Cómo dar feedback en el trabajo (con ejemplos)

El feedback es una herramienta de liderazgo esencial para el crecimiento y el desarrollo de un equipo. Comprender los distintos tipos de feedback y cómo y cuándo utilizarlos es fundamental para alcanzar el éxito como gestor o jefe de equipo. Tanto si dirige a una persona como a todo un grupo, es fundamental dominar este tipo de comunicación. En este artículo, analizamos cinco tipos diferentes de feedback y enumeramos técnicas de gestión y ejemplos para administrarlos.

¿Por qué es importante la retroalimentación?

La retroalimentación es importante porque permite a las personas saber cómo tener éxito en una determinada tarea o función asignada. Como gestor o jefe de equipo, la retroalimentación que usted proporciona ayudará a todos a alcanzar sus objetivos. También mejora la claridad y crea una cultura de comunicación. Cuando alguien entiende claramente las expectativas y siente que puede hacer preguntas, puede sentirse más satisfecho en su papel. Mejorar la satisfacción en el trabajo y el éxito en el puesto de trabajo puede tener un impacto positivo en los resultados del rendimiento y en las tasas de retención de los empleados.

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Tipos de información

A continuación, te presentamos cinco tipos diferentes de feedback que puedes dar a alguien para ayudarle a crecer en su puesto:

1. Los comentarios positivos

La retroalimentación positiva es una forma de dar reconocimiento, subir la moral y fomentar resultados excepcionales. Puede dar un feedback positivo a un individuo, a un pequeño grupo de trabajadores dedicados o a todo un equipo. Hay varias formas de dar este tipo de feedback. Por ejemplo, puede enviar un correo electrónico a un grupo de personas, añadir una nota al expediente personal de alguien o simplemente decirle a un individuo en persona que ha hecho un buen trabajo.

2. Retroalimentación constructiva

La retroalimentación constructiva reorienta el comportamiento y aumenta los logros, la productividad y el éxito general de los empleados. Si alguien ha cometido un error involuntario o ha hecho algo de forma poco eficiente, es bueno hacerle ver rápidamente el problema.

Hazles saber cuáles son las expectativas y muéstrales lo que te gustaría que ocurriera en el futuro. Es probable que un empleado necesite más reorientación cuando asuma una nueva función o tarea. Asegúrese de ofrecer soluciones prácticas para guiar mejor al empleado en la dirección correcta.

3. Comentarios negativos

Reserve los comentarios negativos para situaciones en las que un empleado haya hecho algo que entre en conflicto directo con la política de la empresa. Dependiendo del impacto de sus acciones, la retroalimentación negativa también puede ir acompañada de un plan de acción, consecuencias o despido. La retroalimentación negativa—al igual que la retroalimentación positiva o constructiva—debe ser clara, pero también debe denotar la gravedad de la ofensa. Dar este tipo de retroalimentación debe ser poco frecuente.

4. Retroalimentación formal

Es importante dar una retroalimentación tanto formal como informal cuando se gestiona un equipo. El feedback formal denota la importancia del logro o del problema que se está señalando. Dependiendo de la situación, hay una variedad de escenarios en los que se puede ofrecer formalmente la retroalimentación. Una forma de hacerlo es durante una revisión del rendimiento.

Los periodos de revisión del rendimiento varían en función de la organización para la que trabajes, pero suelen producirse una vez al año o al trimestre. Otras formas de administrar este tipo de feedback son las reuniones individuales programadas, las reuniones de departamento o los memorandos oficiales.

5. Retroalimentación informal

La retroalimentación informal es una comunicación menos planificada. Pasar por el despacho de alguien para ofrecerle una pequeña reorientación o hacerle un cumplido es una forma habitual de proporcionar feedback informal. Del mismo modo, comentar el rendimiento o la técnica de alguien en ese momento también es un feedback informal. La retroalimentación informal consistente y frecuente ofrece a las personas orientación y claridad sobre lo que se espera de ellas.

