Resumen ejecutivo: Definición y guía de redacción

Antes de comenzar un proyecto, a menudo se necesita la aprobación de un gerente o un ejecutivo. El resumen ejecutivo, que se presenta junto con la propuesta, es una herramienta que explica por qué el proyecto tiene mérito. Un resumen ejecutivo bien redactado ayuda a conseguir la aprobación de la propuesta para que el proyecto pueda seguir adelante.

En este artículo definimos lo que es un resumen ejecutivo, explicamos sus partes básicas y le mostramos cómo escribir uno que atraiga al lector para que apruebe su proyecto.

¿Qué es un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo es un documento breve que ofrece las razones, los objetivos y los planes específicos de un proyecto propuesto, incluida la forma en que el proyecto podría resolver un problema. Suele introducir una propuesta completa que incluye los detalles técnicos y las necesidades específicas. Explica a un directivo, ejecutivo o inversor potencial que su proyecto es necesario y merece la pena y le anima a leer la propuesta completa. Un resumen ejecutivo es su oportunidad de conseguir que la persona que toma las decisiones se tome en serio su propuesta.

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¿Qué incluye un resumen ejecutivo?

Un resumen ejecutivo básico consta de cinco partes principales, cada una de ellas con una finalidad distinta. Éstas son:

  • El problema: Describe qué problema pretende resolver tu proyecto
  • La solución: Explicar el objetivo final previsto
  • El plan: Da una sinopsis de los pasos a seguir para lograr el objetivo
  • Los riesgos: Discute los retos a los que podría enfrentarse el proyecto y los planes para superarlos
  • La solicitud: Indica la petición específica que tienes del lector para que el proyecto avance

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Cómo escribir un resumen ejecutivo

Al igual que cada proyecto es diferente, también lo es cada resumen ejecutivo. Sin embargo, normalmente se pueden seguir estos pasos para crear un resumen ejecutivo bien escrito e informativo:

1. Describir el problema

Los resúmenes ejecutivos están diseñados para obtener la aprobación de proyectos que resuelven un problema. Describa brevemente ese problema en su resumen. Utiliza palabras descriptivas y activas para detallar el problema. Esto no sólo muestra por qué es un problema, sino también por qué necesita una solución.

2. Proponer una solución

Transmita al lector el objetivo final propuesto. Explique por qué resuelve el problema y también por qué es una buena decisión comercial para la empresa o el posible inversor. Su objetivo es hacer que el lector quiera su solución, así que intente incluir resultados o números específicos previstos. Explica cuánto dinero podría ahorrar tu proyecto a la empresa o en qué porcentaje podría aumentar la eficiencia de la producción.

3. Explique su plan

Detalla al lector los pasos concretos que piensas dar para alcanzar tu solución. Demuestra que sabes lo que hay que hacer describiendo cada paso con un lenguaje técnico pero fácil de entender.

Dado que el resumen ejecutivo acompaña a una propuesta completa, no es necesario entrar en detalles aquí. Describa brevemente cada paso del plan y señale a qué secciones de la propuesta pueden remitirse para obtener los detalles específicos.

4. Resuma los riesgos

La mayoría de los directivos y ejecutivos quieren saber que has pensado en todos los detalles del proyecto, incluidos los posibles riesgos. Incluya cada uno de los posibles retos que haya observado durante la elaboración del proyecto y muestre cómo piensa evitarlos o superarlos. Estos detalles demuestran tu atención al detalle y hacen que tu proyecto parezca más seguro para su aprobación.

5. Pedir una decisión concreta

Hazle saber al lector lo que necesitas de él para empezar su proyecto. Una buena petición es específica para que sepan exactamente lo que tienen que hacer para que puedas conseguir el resultado deseado. Puede ser algo tan sencillo como su aprobación o una inversión económica. Incluya cuándo necesita la aprobación o una inversión financiera, cuánto tiempo espera que dure el proyecto y cuándo podrán ver los resultados.

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Ejemplo de resumen ejecutivo para un proyecto

He aquí un ejemplo de resumen ejecutivo que puede utilizar como guía:

Resumen ejecutivo

El año pasado, nuestra empresa gastó 95.000 dólares en tasas a nuestro transportista de basura reciclable contratado. Tras un análisis más detallado, hemos descubierto que gran parte de nuestros residuos reciclables se debe a que los empleados de la oficina traen al trabajo botellas de plástico de un solo uso.

Solución

Podemos ahorrar unos 25.000 dólares al año en tasas de reciclaje instituyendo estaciones de recarga de agua y animando a los empleados a traer sus propias botellas de agua rellenables a las instalaciones.

Planifique

  • *Primer paso: Buscar y contratar unidades de recarga de agua para instalarlas en nuestras oficinas. (Véase la sección cuatro)*.
  • *Paso dos: Instalar las unidades de recarga de agua en un método gradual, piso por piso. (Ver sección cinco)*
  • *Tercer paso: Anime a los empleados a utilizar las unidades de recarga de agua. (Véase la sección seis)*.

Riesgos

Algunos empleados pueden estar desinteresados en el uso de estaciones de agua comunitarias o seguir optando por llevar sus botellas de agua de un solo uso al trabajo. Tenemos previsto utilizar unidades de recarga de agua con un programa informático que permite controlar la cantidad de agua utilizada. Este software animará a nuestros empleados a rellenarlas mediante un sistema de recompensas en la oficina (días de catering, visitas a camiones de comida, etc.). También tenemos previsto poner en marcha una iniciativa «Go Green» para promover la eliminación de las botellas de un solo uso. Esto animará a muchos miembros de nuestro equipo que no están interesados en utilizar las estaciones de recarga. (Véase el apartado siete)

El coste de la compra e instalación de estas unidades es significativo al principio. Sin embargo, este programa se amortiza en los dos años siguientes a su implantación. Los costes de mantenimiento son mínimos, por lo que, al cabo de dos años, estas unidades ahorrarán a la empresa 25.000 dólares cada año en costes de reciclaje. (Véase la sección ocho)

Recomendación

Para poner en marcha nuestra nueva iniciativa de reciclaje, necesitamos que se apruebe un presupuesto de 45.000 dólares para cubrir el coste de las unidades y la instalación. El mantenimiento anual requerirá un ajuste de 5.000 dólares al año en el presupuesto de mantenimiento de nuestras instalaciones para garantizar el funcionamiento continuo de las unidades y mantener el programa en marcha. Esperamos comenzar este proyecto el 1 de julio de 2021.