Con frecuencia, los datos necesarios para los proyectos de investigación no están disponibles, por lo que se requiere una carta de recogida de datos, un documento en el que se solicita el acceso a los mismos. Tanto si eres estudiante como si eres un profesional que investiga habitualmente, saber cómo debe ser esa carta puede ayudarte a realizar mejor tu trabajo.
En este artículo, definimos las cartas de recopilación de datos, explicamos qué debe incluirse al redactar una y proporcionamos una plantilla y un ejemplo que le servirán de guía a la hora de redactar la suya.
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¿Qué es una carta de recogida de datos?
Un individuo o grupo que quiera recoger datos de personas debe enviar una carta de recogida de datos para solicitar permiso. El destinatario puede ser un científico, un equipo de investigación o un estudiante de posgrado que trabaja en un proyecto de investigación, mientras que el propietario o controlador de los datos es cualquiera que posea los datos o tenga la autoridad para regularlos. Aunque esta práctica es frecuente en el mundo académico, también se utiliza en otras profesiones que recogen datos.
Es importante redactar una carta de recogida de datos porque crea un registro de un acuerdo. La carta que se envía es un documento oficial firmado, al igual que la carta que se recibe como respuesta. Con estos documentos en el registro, hay una prueba de que tiene la autorización para utilizar los datos, lo que puede ser especialmente útil para la información clasificada o sensible. Además, es posible que el propietario de los datos cuente con un protocolo que exija la documentación de cualquier autorización. Junto con la carta, es posible que tenga que presentar otros documentos, como un formulario oficial de solicitud o una hoja de presentación.
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Qué debe incluir una carta de recogida de datos
El contenido que debe incluir en una carta de recogida de datos depende de la naturaleza de su proyecto y del tipo de documento que envíe. Para algunos proyectos, puede ser necesario incluir más o menos información, y los correos electrónicos pueden omitir algunos detalles o incluirlos en diferentes áreas. Los siguientes componentes son una lista general de lo que debe incluir su carta:
Cabecera y fecha
El encabezado es la sección de la carta que contiene sus datos de identificación y de contacto. En un correo electrónico, esta información suele ir en la firma. Si utiliza un membrete oficial, es posible que ya incluya esta información. Si no es así, puedes colocar los siguientes datos al principio del documento:
- Su nombre completo
- Su dirección postal
- Su número de teléfono
- Su dirección de correo electrónico
- La URL de un sitio web, si procede
Si escribes en nombre de una organización o equipo, la dirección postal que utilices debe ser la de la institución o departamento correspondiente. Del mismo modo, su dirección de correo electrónico debe ser la cuenta que utiliza profesionalmente. Si escribes una carta física, incluye la fecha debajo del encabezamiento. La fecha es el día en que terminas de escribir la carta. Dado que la carta de recogida de datos forma parte de un registro oficial, la fecha puede verificar el periodo de tiempo en el que recibió la autorización para su solicitud.
Dirección interna
La dirección interior es la información de contacto del destinatario. En las cartas formales, es práctica habitual incluir estos datos antes del cuerpo en caso de que el sobre sufra daños o de que alguien de la organización receptora tenga que dirigir la carta a la persona adecuada. La dirección interior debe incluirse:
- El cargo y el nombre de la persona que puede autorizar su solicitud
- Su dirección de correo
- Su número de teléfono
- Su dirección de correo electrónico
Antes de completar esta sección, realice la investigación necesaria para asegurarse de que el destinatario es la autoridad adecuada. Además, compruebe dos veces detalles como el título y la ortografía correctos para que se dirija a ellos de forma adecuada.
Línea de asunto
Incluir una línea de asunto es aconsejable tanto para las cartas como para los correos electrónicos, ya que da al destinatario una idea inmediata de lo que trata el documento. Esto ayuda a evitar que el destinatario pase por alto o descarte el mensaje. La línea de asunto debe ser breve y directa, como «solicitud de recogida de datos para la investigación» En una carta física, comience la línea con la palabra «asunto» en negrita, seguida de dos puntos.
Saludo
El saludo es la primera línea de la carta propiamente dicha. Suele comenzar con «Estimado,» seguido del título y el nombre del destinatario y luego una coma. También puede utilizar sólo el nombre y el título del destinatario y seguirlo con dos puntos. Una vez más, asegúrese de que se dirige a la autoridad correcta, utilizando el título adecuado y escribiendo el nombre correctamente.
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Cuerpo
El cuerpo es donde se expone el propósito de tu escrito. No hay una longitud estándar para una carta de recogida de datos, pero es una buena idea que sea breve. Intente limitar la solicitud a tres párrafos:
- Párrafo primero: Preséntese y, si procede, presente a su organización. A continuación, presente su solicitud de recogida de datos, mencionando cómo piensa utilizarlos.
- Segundo apartado: El protocolo establecido por el destinatario puede requerir que explique por qué necesita sus datos, en cuyo caso puede incluir esa información en este párrafo. Es una buena idea incluir lo que pretende hacer con el proyecto—por ejemplo, indicar que espera publicar un artículo que incluya los datos del destinatario—indicar quién más puede ver los datos y mencionar cualquier documento adjunto.