Técnicas de gestión para dar un feedback eficaz

Estas son tres técnicas excelentes para tener en cuenta a la hora de dar feedback a las personas que diriges:

1. Reconocer cuándo hay que dar un feedback positivo

Cuando diriges un equipo o un departamento, tu liderazgo es esencial. En muchos sentidos, los empleados que dependen de usted confían en su orientación para crecer. Si alguien hace algo positivo, incluso algo pequeño, es importante mostrarle algún reconocimiento.

Esto ayudará a esbozar las expectativas que tienes, a construir una relación de trabajo saludable y a fomentar comportamientos más positivos entre las personas que diriges. Puede dar un feedback positivo a los miembros de su equipo por una de las siguientes razones:

  • Terminar una tarea importante antes de la fecha límite
  • Aportar una idea útil durante una reunión
  • Ofrecerse como voluntario para tareas o deberes adicionales
  • Ayudar a un compañero de trabajo
  • Terminar una tarea o un proyecto difícil
  • Presentarse regularmente antes de tiempo
  • Construir una comunidad y una cultura de trabajo saludable

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2. 3. Ser regular y oportuno

En lugar de dar retroalimentación sólo durante una revisión anual, proporcione retroalimentación más frecuente para ayudar a sus empleados a crecer de manera más consistente mientras trabajan. Los elogios por un trabajo bien hecho—o las críticas constructivas por un comportamiento indeseable—deben darse con regularidad y de manera oportuna. Hacerlo crea un ambiente de comunicación y claridad.

Los miembros de su equipo probablemente se sentirán apoyados y comprometidos si toma nota de sus contribuciones y les ofrece consejo cuando sea necesario. Comunicar con regularidad pensamientos positivos y constructivos debería ayudar a reducir los casos en los que son necesarias las consecuencias.

3. Ofrecer soluciones a los problemas

Cuando surgen problemas, es crucial exponer primero con claridad cuál es el problema y por qué no es favorable. De este modo, no se confundirá lo que se les pide que cambien. Sin embargo, asegúrese de ir más allá de señalar comportamientos o resultados de rendimiento no deseados.

A continuación de su declaración inicial, incluya algunas sugerencias para resolver el problema de forma deseable. También puedes preguntarle a la persona qué haría de forma diferente si la situación volviera a producirse. Su respuesta le permitirá saber hasta qué punto ha entendido sus comentarios, y probablemente le dará al empleado una sensación de confianza.

Cuatro cosas que hay que hacer al dar una opinión

Comunicar lo que funciona bien dentro de tu equipo es vital para el crecimiento de un departamento exitoso. Si sabe cómo hacerlo de forma eficaz, es probable que suba la moral, aumente las tasas de retención y aumente la productividad. He aquí cuatro cosas que hay que hacer para ofrecer un feedback impactante que conduzca a resultados positivos:

  1. Hable con alguien de inmediato si algo no es satisfactorio. Esperar a que se acumulen muchas infracciones podría hacer sentir al empleado que el problema es demasiado grande para remediarlo.
  2. Ofrezca su opinión de forma que la persona pueda responder. Después de dar su opinión, permita que el empleado explique lo que ocurrió y por qué, de modo que usted pueda saber lo que condujo a un evento específico. Disponer de esa información puede facilitar la tarea de ayudarles a duplicar los resultados positivos o evitar posibles problemas en el futuro.
  3. Intente ser considerado con las circunstancias específicas del empleado. Preocuparse por la vida de alguien' fuera del trabajo demuestra compasión. Los empleados que se sienten atendidos son propensos a trabajar más para mejorar los resultados.
  4. Haz cualquier comentario negativo en privado. Ofrecer privacidad muestra respeto por la persona a la que está dirigiendo.

