan en la gestión de proyectos

Considere los siguientes pasos para ejecutar un plan en la gestión de proyectos:

1. Crea un documento de plan de acción

El primer paso a la hora de ejecutar un plan de gestión de proyectos es crear un documento estratégico que describa los métodos y los marcos que se pueden utilizar para alcanzar los objetivos. Un plan de acción eficaz debe abarcar varias áreas, entre ellas:

  • Los objetivos específicos del proyecto
  • Los pasos específicos que necesita para lograr los resultados
  • El método que utilizará para controlar el progreso y el cumplimiento de los pasos anteriores
  • Cómo comunicarse con los miembros del equipo
  • Cronogramas, hitos y plazos del proyecto
  • Miembros del equipo

Al crear un plan de acción, asegúrese de que el documento sea accesible para todas las partes interesadas. Por ejemplo, escriba los detalles técnicos en un lenguaje que puedan entender las personas que no tienen conocimientos del sector. Si el plan es fácil de entender, también será más fácil de aplicar y más personas podrán contribuir al documento.

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2. Elija un equipo de ejecución

Después de crear un plan de acción, es importante seleccionar un equipo que se encargue de la ejecución. Asegúrese de definir las funciones de cada miembro del equipo para que entiendan claramente sus expectativas. Puede elegir a personas para la ejecución del proyecto, los informes de progreso, la programación y asignación del trabajo, el inventario y las revisiones del rendimiento. Tener objetivos claramente definidos para cada miembro del equipo puede ayudar a evitar el solapamiento de trabajos, reducir el despilfarro y mejorar la eficiencia y la productividad.

3. Establezca los objetivos

Después de elegir un equipo y definir sus funciones, puede ser útil establecer objetivos específicos para cada individuo. El establecimiento de metas suele proporcionar una estructura para el plan que desea ejecutar y vincula cada paso de su estrategia a objetivos tangibles. Cuando cada miembro del equipo está trabajando en un objetivo, puede ser más fácil hacer un seguimiento del progreso y de la adhesión al plan de acción. Si los miembros de tu equipo pueden alcanzar sus objetivos con facilidad, es posible que tus objetivos sean realistas y que hayas elegido a las personas adecuadas para cada tarea.

4. Incluir un mecanismo de retroalimentación

Una buena manera de determinar la eficacia de tu plan de acción es contar con mecanismos de retroalimentación en cada etapa del proceso. La obtención de comentarios puede mostrarle los fallos de su plan y ayudarle a idear contramedidas para evitar problemas presupuestarios y de calendario. Por ejemplo, el seguimiento de la calidad y la cantidad de las materias primas que entregan los proveedores puede ayudarle a identificar proveedores fiables que puedan proporcionarle los recursos que necesita a lo largo de la ejecución del proyecto sin aumentar los precios. La retroalimentación también puede ayudarle a hacer un seguimiento de la productividad y la eficiencia de las cuadrillas.

5. Proporcionar los recursos adecuados

Es importante que se asegure de proporcionar a su equipo los recursos adecuados para completar sus resultados. Los equipos suelen necesitar recursos monetarios y técnicos, así como un liderazgo eficaz, para satisfacer sus expectativas y cumplir con éxito los requisitos del proyecto. Para asegurarse de que su equipo tiene acceso a los recursos necesarios, puede realizar revisiones periódicas para evaluar las necesidades de los equipos, evitar retrasos y lograr un rendimiento óptimo.

6. Revisar el rendimiento

Otro paso importante para ejecutar los planes en la gestión de proyectos son las revisiones de rendimiento. Los gestores de proyectos pueden beneficiarse de la revisión del cumplimiento de las responsabilidades de cada miembro del equipo. La revisión del rendimiento puede ayudarle a identificar los retos a los que se enfrenta cada individuo y a tomar medidas para mejorar su eficiencia. Con los datos recogidos durante las revisiones del rendimiento, puede asignar mejor las tareas para aumentar la eficiencia, reducir los retrasos y garantizar que puede entregar los proyectos en el plazo previsto y dentro de los presupuestos.

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Consejos para ejecutar un plan en la gestión de proyectos

He aquí algunos consejos adicionales que debe recordar cuando ejecute un plan de gestión de proyectos:

  • Confíe en las capacidades de su equipo para alcanzar sus objetivos
  • Utilizar herramientas de gestión de proyectos para facilitar el seguimiento del progreso y la evaluación del rendimiento
  • Comunicarse eficazmente para que cada persona sepa exactamente qué hacer y cómo hacerlo
  • Premie la excelencia y motive a su equipo para lograr un mayor rendimiento
  • Documentar los problemas que surgen durante la ejecución de los planes para orientar la ejecución de futuros proyectos
  • Pida consejo a su equipo sobre cómo mejorar la ejecución del proyecto
  • Hacer un seguimiento regular de los progresos para identificar rápidamente los problemas y hacer correcciones