Contar con una propuesta interna puede ser beneficioso si quiere implementar un cambio en su empresa o resolver un problema de larga data. Escribir una propuesta interna puede resultarle especialmente útil si trabaja en una gran empresa en la que la toma de decisiones es un proceso complejo. Si quiere poner en marcha un proyecto en su país, puede resultarle útil una propuesta interna.
En este artículo, explicamos qué es una propuesta interna, qué elementos hay en una propuesta interna, las razones para escribir una propuesta interna, cómo escribir una propuesta interna y cómo es un ejemplo.
¿Qué es una propuesta interna?
Una propuesta interna es un tipo de propuesta que se utiliza para presentar un proyecto dentro de la empresa. Cuando la gente piensa en propuestas, suele pensar en propuestas externas, en las que una empresa presenta una propuesta a otra para obtener trabajo. Las propuestas pueden utilizarse para expresar una idea y cómo podría beneficiar a su empresa internamente también. Como todos trabajan en el mismo establecimiento, hay algunos aspectos de una propuesta externa que son superfluos.
Relacionado: Cómo escribir una propuesta de proyecto (con ejemplo)
Elementos para una propuesta interna
Una propuesta interna debe incluir muchos de los mismos elementos que una propuesta externa. Entre ellos se encuentran una introducción, una sección de antecedentes, una sección sobre los beneficios del proyecto, una sección que describa el trabajo y sus resultados, una sección de métodos, una sección de calendario y una sección de costes. Estas secciones deben proporcionar la información que sus colegas y directivos necesitarán para decidir sobre su proyecto. Probablemente también quieras incluir una carta de presentación, una nota de presentación o un correo electrónico introductorio con tu propuesta adjunta para que la persona a la que se la presentes sepa quién eres y de qué documento se trata.
La introducción debe explicar que el documento es una propuesta, resumir lo que contiene y ofrecer una o dos frases que animen al destinatario a seguir leyendo. La sección de antecedentes debe explicar por qué se sugiere un cambio y qué problema se va a resolver. La sección de beneficios debe argumentar a favor de su propuesta y explicar cómo beneficiará a su empleador. La descripción debe explicar lo que va a hacer y cuáles serán los resultados.
La sección del método será la más detallada sobre cómo planeas alcanzar tu objetivo y resolver el problema. La sección del calendario mostrará los plazos previstos para trabajar en el proyecto. En la sección de costes se explican los gastos que conlleva, que deben incluir las horas de trabajo previstas dedicadas al proyecto, otros empleados que quieras que participen y los suministros que puedas necesitar. También puede decidir incluir adiciones a su propuesta, si tiene información que no cree que encaje en ninguna otra sección.
Relacionado: 15 consejos para mejorar la redacción empresarial
Razones para escribir una propuesta interna
Hay muchas razones para escribir una propuesta interna, pero la más común es que veas algo dentro de tu empresa que crees que podrías cambiar para mejor. Puede ser un proceso, un método de formación, un cambio físico o un cambio de personal. Dependiendo del tamaño de su empresa y de cómo esté organizada, puede entregar su propuesta a su jefe directo para que la considere o puede entregarla a un departamento que supervise el área en la que está proponiendo un cambio.
Cómo redactar una propuesta interna
Estos son los pasos para redactar una propuesta interna:
1. Desarrolle su idea
Antes de empezar a escribir su propuesta, debe tener una buena idea de cuál es su idea y cómo la va a ejecutar. Puede que tenga una idea, pero para explicar cómo la ejecutará, necesita investigar, crear un plan de cómo funcionará y entender cómo puede afectar positivamente a su empresa. Dedicar tiempo antes de redactar la propuesta a comprender los detalles de su plan es importante, ya que puede ayudarle a descubrir antes los posibles problemas y evitar que presente a la dirección una idea poco completa.
2. Cree su gancho
La primera parte de tu propuesta es la introducción y los antecedentes, que deben proporcionar a la audiencia una buena cantidad de información sobre por qué tu idea es necesaria y que puede ayudar a resolver este problema. La introducción, en particular, debe tener una frase que influya positivamente en el público y le ayude a ver por qué su plan es necesario e importante. A continuación, el fondo explica la situación actual que quieres actualizar para resolver un problema.
Relacionado: Relacionado: 5 técnicas de persuasión para mejorar tu escritura
3. Explique cómo va a ejecutar su proyecto
Las secciones de beneficios y descripción de su propuesta deben establecer por qué su plan puede beneficiar a la empresa y cómo lo hará. Las secciones posteriores entrarán en más detalles sobre los aspectos específicos, por lo que estas secciones se centran más en demostrar que puedes hacer un cambio y cómo ese cambio beneficiará a tu empresa y a tus compañeros. La sección de descripción, en particular, debe centrarse en el resultado de su proyecto y en cómo funcionarán las cosas una vez que se haya implementado.
4. Profundice en los detalles
En las últimas secciones, que incluyen el método, el calendario y los costes, debes detallar cómo funcionará tu plan. Debe ser lo más realista posible y evitar hacer promesas que no esté seguro de poder cumplir. Por ejemplo, no diga que puede ejecutar su proyecto en tres meses cuando cree que puede tardar más de seis. Puede haber circunstancias imprevistas que alteren tus planes, pero al menos puedes ser realista al principio del proyecto e intentar planificar los posibles retrasos.
5. Redacta tu documento de presentación
Dependiendo de la formalidad de su lugar de trabajo y de su propuesta, es posible que necesite una carta de presentación, una nota de presentación o un correo electrónico de presentación. Si no sabe qué es lo más apropiado para su empresa, puede preguntar a su jefe o a sus compañeros de trabajo qué le recomendarían. Tu documento de presentación debe introducir el hecho de que has adjuntado una propuesta para que la considere quienquiera que sea tu destinatario, y que está destinada a resolver un problema. Tu documento de presentación puede ser breve si has entrado en detalles en tu propuesta.
