Análisis coste-beneficio: Definición, usos, fórmula y ejemplo

Un análisis coste-beneficio es un examen de si los beneficios de un proyecto superan sus gastos. Los directivos de cualquier empresa, desde las nuevas hasta las grandes corporaciones, pueden utilizar este proceso para predecir si una inversión les proporcionará beneficios u otros resultados positivos. Si diriges una empresa o simplemente quieres tomar decisiones financieras meditadas, considera la posibilidad de calcular el análisis coste-beneficio de los cambios que estés pensando en aplicar. En este artículo, analizamos qué es el análisis coste-beneficio, cuándo y cómo utilizarlo con algunos ejemplos.

¿Qué es el análisis coste-beneficio?

El análisis coste-beneficio es el proceso de predecir los costes y beneficios de un proyecto para adivinar si puede generar un beneficio positivo. Los responsables de las empresas hacen este análisis para ver si un determinado proyecto puede darles un alto rendimiento de la inversión, o ROI. Un buen ROI significa que la empresa recibe más valor del que gasta, obteniendo un beneficio. Los beneficios de un proyecto también pueden ser no monetarios, como por ejemplo si ayudan a la empresa a cumplir su misión.

Pensar en el valor que un proyecto puede ofrecer a una empresa puede ayudar a los dirigentes a decidir si lo ejecutan. También puede permitirles medir el progreso de los proyectos actuales y evaluar la viabilidad de continuarlos. En general, un análisis coste-beneficio anima a los directivos a pensar de forma crítica sobre las decisiones, considerando sus posibles consecuencias y cómo pueden alinearse con los objetivos estratégicos. Calcular los costes y beneficios de una elección y adivinar sus resultados también puede ayudar a los líderes a justificarla ante los empleados, los inversores y otras partes interesadas.

Cuándo utilizar el análisis coste-beneficio

El análisis coste-beneficio puede ayudar a los dirigentes y equipos a tomar decisiones importantes en diversos campos, como la administración pública, las finanzas, la informática, el desarrollo de software, la sanidad y la educación. Esta técnica también puede ayudar a las personas a tomar decisiones financieras personales, como la compra de un coche o el alquiler de un apartamento. Estas son algunas de las situaciones en las que un empresario puede utilizar el análisis coste-beneficio:

  • Evaluación de una nueva contratación
  • Desarrollar una estrategia empresarial
  • Asignación de recursos
  • Decidir si se compra algo
  • Desarrollar puntos de referencia para el rendimiento del proyecto
  • Evaluación de las oportunidades de inversión
  • Evaluación de las políticas
  • Decidir el traslado de una empresa
  • Decidir si se amplía el espacio de la empresa
  • Decidir si ampliar las ventas a una nueva región
  • Considerar el establecimiento de un programa
  • Pensar en cambiar un sistema actual
  • Comparación de la eficacia de diferentes proyectos

Realizar el análisis coste-beneficio

El proceso básico del análisis coste-beneficio consiste en restar los costes de una decisión de sus beneficios, donde un resultado positivo representa un beneficio. Sin embargo, hay algunas partes más de este examen que permiten a los líderes empresariales considerar los efectos globales de una decisión. He aquí nueve componentes importantes a la hora de realizar un análisis coste-beneficio:

1. Esquematizar el proyecto

Para iniciar un análisis coste-beneficio, un dirigente puede establecer los parámetros básicos del proyecto o la decisión. Pueden discutir el problema que creen que el proyecto puede resolver y describir cómo funciona la solución en detalle. Esto puede ayudar a situar el proyecto en un contexto significativo, explicando su importancia. En este paso, un líder también puede determinar las partes interesadas de un proyecto, las personas que soportarían los costes y recibirían los beneficios del mismo. De este modo, los responsables pueden informar a esas personas sobre las posibles repercusiones del proyecto.

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2. Enumeración de los costes y beneficios del proyecto

Para realizar el análisis coste-beneficio, un responsable debe enumerar los costes y beneficios de un proyecto. A continuación, puede clasificarlos en las siguientes categorías:

  • Directo: Los costes y beneficios directos están directamente relacionados con la producción, como un producto, servicio, proyecto o actividad.

  • Indirectos: Los costes y beneficios indirectos no están directamente relacionados con la producción, como la administración y la seguridad.

