Ejemplo de Política de Viajes Corporativos (Más 7 Pasos para Redactar una)

Los profesionales de muchos sectores necesitan viajar a diversos lugares para realizar sus tareas laborales, como reunirse con clientes, asistir a conferencias, cubrir puestos de trabajo o supervisar obras. Las empresas pueden crear políticas de viajes corporativos para instruir a los empleados sobre cómo realizar los viajes de negocios. Si usted' está buscando un puesto como líder empresarial, gerente de recursos humanos u otro profesional, puede beneficiarse de aprender cómo formar los procedimientos de viaje.

En este artículo, analizamos la definición, la importancia y el uso de este tipo de política, repasamos cómo redactar una y proporcionamos un ejemplo de política de viajes corporativos para guiarle.

¿Qué es una política de viajes de empresa?

Una política de viajes de empresa, también llamada política de viajes y gastos, es un conjunto de directrices oficiales para cualquier viaje relacionado con el trabajo. Los responsables de las empresas crean este tipo de política para explicar a los empleados los procedimientos adecuados para organizar sus vuelos, hoteles y otros planes relacionados con los viajes. En concreto, estos documentos describen cómo pueden pagar los empleados los gastos de viaje y qué costes cubre la empresa. Las organizaciones pueden proporcionar dinero por adelantado u ofrecer reembolsos. Dado que las empresas pueden requerir que los empleados viajen a otros estados o países para celebrar reuniones u otras tareas laborales, es importante que les proporcionen apoyo financiero y orientación para hacerlo.

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¿Por qué es importante una política de viajes de empresa?

Una política de viajes corporativa es importante porque permite a los empleados entender claramente las instrucciones de viaje. Las empresas crean este tipo de planos por las siguientes razones esenciales:

  • Cubrir los gastos: Las empresas pueden explicar cómo cubren los gastos de los viajes para que los empleados puedan permitírselos y quieran ir a ellos. Esbozar el proceso puede hacer que el proceso de pago o reembolso sea sencillo para todos los implicados.

  • Controlar los costes: Para mantener los costes de los viajes bajos y dentro del presupuesto, los responsables de las empresas pueden dirigir el alojamiento y los recursos que reciben los empleados en los viajes de negocios. También pueden prever los gastos futuros y alinearlos con los planes presupuestarios.

  • Garantizar la eficacia: Planificar los viajes con gran detalle de antemano puede ayudar a prever y tener en cuenta diversas situaciones y garantizar que el viaje se produzca sin problemas. Elaborar protocolos exhaustivos garantiza la eficacia y el ahorro de tiempo y costes.

  • Aplicación de la seguridad y la protección Viajar puede conllevar sus propios riesgos de seguridad y protección, por lo que las políticas y planes pueden describir los métodos de prevención y los protocolos de emergencia. Esto ayuda a que los empleados se sientan seguros en sus viajes.

  • Apoyar a los empleados actuales: Los viajes de negocios pueden ser oportunidades emocionantes y agradables para los empleados actuales, y pueden aumentar las tasas de retención de empleados. Unas políticas de viaje claras garantizan que las excursiones sean cómodas y sin estrés para los miembros del equipo.

  • Atraer a nuevos empleados: Si un trabajo tiene posibilidades de viajar, esto puede atraer a candidatos entusiastas y con talento. Una parte fundamental de la búsqueda de nuevas contrataciones es asegurarse de que los protocolos de gestión y de viaje sean sencillos, lógicos y organizados.

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¿Para qué sirve una política de viajes de empresa?

La política de viajes de la empresa se utiliza para los empleados que van de viaje de negocios. Como las excursiones relacionadas con el trabajo son a veces necesarias, las empresas tienen que planificarlas y pagarlas. Las empresas pueden pedir a los miembros del equipo que viajen por las siguientes razones:

  • Reunión con clientes: Los profesionales con grandes negocios pueden tener clientes en diferentes lugares del mundo, y reunirse cara a cara puede ser muy útil en algunas situaciones. Por ejemplo, un negocio de diseño de interiores puede reunirse con clientes en diferentes estados para gestionar el proyecto de renovación o diseño de su casa.

  • Reunión con los compañeros: Muchas empresas tienen sucursales en distintos estados, países e incluso en el mundo, ya que ofrecen sus productos y servicios a distintas comunidades. Los líderes de estas diferentes áreas pueden obtener importantes beneficios al trabajar con nuevos colegas, aprender sus perspectivas y escuchar sus estrategias de operación y consejos.

