Una relación personal o profesional eficaz depende en gran medida de una comunicación efectiva. Dado que el correo electrónico se utiliza con frecuencia para las comunicaciones empresariales y profesionales, es importante comprender cómo redactar una variedad de correos electrónicos. El seguimiento es uno de los aspectos más importantes de la comunicación por correo electrónico.
En este artículo, analizamos cómo redactar un correo electrónico para pedir una actualización y ofrecemos consejos sobre cómo estructurar el correo electrónico de seguimiento para aumentar las posibilidades de recibir una respuesta.
¿Por qué escribir un correo electrónico de seguimiento?
He aquí algunas razones por las que debería enviar un mensaje de seguimiento:
- Los correos electrónicos de solicitud de actualización aumentan la probabilidad de recibir una respuesta a su correo electrónico anterior.
- Los correos electrónicos adicionales colocan su mensaje en la parte superior de la bandeja de entrada del destinatario, recordándole su conversación.
- Puede demostrar que valora el trabajo y el tiempo del destinatario.
- Los correos electrónicos de seguimiento mantienen la comunicación y garantizan que el destinatario complete los proyectos o las responsabilidades según lo previsto.
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Cómo enviar un correo electrónico pidiendo una actualización
Puedes seguir estos pasos para enviar un correo electrónico pidiendo una actualización:
1. Decide cuándo enviar el correo electrónico
Considere cuánto tiempo ha pasado desde que envió su último correo electrónico, cuándo necesita una respuesta y el propósito del mensaje original. Puedes enviar un correo electrónico inmediatamente si necesitas una respuesta urgente. Si el destinatario te dijo que respondería en un plazo determinado, puedes enviar un correo electrónico una vez que haya pasado el plazo. En el caso de las entrevistas, es habitual esperar de tres a cinco días antes de pedir una actualización si no has recibido respuesta.
2. Determinar el objetivo
Determine el objetivo del correo electrónico y exponga claramente la información que espera recibir. Es importante determinar qué tipo de respuesta desea obtener del destinatario del correo electrónico e incluir un lenguaje que refleje este objetivo. Puede considerar utilizar un tono más formal y serio si el asunto es urgente.
3. Añade una línea de asunto atractiva
La línea de asunto es la primera parte del correo electrónico que ve el destinatario. Es lo que puede incitarle a abrir e incluso a responder a su correo electrónico. Una buena línea de asunto debe ser clara, concisa e interesante. Considere la posibilidad de añadir detalles específicos, como su nombre y el propósito del correo electrónico, para ayudar a que su correo electrónico destaque en su bandeja de entrada.
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4. Revisa el correo electrónico
Una vez finalizado el correo electrónico, puedes revisarlo para comprobar si se ajusta al tono deseado e incluye todos los detalles necesarios. La revisión también te ayuda a eliminar los errores ortográficos y gramaticales. También puedes pedir a otra persona que revise tu borrador, o utilizar una herramienta de corrección ortográfica.
4. Envíelo
Envía o programa tu correo electrónico una vez que te hayas asegurado de que incluye todos los detalles necesarios. Si te estás comunicando entre diferentes departamentos o escribiendo un correo de seguimiento en nombre de otra persona, puedes añadirla al campo CC para que también pueda ver tu correspondencia. También puede añadir direcciones de correo electrónico a la sección CCO si desea mantener sus direcciones de correo electrónico en privado.
1. Consejos para escribir un correo electrónico de seguimiento
Estos son algunos consejos que debes tener en cuenta a la hora de escribir tu correo electrónico para pedir una actualización:
2. Hacer un seguimiento en poco tiempo
Intenta hacer un seguimiento rápido para mantener la conversación activa. También puedes mantener la atención del destinatario si envías un seguimiento rápido. Intenta enviar tu correo electrónico en los cinco días siguientes al último mensaje.
Fomente una respuesta
Puede fomentar una respuesta del destinatario del correo electrónico haciéndole preguntas o pidiéndole que realice una acción específica. Si decide incluir una pregunta, considere la posibilidad de pedir amablemente la información que necesita. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto con otro miembro del equipo, puedes preguntarle si puede enviarte actualizaciones por correo electrónico e indicar la hora a la que te gustaría recibir una respuesta.
