Cómo ejecutar un plan eficaz

Una estrategia bien planificada puede garantizar el éxito del proyecto, además de asegurar la alineación estratégica, proporcionar objetivos y enfoque claros, reducir los costes y aumentar la calidad y la productividad. Si es usted gestor de proyectos, quizá le interese aprender a elaborar un plan eficaz.

En este artículo, analizamos por qué es importante la planificación, compartimos los pasos clave para ejecutar un plan eficaz y proporcionamos consejos para ayudarle a planificar su próximo proyecto con éxito.

¿Por qué es importante la planificación?

Tener un plan es fundamental porque puede ayudarle a alcanzar sus objetivos. Un gestor de proyectos puede utilizar un plan para comunicarse con su equipo, las partes interesadas, los clientes y los patrocinadores, entre otros. Un plan bien elaborado puede ayudarte a mantenerte organizado, a seguir tu progreso y a garantizar el éxito de un proyecto.

También puede proporcionarle una referencia para volver a visitarla al final del proyecto, lo que puede ayudarle a determinar lo que fue un éxito y lo que se puede mejorar. Esto puede ayudarte a crear planes aún más exitosos en el futuro.

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Estos son algunos pasos que puede seguir para ayudarle a desarrollar y ejecutar un plan eficaz para su próximo proyecto:

1. Recopilar información

Antes de empezar a desarrollar un plan exitoso, hay que asegurarse de tener toda la información necesaria. Programe una reunión con los clientes, las partes interesadas u otros miembros del equipo para determinar el alcance total del proyecto. Algunas de las preguntas que puede hacer son

¿Cuáles son los principales resultados de este proyecto?
¿Qué considera un retorno de la inversión exitoso?
¿Hay algún hito clave que debamos tener en cuenta?
¿Para cuándo debe estar terminado este proyecto?
¿Qué canales de comunicación prefiere su cliente?
¿Cuáles son las áreas más importantes del proyecto en las que debemos centrarnos?
¿Cuál es el presupuesto para este proyecto?
¿Qué problema pretende resolver este proyecto?

Toma notas minuciosas a lo largo de la conversación para poder consultarlas más tarde cuando empieces a desarrollar tu plan. Estas notas también pueden ser útiles para compartirlas con otros miembros del equipo y así asegurarte de que todos están alineados y trabajan para conseguir los mismos objetivos.

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2. Identificar los recursos clave

Una vez que haya establecido cuál es el alcance del proyecto, considere qué recursos clave necesita para completarlo. Estos recursos pueden variar de un proyecto a otro, pero suelen incluir materias primas, equipos, software, personal y proveedores. Puedes crear una lista que te ayude a hacer un seguimiento de estos recursos o utilizar una herramienta de software de gestión de proyectos que te ayude a mantenerte organizado. Utiliza un motor de búsqueda para investigar diferentes herramientas de software de gestión de proyectos y elige la que mejor se adapte a ti.

Una vez que haya creado su lista de recursos necesarios, puede empezar a identificar de dónde puede obtenerlos. Considere la posibilidad de incluir una opción de reserva para cada recurso para asegurarse de que está bien preparado. Si se toma el tiempo necesario para analizar qué recursos necesita su equipo para completar este proyecto, puede ayudar a mantener el proyecto en el tiempo previsto y aumentar la probabilidad de su éxito general.

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3. Desarrolle objetivos SMART

El siguiente paso es desarrollar objetivos claros y procesables para ayudar a su equipo a completar el proyecto. Utilizar el método de objetivos SMART puede ayudarle a determinar qué objetivos son los más importantes para el éxito general del proyecto. Los objetivos SMART son objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo. Puede crear objetivos SMART centrándose en cada una de estas áreas:

Específicos: Utiliza la información que has recopilado del cliente, las partes interesadas o el equipo para crear objetivos con plazos específicos e hitos clave. Utiliza un lenguaje sencillo para aclarar los objetivos que debe alcanzar tu equipo, de modo que puedan determinar fácilmente si tienen éxito.
Medible: Identifique cómo piensa medir el progreso y el éxito del proyecto. Puede optar por medir el número de ventas que genera el equipo, la cantidad de artículos que produce o el tiempo que tarda en alcanzar hitos importantes. Asegúrate de que la métrica que elijas pueda ser fácilmente rastreada para poder determinar el éxito general del proyecto.
Alcanzable: Asegúrese de que los objetivos que establece son realistas. Pregúntese si puede alcanzar sus objetivos con los recursos, los miembros del equipo y el presupuesto que tiene. Si es necesario, considere la posibilidad de hacer ajustes para que su equipo tenga éxito.
Relevante: Determine la importancia de los objetivos que ha establecido para el éxito general del proyecto. Esto puede ayudarle a priorizar sus objetivos y proporcionar a su equipo unas directrices claras.
En función del tiempo: Identificar un calendario claro sobre cuándo deben completarse las tareas, cuándo deben alcanzarse los hitos clave y cuándo debe terminarse el proyecto. Esto puede ayudarle a mantener a su equipo en el buen camino y a supervisar el progreso general del proyecto para garantizar que su equipo lo complete a tiempo.

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4. Crear el marco

Una vez que haya identificado los objetivos SMART, considere cómo puede enfocar el proyecto dividiendo estos objetivos en tareas más pequeñas. Cree un marco que identifique claramente cada paso del proyecto y el plazo para el que debe completarse. Los gestores de proyectos utilizan marcos para proporcionar a su equipo directrices, establecer procedimientos fundamentales y garantizar que se utilice un lenguaje común para la comunicación entre todo el equipo.

Desarrollar un marco de proyecto también puede ayudarte a compartir las mejores prácticas con tu equipo y a que los clientes entiendan el proceso. Puede investigar diferentes estructuras organizativas de gestión de proyectos y elegir la que mejor le funcione.

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5. Asigna las tareas

El siguiente paso es asignar tareas a los distintos miembros del equipo. Al definir claramente qué función puede desempeñar cada miembro de su equipo a lo largo del proyecto, puede aumentar la eficacia y tener una mejor idea de cuál es un calendario realista. Antes de asignar las tareas, considera qué miembros del equipo tienen disponibilidad en su horario y cuáles son sus puntos fuertes. A continuación, asigne a cada uno de ellos responsabilidades que se ajusten a su disponibilidad y a su conjunto de habilidades para aumentar la calidad general del proyecto terminado.

Una vez que haya determinado quién es el más adecuado para cada tarea, programe una reunión de equipo para discutir los detalles del proyecto. Indique a cada miembro del equipo de qué es responsable y para cuándo tiene que haber completado sus tareas. A continuación, responde a cualquier pregunta que tenga tu equipo para asegurarte de que tienen toda la información que necesitan para empezar a trabajar en el proyecto.

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6. Establecer una comunicación regular

Determine qué método de comunicación utilizará su equipo y con qué frecuencia espera recibir actualizaciones de estado. Identificar los canales de comunicación que piensa utilizar puede ayudar a su equipo a transmitir información importante de forma más eficaz, fomentar la colaboración y crear confianza entre los miembros del equipo. Algunos de los métodos de comunicación que puede considerar utilizar son:

Correo electrónico
Videoconferencias
Llamadas telefónicas
Reuniones en persona
Tablas de debate
Aplicaciones de colaboración
Encuestas
Informes de estado

Compruebe al menos una vez a la semana que el proyecto se desarrolla sin problemas. También puede considerar la posibilidad de programar un punto de control de la comunicación recurrente, como una reunión quincenal o un informe de estado semanal. Esto puede ayudarle a responsabilizar a su equipo y a garantizar una comunicación constante a lo largo del proyecto.

