¿Qué es un procedimiento? Definición y ejemplo

Los procedimientos ofrecen pasos o instrucciones para completar un proyecto o una tarea en la oficina. Su empresa puede utilizar un procedimiento específico para acciones como el envío de archivos a los clientes o la realización de simulacros de incendio en la oficina. Es posible que encuentres los procedimientos en el trabajo a través de manuales de formación o sesiones informativas en persona en las que los superiores explican los procedimientos de la empresa a sus empleados. En este artículo analizamos qué es un procedimiento y cuándo hay que utilizarlo, incluyendo los pasos para redactar un procedimiento y un ejemplo.

¿Qué es un procedimiento?

Un procedimiento es un método para completar algo con pasos e instrucciones para cada aspecto de la tarea. Los procedimientos suelen ser consistentes una vez que se establecen para mantener una comprensión general de lo que los empleados deben hacer en diversas circunstancias. Las personas que redactan los procedimientos también suelen hacerlos lo más específicos posible para que los empleados puedan seguirlos con facilidad y para que los nuevos empleados puedan utilizarlos para aprender cómo funciona la oficina. Pueden aplicarse diferentes procedimientos a cada parte de la empresa, pero es posible que encuentres procedimientos en lugares como manuales de formación, sesiones informativas y tutorías guiadas.

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Cuándo utilizar un procedimiento

Los procedimientos son más útiles para las tareas que implican múltiples pasos o que requieren documentación. Una forma de determinar si es necesario implantar un procedimiento para algo es observar cómo operan normalmente los demás e identificar cualquier incoherencia en el trabajo. Si hay múltiples incoherencias en la forma en que los distintos empleados completan un determinado proceso, podría indicar que necesita un procedimiento escrito para guiar a los empleados. He aquí otros casos en los que podría querer establecer un procedimiento:

  • Un proyecto es a largo plazo.
  • Un proyecto tiene múltiples pasos con acciones específicas.
  • Una tarea es necesaria para que todos los empleados la realicen regularmente.
  • Un proceso requiere documentación, como para contratar o disciplinar a los miembros del personal.
  • Varios empleados parecen confundidos por una o más partes del proyecto.
  • Se repiten las preguntas sobre la tarea.
  • El proceso es vago o puede interpretarse de múltiples maneras.

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Cómo redactar un procedimiento

Estos son algunos pasos para escribir un procedimiento:

1. Planifique su procedimiento

Considere los aspectos de un procedimiento que puedan necesitar atención antes de empezar a escribirlo. Esto puede incluir la elección del proceso para el que se va a escribir un procedimiento y la recopilación de toda la información que lo rodea, incluida la persona que lo realiza, el tiempo que debería llevar y lo que podría necesitar para hacerlo. La etapa de planificación también puede incluir la identificación de una plataforma para escribir el procedimiento, como lápiz y papel o un programa digital, o establecer el diseño del procedimiento, como si se trata de una sola lista de pasos numerados o una colección de instrucciones completas.

2. Introducir el procedimiento

Comience su procedimiento con una breve introducción. Esto le permite abordar detalles como qué hace el procedimiento y quién debe utilizarlo. También puede utilizar esta sección para destacar por qué es importante aplicar el procedimiento en la empresa. La introducción puede ser breve, pero debe incluir suficiente información para que los empleados se familiaricen con el procedimiento en sí y con la lógica que subyace a su creación.

3. Enumerar los recursos necesarios

Haga una lista de los recursos que los empleados podrían necesitar para completar el procedimiento correctamente. Los recursos para un procedimiento pueden incluir los materiales o suministros físicos que requiere un proyecto o los conocimientos básicos de las operaciones específicas que utiliza el procedimiento. También puede incluir recursos digitales, como contraseñas, códigos de acceso o claves, para que los empleados puedan utilizar cualquier herramienta en línea que pueda beneficiar al procedimiento. Al enumerar los recursos necesarios, puedes ayudar a tus compañeros a estar preparados para cualquier curso de acción que el procedimiento pueda requerir.