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Añadir valor
Cuando envíe un correo electrónico de seguimiento, indique la razón por la que necesita o desea una actualización. Esto puede hacerles saber que su respuesta es valiosa y que el tiempo que dedican a responderle merece la pena. También puedes centrarte en cómo puede beneficiarles el hecho de proporcionarte la información que necesitas.
Sea breve
El destinatario debe ser capaz de conocer el objetivo de tu correo electrónico aunque lo escanee rápidamente. Intente incluir sólo los detalles necesarios, manteniendo su correo electrónico en uno o dos párrafos cortos. Si necesita proporcionar información adicional, exponga primero su propósito y añada los detalles complementarios más tarde.
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Incluya una llamada a la acción
Indique al destinatario lo que le gustaría que hiciera después de leer su correo electrónico. Hay muchas llamadas a la acción, como seguir con una llamada telefónica, visitar un sitio web, rellenar un formulario, adjuntar documentos o archivos o concertar una reunión virtual o física. Palabras como unirse, leer, empezar, comprar y revisar pueden crear buenas llamadas a la acción.
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Ejemplos de mensajes de correo electrónico en los que se pide información actualizada
Redactar correos electrónicos de seguimiento puede ser más fácil si tienes algunos ejemplos o plantillas preparadas para adaptarse a diferentes circunstancias. Estos son algunos ejemplos de correos electrónicos de seguimiento que puedes utilizar:
Muestra 1
Asunto: Transferencia de arrendamiento de John Blue
Hola Jason
Hablé con usted por teléfono la semana pasada sobre la posibilidad de mudarme de los apartamentos de Sunnyvale Hill en mayo. Espero transferir mi contrato de alquiler a Julia Miller, con copia en este correo electrónico, a partir del 1 de junio hasta el 6 de diciembre.
¿Podría informarnos de los trámites que debemos realizar para el traspaso del contrato de arrendamiento? Además, me gustaría que me informaran sobre el estado de la solicitud de alquiler de Julia. Voy a salir de la ciudad muy temprano el sábado por la mañana y espero tener esto solidificado antes de entonces para que no haya ningún problema cuando Julia se mude al apartamento este fin de semana. ¿Podría proporcionarme una actualización antes de las 17:30 horas de esta noche?
Gracias,
John Blue
Ejemplo 2
*Asunto: Greta Stratham asistente de investigación oportunidad*
Hola Caleb
Soy Greta, actualmente estudio microbiología y ciencias celulares en la Universidad de Queen Creek, y nos conocimos la semana pasada en el concurso de ciencias del campus. Sólo quería agradecerle de nuevo por compartir su experiencia en Invenis Genetics International conmigo y por proporcionarme información sobre la oportunidad de ser asistente de investigación.
Como dije en mi anterior correo electrónico, oír hablar de su éxito con las identificaciones celulares me ha animado a seguir explorando oportunidades con el equipo de investigación y desarrollo de Invenis. Le agradezco mucho su tiempo y sus consejos.
Me preguntaba si había tenido la oportunidad de revisar mi historial de trabajo y algunos de los proyectos innovadores en los que he trabajado y que le envié por correo electrónico la semana pasada. Por favor, hágame saber si hay algo más que necesite por mi parte, ya que me encantaría que me pusiera al día sobre los próximos pasos a seguir. ¡Espero conocerte pronto!
Saludos cordiales,
Greta Stratham
Ejemplo 3
Asunto: Jillian Smith rol de gerente del equipo
Hola Harry,
La semana pasada hablé con usted sobre el nuevo puesto de director de equipo. En ese momento, me dijo que buscaba un gerente organizado y orientado al equipo, y alguien que pueda capacitar a todo el equipo para lograr los objetivos establecidos.
Quería enviarle un correo electrónico para saber si ya ha cubierto el puesto. Sigo estando muy interesado en unirme a su equipo de ventas, así que espero poder contactar con usted y concertar una entrevista para hablar de cómo puedo aportar mis habilidades de liderazgo a Crider y Warner.
Si el puesto ya no está disponible, ¿le importaría informarme de otros puestos vacantes o de lo que puedo mejorar en el futuro? Espero su respuesta.
Un cordial saludo,
Jillian Smith