Relacionado: Cómo escribir una nota de negocios (con plantilla y ejemplos)
Ejemplo de propuesta interna
He aquí un ejemplo de propuesta interna:
introducción
Como empresa, estamos avanzando hacia el aumento de nuestra diversidad, equidad e inclusión, pero hemos tenido dificultades para contratar a candidatos más diversos para los puestos de todos los niveles. Me gustaría sugerir que pongamos en marcha una integración de software en dos fases, empezando por el uso de un software que analice nuestros listados de trabajo en busca de lenguaje potencialmente problemático para los grupos marginados y una herramienta de currículum ciego para eliminar la información de identificación de los currículums. Estos dos tipos de software pueden aumentar nuestra diversidad de contratación al eliminar el lenguaje que indica un posible sesgo a los candidatos y el lenguaje que podría hacer que los directores de contratación actúen sobre la base de un sesgo interno al revisar los currículos.
Fondo
Nuestra empresa lleva unos años incrementando sus esfuerzos en pro de la diversidad, la equidad y la inclusión, sobre todo en el último año. Sin embargo, aunque hemos hecho algunas mejoras, hay áreas en las que podríamos seguir mejorando. En concreto, nos cuesta atraer y contratar a candidatos diversos que puedan enriquecer nuestra cultura empresarial y aportar una nueva perspectiva en nuestro trabajo. Aunque muchos han discutido el hecho de que necesitamos mejorar, los cambios reales para que eso ocurra parecen tardar en empezar.
Beneficios
El uso de estos dos tipos de software en nuestro proceso de contratación tiene muchas ventajas. El analizador de textos de diversidad puede ayudarnos a eliminar la apariencia de sesgo de los candidatos, lo que puede ayudarnos a atraer a un grupo más diverso de candidatos para todos los puestos. Como hay muchas frases o términos comunes que pueden tener diferentes implicaciones para diferentes grupos de personas, tener un software que analice nuestros listados para estos términos puede ser útil. Esto es especialmente cierto dado que sería un reto para una sola persona saber cómo afectarían todos los términos a todo tipo de personas.
La herramienta de currículum ciego eliminaría cualquier indicación de la identidad de un candidato más allá de su experiencia y sus habilidades, que son, por supuesto, las partes más importantes de cualquier candidato que se esté considerando. Al trabajar para desafiar el sesgo implícito dentro de nuestra organización, también podemos eliminar la tentación de que los gerentes de contratación y nuestro departamento de RRHH utilicen sus prejuicios contra los candidatos. Además, puede ayudarnos a garantizar que realmente estamos entrevistando a los mejores candidatos para cada puesto en base a lo que sabemos sobre su experiencia y habilidades.
Descripción
Una vez que hayamos implementado estos dos programas en nuestro proceso de contratación, deberíamos ver un aumento en la contratación de candidatos diversos. Tendremos que seguir trabajando para garantizar que nuestro lugar de trabajo sea acogedor e inclusivo para estos candidatos, pero la incorporación de personal diverso adicional también puede mejorar esto.
Método
En la primera fase, implementaremos el analizador de textos de diversidad para todas y cada una de nuestras listas de trabajo que estén activas o próximas. Una vez actualizados los listados de trabajo más urgentes, el personal de RRHH también revisará todos nuestros documentos de descripción de puestos de trabajo utilizando el analizador de texto para asegurarse de que el contenido establecido también es inclusivo. De este modo, para las futuras listas de empleo deberíamos ser capaces de tomar los documentos que ya tenemos y listarlos, o cualquier análisis nos llevaría menos tiempo si necesitamos hacer cambios o ajustes.
En la segunda fase, implantaremos la herramienta de currículum ciego para todos los currículums presentados para cualquier puesto de trabajo en nuestra empresa. El personal de recursos humanos utilizará esta herramienta antes de revisar los currículos y concertar las entrevistas iniciales, y también entregará a los directores de contratación los mismos currículos ciegos para cualquier candidato que se esté considerando. Esta herramienta será utilizada por el personal de recursos humanos y los directores de contratación en un futuro próximo dentro de nuestra empresa.
Programar
La fase cero duraría aproximadamente un mes mientras investigamos y analizamos los distintos software y planes disponibles para estos dos propósitos. Esto nos permitirá asegurarnos de que estamos eligiendo el mejor software posible para nuestras necesidades.
La primera fase comenzaría inmediatamente después de la aprobación de nuestras opciones de software. El proceso de análisis de nuestros listados de puestos de trabajo actuales, así como de las descripciones de puestos existentes, debería durar aproximadamente tres meses, dependiendo de la carga de trabajo de los empleados implicados.
La segunda fase comenzaría aproximadamente un mes después del inicio de la primera, para que RRHH tuviera tiempo de revisar primero los listados de empleo actuales y luego comenzar la segunda fase. La ejecución inicial de la segunda fase duraría dos meses y concluiría más o menos al mismo tiempo que la primera. Sin embargo, como se ha mencionado anteriormente, estas herramientas están pensadas para ser utilizadas de forma continua.
Costes
El principal coste para la empresa sería el de la compra del software que necesitamos, que según las primeras estimaciones podría costar hasta 20.000 dólares al año. Sin duda, analizaremos todas las opciones antes de comprometernos con una para asegurarnos de que obtenemos el mejor precio. Como director de RRHH, tengo previsto dedicar unas 10 horas a investigar el software adecuado y a formar a todo el personal de RRHH en su uso. Espero que los cuatro meses iniciales de implementación requieran aproximadamente 400 horas de trabajo entre toda nuestra plantilla.