4. Incluir medios adicionales

Utilice medios alternativos en su procedimiento, como elementos de audio o visuales. Añadir imágenes, vídeos o archivos de audio a tu procedimiento puede ayudar a ilustrar ideas más complejas con ejemplos visuales e instrucciones grabadas. También puede utilizar un vídeo para incluir una demostración en su procedimiento si un paso requiere una acción específica que podría interpretarse de diferentes maneras cuando se escribe. Los medios alternativos también pueden añadir variabilidad a su procedimiento, de modo que los empleados tengan más referencias que sólo el texto.

5. Pruebe su procedimiento

Determina la eficacia de tu procedimiento mediante una prueba. Puede probar su procedimiento dándoselo a algunos empleados en un entorno controlado y observando cómo lo utilizan. Esto puede mostrar qué partes del procedimiento comunican la información con claridad y qué partes podrían necesitar alguna revisión para ser más efectivas según su observación. Los empleados que prueben el procedimiento también pueden ofrecer su opinión sobre qué aspectos del procedimiento les resultan especialmente útiles.

Por ejemplo, si uno de los pasos de su procedimiento consiste en crear una hoja de cálculo en Excel, puede ver cómo interpretan la instrucción los empleados que participan en la prueba comparando las hojas de cálculo que crean entre sí, así como una hoja de cálculo de muestra que usted crea según sus directrices preferidas. Entonces, podrá decidir si sus instrucciones son lo suficientemente completas o si necesita añadir más detalles.

6. 7. Aplicar su procedimiento

Ponga en práctica su procedimiento en la oficina. Esto puede implicar la distribución de su procedimiento a los equipos que lo utilizan o la organización de una reunión informativa para la oficina para presentar la práctica. Durante esta etapa, también puedes comunicarte con los miembros del equipo para ofrecerles ayuda en caso de que surjan preguntas sobre cómo utilizar el procedimiento o sobre los pasos específicos que incluye. Gracias a la planificación, la construcción y las pruebas a las que se somete su procedimiento, es probable que los empleados puedan seguir los pasos que usted proporciona con claridad y facilidad.

Ejemplo de procedimiento

He aquí un ejemplo de procedimiento para enviar correos electrónicos de control a los clientes:

*Introducción: El envío de correos electrónicos de control a los clientes es una parte importante de nuestro negocio. Como atendemos varias cuentas a la vez, es útil estar al tanto de los progresos que hacemos con cada cliente para asegurarnos de que les proporcionamos todo lo que necesitan. Los ejecutivos de cuentas y los representantes de ventas son los dos principales grupos de empleados que probablemente utilizarán este procedimiento con mayor frecuencia.* Este procedimiento le guiará a través de los pasos para enviar un correo electrónico de control a sus clientes, por ejemplo, cómo dirigirse a ellos, qué incluir y cómo firmar.

*Recursos: Este procedimiento requiere los siguientes recursos

  • un ordenador
  • acceso a internet
  • la cuenta de correo de tu empresa
  • una lista de clientes con direcciones de correo electrónico

Pasos para enviar correos electrónicos de control a los clientes:

  1. Encuentre la dirección de correo electrónico del cliente con el que' está comprobando
  2. Determine qué servicios hemos prestado al cliente
  3. Abra un borrador para un nuevo correo electrónico desde su cuenta de correo electrónico de la empresa
  4. Dirige el correo electrónico al cliente incluyendo su nombre o su cargo y apellido en el saludo
  5. Mencione el servicio que prestamos al cliente en el primer párrafo del correo electrónico, utilizando el siguiente lenguaje: "Sólo quería informarme sobre el _____ que realizamos para usted en la fecha de _____.
  6. Ofrezca un servicio adicional en el segundo párrafo del correo electrónico, utilizando el lenguaje: "También ofrecemos servicios de ____ para todas sus necesidades de ____."
  7. Invite al cliente a ponerse en contacto con usted, utilizando un lenguaje similar a: "No dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta sobre cómo podemos ayudarle con nuestro servicio"
  8. Firme con un saludo amistoso como "lo mejor" o "salud" y su firma de correo electrónico de la empresa.

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