Cómo redactar una carta de explicación por llegar tarde al trabajo (con ejemplos)

Muchas personas llegan tarde al trabajo, pero en algunos casos hay que escribir una carta de explicación a tu jefe. Una carta de explicación puede ser formal y enviarse por correo o informal y enviarse por correo electrónico. Es posible reducir el posible conflicto entre tú y tu jefe y mostrar tu voluntad de solucionar el problema redactando una carta de explicación.

En este artículo, describimos los pasos para escribir una carta de explicación y mostramos dos ejemplos de cartas de explicación por llegar tarde al trabajo.

¿Por qué es útil escribir una carta de explicación por llegar tarde al trabajo?

Es útil redactar una carta de explicación por llegar tarde al trabajo, sobre todo si ya has llegado tarde varias veces o has llegado extremadamente tarde, para que tu jefe sepa que no es algo que se permita de forma continuada. Puede que no sea necesario redactar una carta si se retrasa cinco o diez minutos y ya se ha disculpado con su jefe en persona. Sin embargo, si has llegado tarde cuatro veces en otros tantos meses o llevas una hora o más de retraso, una carta puede ser una forma eficaz de disculparte.

Una carta de explicación por llegar tarde muestra a tu jefe que eres consciente de que no es aceptable y que tienes un plan para compensar lo que has perdido. También puedes utilizar la carta para explicar tu plan para evitar que esto sea un problema en el futuro. La carta debe ser profesional y concisa.

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Cómo escribir una carta de disculpa por llegar tarde al trabajo

Hay múltiples componentes para escribir una carta de disculpa efectiva por llegar tarde al trabajo, entre ellos:

1. Empezar con una disculpa

La primera frase de su carta de disculpa debe incluir su disculpa real. También debes ser lo más específico posible sobre lo que te estás disculpando. Esto demuestra a tu jefe que eres plenamente consciente del problema y que has reflexionado sobre lo que salió mal. Esto hace más creíble lo que dirás más adelante en tu carta sobre cómo evitarás este problema en el futuro.

Por ejemplo, podría decir,«Me disculpo por haber llegado ayer más de una hora tarde, lo que me hizo perder la importante reunión con Jones y Jacobs.»

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2. Demuestre que es consciente de las consecuencias

Tras su disculpa directa, indique que es consciente de las consecuencias de su retraso. Esto demuestra a tu jefe que sabes que llegar tarde ha afectado al negocio. Esto es especialmente importante si te has perdido una reunión clave o una interacción con un cliente que puede afectar a los aspectos financieros de la empresa. Sin embargo, también es útil reconocer cómo su tardanza afectó a sus compañeros de equipo y de trabajo.

Por ejemplo, podría decir, «Reconozco que mi retraso significa que tenemos que reprogramar la reunión con Jones y Jacobs y que esto afecta negativamente tanto a nuestros clientes como a mis colegas»

3. Asumir la responsabilidad

Una disculpa es especialmente eficaz cuando se asume la responsabilidad de lo ocurrido. Puede que no tengas toda la culpa de cosas como retrasos de tráfico, problemas de transporte público, emergencias sanitarias o situaciones similares, pero sí puedes asumir la responsabilidad por no tener un plan en caso de este tipo de acontecimientos. Tu empleador quiere saber que eres consciente de que había otras alternativas a que llegaras tarde y te perdieras algo importante.

Por ejemplo, podrías decir, «No tenía un plan para evitar esta situación y por ello, me disculpo sinceramente»

4. Explicar la causa

No es necesario que pongas excusas, pero explica a tu jefe lo que ha ocurrido para que llegues tarde. No es necesario entrar en excesivos detalles, pero intenta ser claro y conciso sobre la situación exacta. Eso incluye admitir que no te preparaste para esta situación.

Por ejemplo, podría decir, «Cogí un tren más tarde de lo que tenía previsto y luego hubo retrasos durante el viaje por problemas con los pasajeros. Si hubiera llegado a tiempo para coger el tren que necesitaba, probablemente habría llegado a tiempo»

5. Asegura a tu jefe que no volverá a ocurrir

Debe ser claro sobre cómo se asegurará de que esto no vuelva a suceder, ya sea planificando la búsqueda de otros acuerdos de desplazamiento o gestionando cualquier emergencia en el futuro para evitar faltar al trabajo. Debe ser una promesa que puedas cumplir, así que no seas demasiado efusivo con ella. Por ejemplo, si los retrasos sobre los que no tienes control afectan a menudo a tus desplazamientos, quizá no quieras prometer que nunca más llegarás tarde, sino que saldrás antes de casa los días que tengas reuniones.