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7. Siga su progreso

Los gestores de proyectos son responsables de seguir el progreso de un proyecto para garantizar que cada tarea se complete a tiempo. Antes de que su equipo comience a trabajar en el proyecto, determine qué métricas puede utilizar para seguir su progreso. He aquí cuatro tipos de indicadores clave de rendimiento que puede utilizar para seguir el progreso de su proyecto:

Puntualidad: Establezca plazos para las tareas específicas, los hitos clave y el momento en que el proyecto final debe estar terminado. Puede medir el tiempo del ciclo, las horas planificadas frente a las horas empleadas o el número de ajustes realizados en el calendario. Esto puede ayudarle a determinar si el proyecto va por buen camino y darle una fecha estimada de finalización.
Presupuesto: Determine cuál es su presupuesto por objetivos para este proyecto. También puede crear presupuestos por objetivos para los distintos departamentos o miembros del equipo que trabajan en el proyecto. Considere la posibilidad de medir la variación del presupuesto, el número de iteraciones del presupuesto o el índice de rendimiento de los costes. Esto puede ayudarle a determinar si se prevé que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto asignado o si son necesarios recursos adicionales.
Calidad: La forma de medir la calidad puede variar de un proyecto a otro. Identifique los elementos clave que requiere el cliente o el usuario final para ayudarle a determinar cómo puede medir la calidad de su proyecto. Puede medir el número de errores, el índice de satisfacción del cliente o la puntuación neta del promotor. También puede designar a personas para que prueben el proyecto en diferentes etapas. Esta retroalimentación puede ayudarle a determinar la calidad general de su proyecto.
La eficacia: Medir la eficacia de su proyecto y el rendimiento de su equipo puede ayudarle a evaluar si está invirtiendo su tiempo y dinero de forma adecuada. Puede medir el número de hitos del proyecto completados a tiempo, el número de solicitudes de cambio o la utilización facturable para ayudarle a determinar la eficacia de su proyecto.

8. Evaluar el rendimiento

Una vez finalizado el proyecto, realice una evaluación completa y final. Esto puede ayudarle a determinar qué partes del proyecto han ido bien, qué aspectos pueden mejorarse y el éxito del proyecto en general. Algunas de las áreas clave que puede analizar durante la evaluación final del proyecto son

Programar
Costo
Calidad
Satisfacción de las partes interesadas o de los clientes
Rendimiento al caso de negocio

Comparta sus conclusiones con su equipo y discuta lo que ha aprendido a lo largo de este proyecto. Esté abierto a sus comentarios y utilice su evaluación final del proyecto como una herramienta para mejorar su capacidad de ejecutar planes con éxito en el futuro.

Consejos para ayudarle a ejecutar un plan exitoso

Aquí hay algunos consejos adicionales para ayudarle a desarrollar y ejecutar un plan exitoso para su próximo proyecto:

Documente los detalles importantes: Dedica tiempo a documentar los detalles clave de tu plan. Esto puede ayudarle a mejorar la comunicación con los demás miembros del equipo y proporcionarle una referencia que podrá revisar a lo largo del proyecto. Incluya el propósito del proyecto, quién está involucrado, qué tareas hay que realizar, cómo debe abordar su equipo estas tareas y cuándo son los plazos importantes.
Utiliza una comunicación clara: Para ejecutar un plan con éxito, utilice un lenguaje sencillo y una comunicación clara para transmitir los detalles importantes. Compruebe regularmente las actualizaciones de estado y responda rápidamente cuando los miembros del equipo se pongan en contacto con usted para hacerle preguntas. Esto puede ayudar a garantizar que su equipo cuente con el apoyo y los recursos necesarios para completar el proyecto con eficacia.
Sea flexible: Gestionar un proyecto con éxito requiere la capacidad de adaptarse a los cambios a medida que surgen. Revise su plan de proyecto con regularidad y preste atención a sus indicadores clave de rendimiento para identificar si es necesario ajustar ciertos componentes de su plan. Esto puede ayudarle a asegurarse de que su equipo dispone de los recursos necesarios para entregar el proyecto en el plazo previsto.
Invertir en el software y las herramientas adecuadas: Determina qué software y herramientas pueden ser útiles en función del tamaño y el alcance de tu proyecto. Invertir en el software adecuado puede mejorar la comunicación, aumentar la eficiencia y ahorrar tiempo. Investiga diferentes plataformas de software de gestión de proyectos y elige una que incorpore todos los elementos que tu equipo necesita.
Tener un plan de respaldo: Tómese el tiempo necesario para identificar proactivamente las áreas del proyecto que puedan suponer un reto y desarrolle un plan de respaldo. Esto puede proporcionarle más opciones y facilitar la adaptación en caso necesario, lo que puede ayudarle a mantener el proyecto en marcha.