En muchas funciones de gestión es necesario tomar decisiones que pueden dar lugar al envío de cartas de denegación. Conocer la explicación de las cartas de denegación y las situaciones que pueden dar lugar a una de ellas puede ayudarle en sus tareas diarias de gestión.
En este artículo, repasamos qué es una carta de denegación, cuándo puede esperar escribir una, enumeramos los pasos para escribir una carta de denegación y proporcionamos una plantilla y varios ejemplos.
Plantilla de carta de presentación con consejos y ejemplos
¿Qué es una carta de rechazo?
Puede denegar la solicitud de aumento de sueldo, ascenso, traslado, excedencia o contratación de un empleado, por ejemplo, redactando una carta de denegación. Una carta de denegación se utiliza para rechazar formalmente una solicitud, explicando el motivo de la denegación para justificarla. Esta carta envía el mensaje de que la solicitud ha sido cerrada en su totalidad. A pesar de su brevedad, las cartas de denegación son formales, positivas, directas y amables en su lenguaje. Pueden variar en longitud dependiendo de la situación.
¿Cuándo hay que escribir una carta de rechazo?
Hay muchas razones por las que puede necesitar escribir una carta de rechazo. Por ejemplo, puede que el departamento o la empresa no disponga de los recursos que el empleado ha solicitado, o que la solicitud no haya llegado en un momento conveniente. Algunas situaciones que pueden llevarle a escribir una carta de denegación son:
- Ya ha asignado su presupuesto. Al cabo de un tiempo, es posible que uno de sus empleados le pida un aumento de sueldo. Negar un aumento de sueldo puede resultar difícil, pero si ya ha asignado fondos para cuando el empleado pida un aumento, puede ser demasiado tarde para que lo apruebe.
- No hay puestos vacantes para una promoción. Después de trabajar en su empresa durante un tiempo, algunos de sus empleados pueden pedirle un ascenso. Incluso si un empleado puede asumir las responsabilidades que conlleva un ascenso, dotar de demasiado personal a un departamento y de poco a otro puede no beneficiar a su empresa en general.
- El traslado es imposible. Si un empleado solicita un traslado a otro departamento o sucursal, requiere su aprobación y la de los demás directivos. Incluso si usted está dispuesto a trasladar al empleado, es posible que tenga que escribir una carta de rechazo si el otro jefe no está de acuerdo con el traslado.
- Una baja laboral puede no ser conveniente. Un empleado puede pedir una excedencia en un momento inoportuno, como cuando el departamento tiene una afluencia de trabajo. Si se ausenta durante un período prolongado, inevitablemente provoca más trabajo para todos los demás miembros de su equipo. Por ello, es posible que tengas que denegar su solicitud.
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Cómo escribir una carta de rechazo
Para escribir una carta de rechazo general, siga los siguientes pasos:
1. Reiterar la petición
Para evitar confusiones innecesarias, reitere la petición de su empleado en unas pocas frases breves. Como es probable que el empleado haya hecho la solicitud hace semanas o meses, el hecho de repetirla les recuerda tanto a usted como a él la solicitud cuando le envíe la denegación. También es posible que la solicitud haya cambiado desde que el empleado envió la carta. En última instancia, una denegación que reitere la solicitud les ayuda a entender mejor el contexto de su carta.
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2. Sea específico
Proporcione una razón específica para su negativa. Los empleados pueden sentirse más satisfechos con su carta—y con usted como directivo—si les explica por qué ha denegado su solicitud. Por ejemplo, si le dices a un empleado que otro directivo ha denegado su petición y que la situación no está totalmente bajo tu control, puede ayudarles a entender por qué has tenido que denegar su petición.
3. Ofrezca una alternativa si es posible
Si es posible, ofrezca una solución alternativa a la petición del empleado poco después de su negativa. Por ejemplo, si un empleado pide una excedencia en una fecha que no encaja bien con el equipo, el departamento o el horario de la empresa, considere la posibilidad de sugerir una fecha que sí lo haga. Anote esta fecha en el calendario si tiene la intención de escribir la fecha sugerida en su carta.
4. Manténgase cortés y profesional
Escriba una carta de rechazo considerada y profesional para mantener una buena relación con su empleado. Además, mantén una carta breve pero lo más detallada posible para ayudarles a entender tu posición respecto a la denegación. Mantenga un tono amistoso en toda la carta para facilitar su lectura.
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Plantillas de cartas de rechazo
Utiliza esta plantilla de carta de denegación para elaborar tu propia carta de denegación:
[Nombre del empleado]
[Línea de dirección de los empleados]
Estimado [Apellido del empleado],
[Menciona la petición y cómo la has considerado en la primera frase. Continúa con un breve párrafo en el que menciones algunos factores que consideraste al tomar la decisión].