Por ejemplo, podría decir, No tuve en cuenta la posibilidad de retrasos y por eso no salí de casa con suficiente antelación para llegar al trabajo a tiempo. En el futuro, saldré más temprano los días que tenga una reunión para asegurarme de estar disponible cuando se me necesite»

6. Muestre su arrepentimiento

No es necesario que dediques mucho tiempo a esta parte de la carta, pero probablemente quieras mostrar que lamentas la situación. Tal vez quiera indicar, como parte de su declaración de arrepentimiento, que es consciente de los efectos negativos que experimentó su empleador a causa de su tardanza.

Por ejemplo, podría decir, «Les he defraudado y he dañado la relación que tenemos con nuestros clientes Jones y Jacobs, y lo lamento mucho»

7. Explique cómo lo corregirá

Este paso no trata de cómo evitará llegar tarde en el futuro, sino de cómo solucionará los problemas causados por su retraso en esta ocasión. Puedes mencionar cómo compensarás al cliente o cómo repondrás el negocio perdido por no asistir a una reunión. Si necesitas compensar el hecho de no estar disponible para ayudar a tu equipo con la carga de trabajo, puedes ofrecerte a quedarte hasta tarde o ayudar al equipo de otra manera.

Por ejemplo, se podría decir, Tengo previsto ponerme en contacto con Jones y Jacobs inmediatamente, con su permiso, para disculparme por el retraso y asegurarme de que sepan que me comprometo a estar presente en nuestra próxima reunión»;

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Ejemplo de carta de explicación por llegar tarde al trabajo

Aquí tienes dos ejemplos de cartas de explicación por llegar tarde al trabajo:

Informal

Este es un ejemplo de una carta más informal que podrías enviar si tienes un lugar de trabajo informal o una buena relación con tu jefe:

«Querido Mike

Siento mucho haber llegado 20 minutos tarde esta mañana por tercera vez este trimestre, lo que ha provocado que el equipo se vea inundado de más llamadas de lo normal. Sé que mis compañeros necesitan que esté aquí a tiempo para atender mi parte de las llamadas en cola, especialmente porque los tiempos de espera más largos pueden ser bastante frustrantes para nuestros clientes.

Tengo que ser más consciente de los posibles problemas de tráfico en mi ruta al trabajo, y he dejado de salir antes para venir al trabajo por si acaso. Como puede ser desgraciadamente habitual en la I-78, me encontré con un atasco a causa de un accidente y no pude salir para tomar una ruta alternativa. Creo que si hubiera salido antes, habría llegado antes por haber evitado el accidente por completo, o al menos a tiempo.

A partir de ahora, saldré al trabajo antes de lo que lo he hecho hasta ahora para asegurarme de llegar siempre a tiempo, independientemente de la situación del tráfico. Lamento mucho haberle defraudado a usted y a nuestro equipo, así como haber afectado negativamente a nuestros clientes por no haber llegado a tiempo. Si necesita ayuda adicional para cubrir las llamadas telefónicas o desea que me encargue de algún trabajo adicional para reducir la carga de trabajo de mis compañeros, estaré encantado de hacerlo.

Gracias por su paciencia y comprensión,

Mikaela»

Formal

Este es un ejemplo de carta más formal que podrías enviar si tu empresa es más formal o si no conoces bien a tu jefe:

«Estimada Sra. Fallon,

Me disculpo por haber llegado más de una hora tarde esta mañana y no haber estado disponible para dar mi presentación al Grupo Quin como estaba previsto. Soy consciente de que el Grupo Quin es un cliente muy importante para nosotros y de que nadie más podía hacer la presentación en mi lugar, lo que nos obligó a reprogramar la reunión en el último momento. Esto afecta negativamente a mis colegas, a nuestro cliente y a usted mismo y eso es inaceptable.

No estaba preparado para la situación en la que me encontré y asumo la responsabilidad por ello. Mi bloque se quedó sin electricidad durante la noche, y yo no era consciente de ello, por lo que mi despertador no sonó cuando debería haberlo hecho. No tenía una alarma de reserva en mi teléfono, lo cual es un error mío, y por eso no me desperté a tiempo para llegar a la oficina para nuestra reunión. Esto no volverá a ocurrir, ya que a partir de ahora compraré un despertador con batería de reserva y pondré la alarma de mi móvil siempre que tenga una reunión importante.

Le he decepcionado, he defraudado a mis colegas y he dejado una impresión negativa en el Grupo Quin, todo lo cual lamento enormemente. Con su permiso, me gustaría ponerme en contacto con nuestros contactos en el Grupo Quin inmediatamente para expresar mis disculpas y mostrar nuestro interés en continuar nuestra relación comercial reprogramando la reunión.

Atentamente,
Lucy Brooks»