  • Compartir conocimientos e ideas: Algunas organizaciones envían a los miembros de su equipo a nuevos lugares para compartir importantes avances, conocimientos e ideas del sector, especialmente si tiene un gran impacto en el campo. Esto puede ser habitual en empresas como organizaciones internacionales de investigación, centros sanitarios o incluso empresas de tecnología y datos.

  • Cubrir huecos en la plantilla: Es posible que los empleados tengan que viajar a nuevos lugares temporalmente para ayudar a una empresa que tiene poco personal y necesita apoyo. Esta situación es bastante común en la profesión sanitaria, ya que tanto las enfermeras viajeras como los médicos interinos se desplazan a diversos destinos para ayudar a diferentes centros en la atención a los pacientes.

  • Supervisar los lugares de trabajo: A veces, las empresas pueden financiar un proyecto en otro lugar, y los directivos pueden querer visitar el lugar de trabajo en persona para comprobar el progreso, garantizar el cumplimiento de los planes e identificar cualquier problema. Además, si hay un problema, puede ser más fácil que los responsables de la empresa le visiten en persona para resolverlo eficazmente.

  • Asistir a oportunidades de desarrollo profesional: Las empresas suelen ofrecer oportunidades de desarrollo profesional a sus empleados para ayudarles a adquirir conocimientos, ampliar su experiencia y conocer a expertos del sector. Estos eventos pueden tener lugar en otros lugares, especialmente si se trata de conferencias, por lo que es necesario hacer planes y gastos de viaje.

La política de viajes de la empresa también sirve para confirmar los protocolos de las distintas disposiciones de los viajes. Viajar a otra ciudad, estado o, sobre todo, país puede implicar muchas normas legales y de seguridad, por lo que es importante planificar bien el recorrido. Las visitas también son costosas, por lo que es bueno que las empresas informen a los empleados sobre cómo afrontarlas. Estos son algunos de los temas que cubre una política de viajes de empresa:

  • Procesos de aprobación para ir de viaje
  • Protocolos para sufragar los gastos de viaje
  • Las tarifas de transporte relacionadas con los viajes en avión, tren y coche
  • Tarifas de alojamiento relativas a hoteles o bed and breakfast
  • Tarifas de comidas para el desayuno, el almuerzo, la cena, los aperitivos y las bebidas
  • Tarifas relacionadas con la conversión de divisas y las llamadas telefónicas
  • Entretenimiento y actividades de ocio
  • Seguridad personal y de las pertenencias
  • La atención médica y la cobertura del seguro

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Cómo elaborar una política de viajes de empresa

La elaboración de una política de viajes corporativa es una tarea necesaria para muchos líderes empresariales, y también es habitual cambiarla con el tiempo para tener en cuenta los nuevos conocimientos. Aunque las políticas pueden tener un aspecto diferente en función de la estructura, la cultura y el sector de la empresa, a continuación se indican siete pasos generales para elaborar una política de viajes de empresa:

1. Redactar una introducción y una declaración de objetivos

La introducción y la declaración de intenciones son una parte fundamental de cualquier documento oficial de la empresa. Permite presentar sus intenciones y explicar el sentido de la política a los lectores. En el caso de las políticas de viajes, el objetivo es mantener la seguridad de los miembros del equipo y garantizar que tengan una experiencia productiva, agradable y eficiente en su viaje.

2. Esboza los procesos para obtener permisos

Proporcione los pasos para que un empleado comience el proceso de planificación del viaje. Es una buena idea mencionar la persona de contacto para los viajes de negocios, a la que los empleados pueden dirigir las preguntas que tengan. Además de elegir a uno o varios responsables de la aprobación de los viajes, también puede hacer referencia al tiempo de antelación que exige la empresa, ya sean semanas o meses. Contar con un proceso para obtener el permiso garantiza un sistema de controles y equilibrios en el lugar de trabajo y permite a los empleados gastar el dinero de la empresa de forma adecuada.

3. Explique el proceso de pago

Antes de que un empleado pueda reservar un vuelo, necesita saber cómo pagar sus gastos de viaje. Defina el proceso que mejor funcione para su empresa, ya sea ofreciendo anticipos en efectivo antes de los viajes o proporcionando reembolsos después. Cuando decida este tema, asegúrese de tener en cuenta la situación financiera de sus empleados.

En esta fase, también es buena idea definir las normas de notificación de los gastos de viaje. Especifique cómo pueden solicitar los empleados el reembolso y si deben conservar los recibos. Transmita la información que pueden registrar en un informe de gastos, como la fecha, el importe, la categoría, el lugar y el propósito del negocio. También puede establecer un plazo para la presentación de informes para el reembolso y explicar si el reembolso es en efectivo, cheque o depósito directo.

