Cómo escribir un informe de ventas (con plantilla y ejemplo)

Los informes de ventas son herramientas potentes y versátiles para informar sobre los datos de ventas. Los informes de ventas se pueden utilizar para una variedad de propósitos, desde la supervisión y el estímulo de los vendedores hasta la comprensión de los índices de ventas y devoluciones para los negocios minoristas en línea. Si está empezando un nuevo puesto de ventas o le gustaría entender mejor sus datos de ventas, puede aprender a crear informes de ventas.

En este artículo, veremos la finalidad de un informe de ventas, cómo decidir qué debe abarcar su informe de ventas y una plantilla y un ejemplo que puede utilizar para crear el suyo propio.

Plan de ventas y operaciones: Qué es y cómo crear uno

¿Qué es un informe de ventas?

Un informe de ventas es un documento que muestra el número de ventas realizadas por una empresa a diario, semanalmente o mensualmente. Pueden ayudar a realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), que miden el rendimiento de las ventas de la empresa. Estos datos permiten a todo el personal de ventas, desde los representantes de ventas hasta los ejecutivos, identificar tendencias, tomar decisiones más informadas y trabajar para alcanzar los objetivos del departamento.

Un representante de ventas, un director de ventas o un director de departamento que elabora estos informes puede utilizar un software de informes de ventas para organizar estos datos y presentarlos de forma visualmente atractiva. Pueden incluir gráficos para mostrar las ventas a lo largo del tiempo y otros gráficos para diferenciar las estadísticas por separado. Las métricas que se siguen en los informes de ventas pueden clasificarse en dos categorías:

  • Medición de resultados: Estas métricas son datos sobre los resultados de las ventas, como los ingresos, el número de nuevos contratos o el número de artículos vendidos.
  • Métricas del proceso: Se trata de datos sobre las acciones del proceso de ventas, como las llamadas, los nuevos contactos o los clientes potenciales y las reuniones.

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Tipos de informes de ventas

Diferentes KPIs son relevantes para diferentes tipos de informes de ventas. Dependiendo del propósito del informe de ventas, puede centrarse en un representante de ventas individual o en todo el equipo, o proporcionar datos generales o datos de ingresos o procesos específicos. Estos son algunos tipos de informes de ventas:

Diario

Los informes diarios de ventas utilizan principalmente métricas de proceso para hacer un seguimiento del rendimiento diario de un solo representante, de un local o de todo un equipo. En concreto, pueden hacer un seguimiento de cuántas reuniones y correos electrónicos completa un representante de ventas en un día o cuánto tiempo tardan en responder a los clientes potenciales. Los informes diarios de ventas en entornos minoristas pueden incluir también algunas métricas de resultados, como el número de ventas, el tamaño medio de las transacciones y el total de pedidos.

Los informes diarios proporcionan una presentación centrada en qué días están más ocupados que otros. En el caso de los comercios, esto puede ayudar a los gerentes a entender el comportamiento de los clientes por hora y por día. Sin embargo, para los equipos de ventas, la variación individual de un día a otro significa que estos informes pueden no representar con precisión la productividad general de los representantes de ventas.

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Semanal

Los informes de ventas semanales hacen un seguimiento de las métricas de proceso y de resultados. Pueden ser útiles para el rendimiento individual de los representantes de ventas, ya que las estadísticas semanales pueden igualar los efectos de la variación diaria y, sin embargo, permitir una retroalimentación oportuna. Los informes semanales también pueden aportar un elemento gráfico a las reuniones semanales del equipo. Los KPI más comunes para los informes semanales del equipo de ventas incluyen los ratios de conversión de clientes potenciales, el valor medio de la compra, los ingresos cerrados por cada representante y los índices de ventas adicionales. En el caso del comercio minorista, puede ser útil hacer un seguimiento de las ventas por región o de las devoluciones semanalmente.

Mensualmente

Los informes mensuales de ventas proporcionan una perspectiva más amplia del progreso del equipo o departamento de ventas y pueden ser útiles para presentar el progreso de las ventas a los altos cargos y ejecutivos. Un informe mensual puede ofrecer información suficientemente detallada para que los ejecutivos o gerentes puedan ajustar la estrategia de ventas. Tanto para las empresas que venden a clientes como para otras empresas, un mes suele ser suficiente para recopilar datos sobre todo el ciclo de ventas, desde la identificación de un cliente potencial hasta la finalización de una venta.

Un mes también es tiempo suficiente para que los minoristas hagan un seguimiento tanto de las ventas como de las devoluciones, lo que puede dar una idea más completa de la eficacia de las ventas en los negocios en línea y en los mercados que requieren altos niveles de aceptación por parte de los clientes, como las prendas ajustadas.

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Trimestral o anual

Las empresas también pueden emitir informes de ventas trimestrales o anuales. Estos incluyen datos para todo el equipo y pueden ser útiles para entender las tendencias estacionales y establecer objetivos a largo plazo para el futuro. Estos informes de ventas más largos pueden ser necesarios para la elaboración de informes financieros, la presentación de impuestos y el establecimiento de presupuestos.