- Apartado 3: Este es el párrafo final, en el que agradeces al destinatario que haya considerado tu solicitud. Asegúrese de reiterar o señalar su información de contacto, dar las garantías que considere necesarias y mencionar los próximos pasos que prevé.
Cierre y firma de cortesía
Un cierre complementario es una palabra o frase que se utiliza para cerrar. Una coma sigue directamente al cierre. Los cierres complementarios estándar incluyen:
- Sinceramente
- Calurosamente
- Amablemente
- Saludos cordiales
Debajo del cierre, incluya su firma. Si está escribiendo un correo electrónico o transmitiendo el documento por vía electrónica, puede escribir su nombre en lugar de firmarlo.
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Consejos para redactar una carta de recogida de datos
Una carta de recopilación de datos es un documento formal, por lo que es conveniente abordar la redacción como lo haría con una carta comercial. Además, tenga en cuenta los siguientes consejos para redactar un documento eficaz:
-
Mantenga un tono profesional. Es probable que el destinatario sea un colega en su campo o una autoridad en un tema. Asegúrese de utilizar los títulos y direcciones adecuados.
-
Sea breve. Introduzca el propósito de la carta inmediatamente y proporcione toda la información necesaria en tres breves párrafos.
-
Escribir en formato empresarial. Establezca márgenes de una pulgada, espacie el documento y utilice párrafos con estilo de bloque.
-
Utilizar un tipo de letra estándar. El tipo de letra más aceptado es el Times New Roman o el Arial en negro, de tamaño 11 o 12.
Modelo de carta de recogida de datos
Puede utilizar y ajustar esta plantilla según sea necesario para ayudarle a escribir su propia carta de recogida de datos:
[Su nombre]
[Entidad o departamento, si procede]
[Su dirección, línea 1]
[Su dirección, línea 2]
[Su número de teléfono]
[Su dirección de correo electrónico]
[Fecha de redacción]
[Título y nombre del destinatario]
[Entidad o departamento, si procede]
[Dirección del destinatario, línea 1]
[Dirección del destinatario, línea 2]
[Número de teléfono del destinatario]
[Dirección de correo electrónico del destinatario]
Tema: Solicitud de recopilación de datos
Estimado [título y nombre del destinatario],
Le escribo en relación con [los datos específicos que desea recopilar]. Soy [su nombre], el [cargo] en [organización]. [También puede proporcionar una descripción adicional de su equipo u organización en una frase aparte]. En nombre de mi equipo/organización, solicito formalmente permiso para acceder a los datos mencionados.
Tenemos previsto utilizar estos datos para [su uso previsto para los datos]. Aparte de los miembros de mi equipo, pretendemos compartir los datos con [entidades con las que piensa compartir los datos]. [Si hay algún anexo, menciónelo aquí].
Mi equipo y yo le agradecemos que haya tenido en cuenta nuestra solicitud. Nos comprometemos a cumplir cualquier estipulación que considere oportuna. [Señale o reitere su información de contacto. Exprese o insinúe cualquier paso siguiente].
[Cierre de cortesía],
[Firma, firmada o mecanografiada]
Ejemplo de carta de recogida de datos
Considere el siguiente ejemplo para guiarse al escribir su propia carta de recogida de datos:
Ana Díaz
Departamento de Ciencias Biológicas de la Universidad del Suroeste100 Ivy Dr.
Weatherford, Oklahoma 73096
405-555-555
ana.diaz@email.com
14 de agosto de 2021
Dra. Janice Moss
Hospital Saint Joseph's
1000 Harper Ave.
Oklahoma City, Oklahoma 73102
405-222-2222, ext. 18
janice.moss@email.com
Asunto: Solicitud de recogida de datos
Estimado Dr. Moss,
Escribo a propósito de los datos relativos a los estudios recientes sobre los factores de riesgo biológico de la enfermedad de Alzheimer. Soy Ana Díaz, asistente de investigación en el departamento de ciencias biológicas de la Universidad del Suroeste en Weatherford, Oklahoma. En el departamento estamos trabajando en una serie de trabajos de investigación sobre los factores que predisponen a las principales enfermedades degenerativas y creemos que los datos que usted ha obtenido pueden ser útiles. En nombre de mi equipo/organización, solicito formalmente permiso para acceder a estos datos.
Tenemos previsto utilizar estos datos para publicarlos en el Journal of Geriatric Care. Además de los miembros de mi equipo, pretendemos compartir los datos con el panel de supervisión de nuestro departamento, así como con los editores y correctores asignados a la tarea. De acuerdo con la normativa de su hospital, adjuntamos un formulario de solicitud de cobertura.
Mi equipo y yo le agradecemos que haya tenido en cuenta nuestra solicitud. Nos comprometemos a cumplir las estipulaciones que considere oportunas. Puede ponerse en contacto conmigo en el número de teléfono o la dirección de correo electrónico indicados anteriormente. Espero su respuesta.
Sinceramente
Ana Díaz