4. Hable de los protocolos de organización de viajes

Asegúrate de incluir con detalle cualquier protocolo de organización de viajes relevante. Ser específico y claro ayuda a los empleados a saber exactamente qué paga la empresa. Tal vez quieras aclarar que los pagos de viajes son sólo para actividades relacionadas con la empresa, como eventos, reuniones y formaciones. Estos son algunos de los factores que puede mencionar:

  • Alojamiento y hospedaje: Puedes dar una cantidad fija o permitir que los empleados elijan hasta un determinado precio.

  • Comidas: Considere la posibilidad de ofrecer una dieta para las comidas y especifique si la empresa cubre los eventos sociales de los clientes.

  • seguridad y protección: Especialmente en lugares de alto riesgo, asegúrese de que los empleados tienen acceso a atención médica y apoyo en caso de emergencia.

  • Entretenimiento: Especifique lo que la empresa permite en términos de entretenimiento y si cubren eventos como giras.

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5. Corregir y revisar

Revise la política para asegurarse de que no tiene errores. También puede pedir a colegas de confianza que la lean por encima y se aseguren de que tiene sentido. Colaborar con otras personas puede implicar diversas perspectivas y hacer más probable que la política sea completa. Por ejemplo, otra persona puede pensar en un acuerdo de viaje importante diferente para incluir.

6. Transmitirlo a los empleados

Es fundamental comunicar la política de viajes de la empresa a todos los empleados que corresponda y ponerla a su disposición para que la conozcan. Haga un anuncio en su sistema de mensajería interna sobre la nueva política e incluya un enlace de acceso. Destaque su importancia y aclare a qué persona deben preguntar si tienen dudas. También es conveniente incluir el documento en el manual del empleado, para que los miembros del equipo puedan consultarlo siempre que lo necesiten.

7. Mejóralo si es necesario

Crear una política es una gran idea, pero recuerda que siempre puedes hacer ajustes si es necesario. Es bueno mejorar continuamente el documento en función de las nuevas situaciones que se presenten o de la información que se obtenga. Considere la posibilidad de pedir la opinión de los empleados sobre la política de viajes para ver si hay algún problema importante con ella y así poder resolverlo. Es importante tener en cuenta las necesidades de los empleados a la hora de seguir desarrollando la política. También puede medir los gastos medios de los viajes de negocios para determinar si necesita aumentar o reducir la cobertura monetaria.

Ejemplo de política de viajes de empresa

La lectura de un ejemplo de política de viajes de empresa puede ayudarte a entender lo que suele haber en ella y a explorar su funcionamiento. A continuación, podrá redactar una política propia que se ajuste a las necesidades y al entorno de su empresa. Este es un ejemplo de política que puede guiarle en sus esfuerzos:

INTRODUCCIÓN
Si tiene que viajar por motivos de trabajo, queremos proporcionarle una organización de viajes segura para que pueda tener una experiencia productiva y agradable. Nuestra política de viajes corporativos le indica los protocolos para un viaje pagado por la empresa.

PROPÓSITO
El propósito de esta política es describir el proceso de aprobación de los viajes, discutir los procesos de pago de los gastos de viaje y explicar nuestra normativa para la organización de viajes.

APROBACIÓN DE VIAJES
Acuda a su jefe de equipo para que apruebe sus planes de viaje con al menos cuatro semanas de antelación a la fecha en la que tiene previsto marcharse.

PROTOCOLOS DE PAGO
Los empleados pueden presentar reclamaciones para obtener el reembolso de sus gastos de viaje. Tienen que presentar sus recibos y rellenar la fecha, el motivo y el importe de cada compra. Si necesita un adelanto de dinero, hable con su jefe de equipo.

CUIDADO DE NIÑOS
Por favor, infórmenos si va a necesitar servicios de guardería durante su ausencia.

VIAJES
Proporcionamos reembolsos para los billetes estándar de avión y tren. También proporcionamos hasta 500 dólares para el alquiler de coches y el aparcamiento o el taxi durante el viaje.

ALOJAMIENTOS
Cubrimos el alojamiento en un hotel estándar por un máximo de 200 dólares la noche, pero esto es flexible dependiendo de su ubicación.

COMIDAS
Proporcionamos financiación para el desayuno, la comida, la cena y las salidas de los clientes. También reembolsamos hasta el 20% de las propinas.

OTROS HONORARIOS
La conversión de divisas y las tasas de celulares, según sea necesario.

SEGURIDAD Y PROTECCIÓN
Proporcionamos un seguro de viaje para garantizar su seguridad en caso de emergencias. Esto cubre robos, cancelaciones y cuestiones médicas.

ENTRETENIMIENTO
Proporcionamos una cantidad fija de 200 dólares para gastos de representación.