  • Tangible: Estos costes y beneficios son fáciles de medir y cuantificar en términos de valor monetario. Son identificables y claros, como las nóminas, los alquileres y las compras.

  • Intangibles: Estos costes y beneficios son no monetarios y más subjetivos, como los cambios en la satisfacción de los clientes y los niveles de productividad.

  • Real: Los costes y beneficios reales tienen que ver con la mano de obra y las materias primas necesarias para producir los artículos.

Los costes de un proyecto pueden incluir el dinero, los recursos físicos, el esfuerzo, la mano de obra y la formación invertidos en él. Sus beneficios pueden ser beneficios financieros cuantificables o beneficios de calidad, como la protección del medio ambiente, la satisfacción de los empleados, la satisfacción de los clientes y la salud y la seguridad.

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3. Determinación de los valores de los costes y los beneficios

Tras enumerar y clasificar los costes y los beneficios, los responsables les asignan valores monetarios, decidiendo cuánto valen. También deben considerar la posibilidad de que los valores cambien a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Pueden organizar estos valores en una tabla para facilitar los procesos de cálculo. Deben sumar los distintos costes para obtener el coste total de un proyecto y hacer lo mismo con los beneficios de un proyecto.

En el caso de los costes, los responsables deben pensar tanto en los costes básicos como en los inesperados de un proyecto. Para los beneficios, puede ser una buena idea que los líderes consulten con los equipos para decidir cómo valorar los beneficios intangibles. La forma en que una empresa valora algo puede depender de su misión y propósito. También puede ser útil estudiar proyectos similares para averiguar o decidir los valores de determinados costes y beneficios.

4. Comparación de los costes y beneficios del proyecto

La parte principal del análisis coste-beneficio consiste en comparar los costes y los beneficios de un proyecto. Un líder empresarial puede restar los costes de un proyecto de sus beneficios para determinar su viabilidad, o si una empresa puede permitirse llevar a cabo un proyecto. Esta es la fórmula de este proceso:

Beneficios totales – costes totales = valor del proyecto

Si el valor neto o global de un proyecto es negativo, significa que la empresa utilizará más recursos o gastará más dinero del que gana. Si el valor de un proyecto es positivo, significa que el proyecto puede generar beneficios para la empresa.

5. Calcular el tiempo de recuperación de la inversión

Al realizar un análisis coste-beneficio, un dirigente puede estimar el tiempo de amortización de un proyecto, o el tiempo que pueden tardar los beneficios del proyecto en amortizar sus costes. Este punto es cuando un proyecto «alcanza el punto de equilibrio», cuando sus beneficios son iguales a sus costes. Mientras que una empresa invierte inicialmente dinero o recursos en un proyecto, una vez que el proyecto alcanza el punto de equilibrio, puede empezar a incurrir en un ROI positivo. Para calcular el tiempo de recuperación de la inversión, los responsables deben determinar los ingresos potenciales de un proyecto por período de tiempo, como un año, que sería el flujo de caja positivo neto anual del proyecto.

Esta es la fórmula para calcular el tiempo de amortización:

Costes totales / ingresos netos anuales = periodo de amortización

Conocer el periodo de amortización, o cuántos años faltan para que un proyecto empiece a dar beneficios, puede ayudar a una empresa y a sus interesados a entender un proyecto en su contexto. Mucha gente busca la recuperación de la inversión en un periodo específico, como tres años, para asegurarse de que un proyecto puede beneficiar a sus inversores en un periodo de tiempo suficientemente corto.

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6. Utilizar el método "con o sin"

Puede ser una buena idea que los líderes incorporen la «comparación con/sin» para considerar un proyecto. En este método, analizan tanto el valor de un proyecto como los costes y beneficios de no ejecutarlo. Comparan lo que ocurriría si una empresa realizara o no un proyecto para ver el impacto que tendría. Evaluar las condiciones actuales de una empresa y los riesgos que conlleva mantener las cosas igual puede ayudar a una empresa a decidir si debe hacer cambios en el futuro.