[Escriba una negativa cortés y formal a la solicitud del empleado. Continúe con un pequeño párrafo en el que resuma por qué no satisface su petición y proporcione más explicaciones si es necesario. Considera la posibilidad de incluir una solución alternativa].
[Agradecerles su tiempo y paciencia con su solicitud].
Sinceramente,
[Tu nombre]
Ejemplo de carta de rechazo
Utilice estos ejemplos de cartas de denegación para escribir su propia carta de denegación:
12. Carta de denegación de una excedencia
Tenga en cuenta el siguiente ejemplo de carta de denegación para una solicitud de excedencia:
Joel Vancouver
9200Allway Lane, NC 2056
Estimado Sr. Vancouver,
He considerado su solicitud de excedencia. Como sabe, nos esforzamos por cumplir nuestros objetivos de plazos para esta semana antes de una reunión con nuestras partes interesadas. Tu presencia y tu trabajo son muy importantes para nosotros, al igual que tu petición. Esto ha hecho que la decisión sea algo difícil. He consultado a algunos compañeros de la dirección antes de decidir.
Lamento informarle que no puedo aprobar su licencia en este momento. Su contribución a este proyecto es un factor importante para el éxito de las reuniones anteriores. Teniendo en cuenta la próxima reunión, lo mejor es tener tu experiencia a bordo con el equipo. Sin embargo, la semana siguiente a esta reunión y la siguiente son mucho más adecuadas para su licencia.
Si decide enviar una solicitud para la semana siguiente o la siguiente a la reunión, estaré encantado de aceptar su solicitud. Muchas gracias por su paciencia en cuanto a mi respuesta.
Atentamente,
Nathan Cott
Carta de denegación de un aumento de sueldo
Utilice este ejemplo de carta de denegación de aumento de sueldo para crear el suyo propio:
Joel Vancouver
9200 Allway Lane, NC 2056
Estimado Sr. Vancouver
Ha habido muchas deliberaciones al recibir su solicitud de aumento de sueldo. Como este año acaba de empezar, también lo ha hecho la asignación presupuestaria de nuestra empresa.Después de considerar su solicitud, lamento informarle de que no puedo satisfacer su petición de aumento de sueldo. Ya hemos establecido una asignación presupuestaria y proporcionar un aumento de sueldo interfiere con estos planes establecidos.Sin embargo, después del trimestre actual, me gustaría recibir otra carta de solicitud de un futuro aumento de sueldo.
Muchas gracias por su tiempo y por su paciencia al esperar mi respuesta.
Atentamente,
Nathan Cott
Ejemplo de carta de rechazo a la contratación de un candidato
A continuación se presenta un ejemplo de carta de denegación de contratación de un candidato que puede utilizar para crear su propia carta de denegación:
Joel Vancouver
9200 Allway Lane, NC 2056
Estimado Sr. Vancouver,
Al recibir su solicitud para su nuevo candidato a contratar, revisé los datos del solicitante que me proporcionó. Por el momento, aunque no estamos contratando exclusivamente para ese departamento, he hecho todo lo posible para organizar los datos que me has proporcionado en una propuesta para el director del departamento correspondiente. Le agradezco su colaboración y que haya incluido datos más que suficientes para estas contrataciones.
Lamentablemente, debo informarle de que no podemos contratar a este candidato en este momento. Después de revisar su información con el director del departamento, éste tomó la decisión final de no continuar con el proceso de contratación. A pesar de mis intentos de promocionar al candidato, el director consideró que el departamento no puede contratar en este momento.
No obstante, animo encarecidamente a su candidato a que vuelva a presentar su solicitud cuando tengamos una vacante. Aunque no estoy seguro de los plazos, creo que sería una gran ayuda para el departamento para el que se presentó. Además, me gustaría que le informara de que puede solicitar otros puestos vacantes que podrían convenirle.
Muchas gracias por su tiempo y paciencia con este asunto.
Sinceramente,
Nathan Cott»
Ejemplo de carta de denegación de una solicitud de alquiler
A continuación se presenta un ejemplo de carta de denegación de una solicitud de alquiler que puede utilizar para crear su propia carta de denegación:
Joel Vancouver
9200 Allway Lane, NC 2056
Estimado Sr. Vancouver,
Gracias por su interés en nuestra propiedad de alquiler. Después de una cuidadosa consideración, debo informarle que no hemos procedido con su solicitud. Parece que su solicitud está incompleta en cuanto a la información financiera. No puedo evaluar si usted tiene los medios para mantener los primeros pagos de alquiler, como es uno de los requisitos de nuestra política.
Si vuelve a presentar su solicitud a nuestra propiedad, I'm feliz de reconsiderar su solicitud. Muchas gracias por su tiempo y su paciencia.
Atentamente,
Nathan Cott»