Cómo crear un informe de ventas

Siga estos pasos para crear su propio informe de ventas:

1. Entienda sus necesidades

Considera por qué quieres hacer un informe de ventas y, a continuación, utiliza tus prioridades para seleccionar la extensión de tu informe de ventas y lo que puede incluir. He aquí algunas cuestiones a tener en cuenta:

  • ¿Quiere hacer un seguimiento de cada representante de ventas individual, de todo un equipo o de las ventas realizadas en un punto de venta? Si busca datos significativos para representantes de ventas individuales, podría hacer un informe semanal o mensual para ver cómo progresan en el tiempo. Si lo que busca es hacer registros detallados para su departamento de ventas, un informe diario podría ser lo mejor. Un local comercial puede beneficiarse de cualquier tipo de informe de ventas.
  • ¿Para qué va a utilizar los datos? Para una presentación a su equipo de ventas, podría dar prioridad a datos de ventas muy específicos, mientras que podría recopilar datos de ingresos y ventas a mayor escala para una presentación a un ejecutivo. La respuesta a esta pregunta le ayuda a entender qué KPIs debe seguir.
  • ¿Qué KPIs son importantes para esta situación? Podría hacer una lista de todos los KPI que puede utilizar y luego priorizarlos para saber cuáles destacar en su informe.

2. Recoge tus datos

18. Realice un seguimiento de sus KPI de ventas durante todo el período de tiempo. Es posible que ya esté haciendo un seguimiento de esta información a través de su software de punto de venta u otro software de marketing. Si necesita datos más detallados, puede considerar la posibilidad de invertir en un software de inteligencia empresarial. Estos programas a veces ofrecen una interfaz de panel de control para interpretar los datos a medida que se producen, capacidades de intercambio para enviar informes a otras personas y presentaciones y visualizaciones automatizadas de los datos.

3. Mostrar sus datos

Considere la forma más eficaz de comunicar sus datos a su público. Las técnicas de visualización y diseño gráfico pueden ayudar a que su informe muestre las tendencias con mayor claridad y a que los lectores encuentren la información que necesitan a primera vista. Es importante utilizar estas técnicas con moderación para que sus informes destaquen los datos específicos que desea y no queden desordenados.

El uso de gráficos puede hacer que el progreso en el tiempo sea más claro, y puede permitirle superponer información de diferentes periodos de tiempo o representantes de ventas. Los iconos pueden proporcionar una imagen que haga más contundente una cifra, como representar los datos del embudo de ventas en forma de cono o embudo. Los gráficos circulares o de anillos son los mejores para mostrar porcentajes de un conjunto, pero para otros datos pueden ser engañosos.

4. Contar el resto de la historia

Para que el informe sea más atractivo y comprensible, tenga en cuenta cómo se ve desde el punto de vista de su público. Incluya etiquetas y notas para explicar las cifras, especialmente si presenta el informe a alguien que no tiene experiencia en ventas. También puedes incluir colores e incluso fotos para explicar tu punto de vista y hacer que el informe sea visualmente convincente.

Plantilla

He aquí un modelo de informe mensual de ventas para un equipo de ventas más pequeño:

[Nombre de la empresa]
[Departamento]
Informe mensual desde [fecha de inicio] hasta [fecha de finalización]

Datos sobre el rendimiento del equipo

Tasas de conversión de plomo
[Representante de ventas 1]: [por ciento]
[representante de ventas 2]: [por ciento]
[representante de ventas 3]: [por ciento]

Puntos a tener en cuenta
(incluyendo correos electrónicos, llamadas y reuniones con clientes potenciales)
[representante de ventas 1]: [número de puntos de contacto]
[Representante de ventas 2]: [número de puntos de contacto]
[representante de ventas 3]: [número de puntos de contacto]

Tiempo de respuesta de la dirección
(minutos desde el contacto inicial hasta la respuesta del representante)
[Representante de ventas 1]: [número de minutos]
[representante de ventas 2]: [número de minutos]
[representante de ventas 3]: [número de minutos]

Ingresos cerrados
[Representante de ventas 1]: [dólares de ingresos por acuerdos cerrados]
[Representante de ventas 2]: [dólares de ingresos por acuerdos cerrados]
[Representante de ventas 3]: [dólares de ingresos por acuerdos cerrados]

Mejora del rendimiento con respecto al mes pasado
[Representante de ventas 1]: [cambio porcentual]
[Representante de ventas 2]: [cambio porcentual]
[representante de ventas 3]: [cambio porcentual]

Ejemplo

Este es un ejemplo de cómo se puede rellenar esa plantilla de informe mensual de ventas:

Puntos de venta, Inc.
Departamento de ventas corporativas
Informe mensual del 3 al 31 de mayo de 2021

Datos sobre el rendimiento del equipo

Tasas de conversión de clientes potenciales
Clarence Nova: 13%.
Luiza Gruber: 17%.
Angelina Holt: 16%.

Puntos de contacto
(incluyendo correos electrónicos, llamadas y reuniones con clientes potenciales)
Clarence Nova: 240
Luiza Gruber: 208
Angelina Holt: 230

Tiempo de respuesta del líder
(minutos desde el contacto inicial hasta la respuesta del representante)
Clarence Nova: 35
Luiza Gruber: 42
Angelina Holt: 50

Ingresos cerrados
Clarence Nova: 40.600 dólares
Luiza Gruber: 60.600 dólares
Angelina Holt: 55.500 dólares

Mejora del rendimiento con respecto al último mes
Clarence Nova: +10%.
Luiza Gruber: +2%.
Angelina Holt: -3%