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Ejemplos eficaces de retroalimentación positiva

He aquí algunos ejemplos de situaciones en las que puede dar un feedback positivo y qué decir para fomentar resultados continuos:

Ejemplo 1: Riley ha cerrado un trato con un cliente

Cuando un empleado como Riley hace algo que beneficia a todo el equipo, es importante elogiarlo por ello. Para lograr un impacto aún más significativo y fomentar el liderazgo entre los empleados, considere la posibilidad de pedir a Riley que comparta técnicas o habilidades con alguien de menor rango.

Ejemplo de retroalimentación: "¡Vaya, Riley! Bien hecho, cerrando ese trato. Esa cuenta tendrá un gran impacto en nuestras cifras de ventas este trimestre. ¿Qué te parece si le enseñas a Amy, nuestra nueva asociada de ventas, algunas de tus técnicas de relación con los clientes? Me vendría muy bien tener más gente en el equipo con tus habilidades;

Ejemplo 2: Erin está realizando tareas fuera de sus obligaciones laborales básicas

Supongamos que ha visto a Erin ayudando a un becario a navegar por los sistemas internos. Esto no forma parte de su función, pero ha hecho un gran trabajo. Decirle que sus esfuerzos se notan y se aprecian probablemente contribuirá a una cultura positiva en el lugar de trabajo. Para motivar a otros a actuar de forma similar, puede optar por hacer este elogio en público.

Ejemplo de retroalimentación: "Erin, me he dado cuenta de que te has encargado de ayudar a formar a nuestro nuevo becario. Guiarlos ayuda a todo el equipo. Aprecio mucho tu iniciativa!"

Ejemplos eficaces de feedback constructivo

La retroalimentación constructiva debe señalar claramente cuál es el comportamiento indeseable y ofrecer una reorientación. Aquí hay algunos ejemplos que muestran cómo dar retroalimentación constructiva con eficacia:

Ejemplo 1: Nate ha faltado a dos reuniones esta semana

Quizás Nate le diga que no sabía que debía asistir a las reuniones a las que faltó. Explique por qué la presencia de Nate es importante y ofrezca una posible solución que podría probar. Recuerde que el éxito de Nate es un reflejo de su éxito como líder.

Ejemplo de retroalimentación: "Oye Nate, me he dado cuenta de que has faltado a las dos últimas reuniones a las que tenías que asistir. Estar presente en esas reuniones es crucial para tu función y es obligatorio. ¿Puedes decirme qué ha pasado? Si crees que tus responsabilidades son difíciles de gestionar, házmelo saber. Si se trata simplemente de mantener sus obligaciones organizadas, puedo ofrecerle algunas sugerencias.

El director del proyecto envió una invitación para esta reunión recurrente hace un par de semanas. Puedes evitar esta situación comprobando tu correo electrónico y tu calendario periódicamente a lo largo del día. En mi caso, pongo cinco alarmas al día como recordatorio de que debo comprobar mi calendario para ver si hay reuniones o actualizaciones. ¿Crees que tienes lo que necesitas para resolver este problema?

Ejemplo 2: Sandra ha salido temprano varias veces esta semana

Supongamos que el comportamiento de Sandra ha cambiado repentinamente y quieres averiguar por qué. Habla con ella en cuanto notes un problema. Escuche cualquier circunstancia atenuante—puede haber una forma de tratar este asunto que beneficie a Sandra y a su empresa. Asegúrese de ofrecerle cualquier solución que se le ocurra y pregúntele si tiene alguna idea propia.

Muestra de comentarios: "Sandra, la nómina se ha puesto en contacto conmigo para informarme de que has fichado antes de tiempo unas cuantas veces esta semana. Es importante que trabajes 40 horas completas a la semana para cumplir con tus obligaciones y ser considerada una empleada a tiempo completo. ¿Pasa algo? Sueles ser muy diligente con el tiempo.

Si tiene que salir antes de tiempo por motivos personales, ¿cree que podría venir unos minutos antes para asegurarse de que mantiene su condición de tiempo completo? Si no se trata de un problema habitual, manténganos informados para que podamos evaluar la situación y decidir cómo manejarla. Queremos que te sientas apoyado;

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