7. Considerar los tipos de descuento

Es importante que quienes calculen los costes y los beneficios tengan en cuenta las tasas de descuento, como el valor temporal del dinero. Esta es la idea de que el valor del dinero cambia con el tiempo, disminuyendo debido a la inflación. El valor de los dólares en el futuro va a ser menor que el valor de los dólares de hoy. Los dirigentes pueden calcular el valor actual neto de los beneficios de un proyecto para ajustarlos al futuro. Esta es la fórmula del valor actual neto:

Valor actual [(1 – tasa de inflación)número de períodos] = valor actual neto

Por ejemplo, si una empresa espera que un proyecto incurra en 10.000 dólares en tres años, pero la tasa de inflación es del 10% cada año, he aquí un cálculo del valor actual neto de los beneficios del proyecto:

10.000 dólares [(1 – 0,1)3] = 10.000 dólares x 0,93 = 10.000 dólares x 0,729 = 7.290 dólares

Así, si una empresa espera que los costes de un proyecto sean de 5.000 dólares, y el valor actual neto de sus beneficios es de 7.290 dólares, al final la inversión puede valer 2.290 dólares.

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8. Analizar los resultados

Después de realizar todos los cálculos necesarios, los responsables de la empresa pueden analizar sus resultados para ver si un determinado proyecto es una buena opción para su negocio. Pueden pensar si quieren obtener beneficios o si están dispuestos a gastar más dinero para generar otros beneficios, como mejorar la experiencia del cliente, aumentar la satisfacción de los empleados o disminuir el impacto de la empresa en el medio ambiente.

9. Reconocer las incertidumbres

Aunque un análisis de costes y beneficios puede ser una forma útil de tomar una decisión y prepararse para situaciones futuras, se trata de una estimación y puede no ser exactamente así en la realidad. Es importante que quienes lo calculen reconozcan las incertidumbres del futuro, como el hecho de que el dinero y la economía son imprevisibles. Además, muchos componentes del proceso de análisis coste-beneficio son subjetivos, ya que las empresas asignan valor a conceptos cualitativos.

Ejemplos

Las empresas y las personas pueden aplicar el análisis coste-beneficio a muchos tipos de decisiones diferentes. Puede ayudar a entender el proceso pensar en algunos ejemplos del mundo real, como:

Ejemplo 1

Steve está en proceso de iniciar un negocio de comercio electrónico en el que vende una variedad de productos. Se está planteando contratar a un diseñador de páginas web para que le ayude a crear su marca y a aumentar su notoriedad. Este servicio le costará 500 dólares y podría aumentar el tráfico de clientes, lo que supondría un aumento de los ingresos de 1.000 dólares. Por lo tanto, utiliza la fórmula para calcular 1.000 $ – 500 $ = 500 $. Esto significa que el proyecto puede generar 500 dólares de beneficio, y decide que es un proyecto que quiere implementar.

Ejemplo 2

Bethany está considerando alquilar más espacio para su tienda de mascotas con el fin de aumentar el almacenamiento y la capacidad para los clientes. Determina los siguientes costes posibles:

  • Aumento del alquiler: $3,000
  • Aumento de los servicios públicos: $500

También enumera los siguientes beneficios:

  • Puede aumentar el inventario, lo que puede aumentar las ventas: 1.000 dólares
  • La tienda puede albergar más clientes, aumentando el tráfico de clientes: 1.000 dólares

Suma los costes, 3.500 $, y los beneficios, 2.000 $, y realiza el cálculo: 2.000 $ – 3.500 $ = – 1.500 $. Como el resultado de Bethany es negativo, se da cuenta de que el proyecto puede costar más de lo que vale. Decide que, en lugar de alquilar más espacio, reorganizará el espacio de su negocio para mejorar las opciones de almacenamiento de su inventario.

Ejemplo 3

Ralph está pensando en comprar una máquina de compostaje para su granja. Cree que puede ser una buena forma de eliminar los residuos y crear tierra para sus productos. Estos son los costes que recoge:

  • Precio de la máquina: 2.000 dólares
  • Instalación: 500 dólares
  • Mantenimiento: 500 dólares

Estos son los beneficios que considera:

  • Mayor rendimiento del producto: $2,000
  • Ahorro de dinero en la compra de suelo: 1.500 dólares
  • Protección del medio ambiente: 1.000 dólares

Aunque el valor de la protección del medio ambiente es difícil de cuantificar, Ralph trabaja con su equipo para determinar su valor. Este es su cálculo: 4.500 dólares – 3.000 dólares = 1.500 dólares. Ralph decide que una máquina de compostaje puede generar un beneficio de 1.500 dólares y ayudar a su empresa a cumplir su misión de minimizar los residuos.

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