Empresas de todos los tamaños pueden beneficiarse de la reducción de costes, ya sea motivada por factores económicos o por la mejora del rendimiento. Una empresa puede personalizar su plan de ahorro de costes seleccionando los métodos más adecuados para ella, ya que hay muchas formas de reducirlos. Tanto si está motivada por factores económicos como por la mejora del rendimiento, una mayor eficiencia puede conducir a mayores beneficios y a la reducción del impacto medioambiental.
En este artículo, analizamos 38 formas de reducir costes en una empresa gestionando bien los recursos, minimizando los residuos y evitando nuevos gastos.
¿Qué es el ahorro de costes?
La reducción de los costes de funcionamiento de una empresa se conoce como ahorro de costes. Las decisiones en materia de personal, la racionalización de los procesos, la elección de productos y las decisiones de localización y geográficas son ejemplos de ahorro de costes. Una empresa puede aplicar estrategias de ahorro a corto plazo si el mercado cambia drásticamente o a largo plazo para mantener un presupuesto y aumentar los beneficios.
Ejemplos de ahorro de costes
Muchas estrategias de ahorro de costes afectan a muchos aspectos de una organización, por lo que resulta útil pensar detenidamente en los resultados de los métodos de ahorro de costes antes de aplicarlos. He aquí algunas consideraciones sobre el ahorro de costes:
1. Reducir el gasto
Identifique qué herramientas y recursos son fundamentales para su negocio y considere la posibilidad de retrasar la compra de nuevos artículos. Considere los costes de mantenimiento de los activos actuales como parte de su evaluación.
2. Evite las actualizaciones de TI
En un ciclo de reducción de costes, retrase cualquier compra de software o actualización del sistema. En el caso de que se actualice, podría adquirir programas informáticos que puedan realizar múltiples funciones o sustituir procesos de papeleo analógicos.
3. Invertir en equipos
Invierta en equipos que puedan aumentar la eficiencia mediante una mayor velocidad o múltiples usos, pero considere cuánto tiempo tardarán las ventajas del nuevo equipo en amortizar el coste de la compra.
4. Reconsiderar la investigación y el desarrollo
Los departamentos de investigación y desarrollo ayudan a crear valor a largo plazo, pero si quieres reducir costes a corto plazo, considera la posibilidad de reducir temporalmente el presupuesto de investigación.
5. Reducir los viajes
Reconsidere si los viajes son necesarios. Podría suspender todos los viajes de negocios o establecer un límite de gastos para los mismos.
6. Evaluar los beneficios de los empleados
Compruebe el uso de las ventajas de la empresa para ver si las afiliaciones o descuentos corporativos están proporcionando valor a los empleados y suspenda los programas que no se utilicen.
7. Comprobar el uso de las instalaciones
Considere la posibilidad de realizar una encuesta para recabar opiniones sobre las áreas de oficina y descanso. Puede ahorrar costes reduciendo los servicios no utilizados o aumentando el salario en lugar de proporcionar servicios en la oficina.
8. Reevaluar las asociaciones
Considere si sus asociaciones comerciales le están sirviendo económicamente o si podría aprovechar su red para obtener un mejor precio en ese servicio o artículo.
9. Mejorar las instalaciones
Invertir en su espacio de trabajo para hacerlo más eficiente energéticamente puede contribuir a reducir los costes de los servicios públicos a largo plazo.
10. Reducir el inventario físico
Mantener temporalmente menos producto físico en el inventario podría ayudar a reducir los costes de almacenamiento.
11. Reducir el inventario digital
La reestructuración de los archivos digitales para los registros internos y cualquier necesidad de la página web puede suponer un ahorro en los costes de almacenamiento en Internet.
12. Evaluar el transporte
Si su empresa depende de una flota de vehículos de empresa o si proporciona coches de empresa, considere cómo puede hacerlos más eficientes. Convertir su flota en vehículos eléctricos o híbridos con el tiempo puede suponer un importante retorno de la inversión.
13. Evaluar la logística de los envíos
Considere si un método de envío diferente para su producto podría suponer un ahorro de costes suficiente sin dejar de garantizar un servicio de calidad a sus clientes.
14. Descontinuar el producto
Evalúe sus líneas de productos para ver si hay productos que cuestan más de producir que lo que devuelven en ventas. Es útil tener en cuenta la lealtad a la marca en esta consideración: los productos más antiguos pueden estar contribuyendo al valor de la marca aunque no sean tan rentables como los artículos más nuevos.
15. Reducir el tamaño de la empresa
Centrarse en menos regiones puede ayudarle a ahorrar en costes de transporte e inmobiliarios. Dentro de un área de cobertura, puede considerar el cierre de las tiendas que no vean suficientes clientes. Si sus clientes le visitan sólo unas pocas veces al año, puede que estén dispuestos a viajar más lejos.
16. Terminar los contratos con clientes no rentables
Si el contrato de un cliente está aumentando los gastos de atención al cliente o requiere una gran cantidad de tiempo de negociación y desarrollo, considere la posibilidad de terminar esa relación para buscar nuevos clientes.
17. Alterar la calidad del producto
Alterar la calidad de su producto puede reducir los costes de producción y suministro. Es importante evaluar cómo el cambio de calidad puede repercutir en la experiencia del cliente para garantizar su retención una vez que se aplique el cambio.
18. Analizar el ahorro fiscal
La consulta de un profesional fiscal' puede permitirle maximizar los beneficios fiscales, lo que se traduce en más dinero que puede ahorrar durante el año fiscal.
19. Diseñar los productos según el coste
Si pide a sus diseñadores e ingenieros que trabajen dentro de un coste por unidad deseado, podrá diseñar sus nuevos productos para que se ajusten a su presupuesto.
20. Evalúe sus fuentes
Considere la eficacia de su poder de compra. Si tiene relaciones a largo plazo con los proveedores, intente reunir otros presupuestos. Puede decidir cambiar a estos nuevos proveedores o utilizar esta información para negociar mejores precios con sus proveedores actuales.
21. Reducir los residuos
La reducción de los residuos puede conducir a mejoras tanto medioambientales como financieras. Examine la producción de residuos de cada departamento e intente combinar la reducción de residuos con otros objetivos de eficiencia, como la reducción de los residuos de papel mediante una mayor digitalización.
22. Reciclar materiales
Si su empresa genera residuos inevitables, considere si otra empresa u organización podría utilizar esos materiales. Un acuerdo para revender este material puede convertir los residuos en beneficios, especialmente si vende el material extra a un precio muy bajo en comparación con el coste.
23. Aumentar la eficiencia de la producción
Para reducir los procesos y retrasos innecesarios, evalúe sus líneas de producción o procesos de servicio. Compruebe si hay pasos innecesarios y considere el tiempo y el espacio que requiere cada paso para ver si puede aumentar la eficiencia reorganizando la línea de producción o los flujos de trabajo.
Relacionado: 6 formas de agilizar los procesos empresariales y los flujos de trabajo
24. Aumentar la eficiencia de la administración
En los procesos administrativos, considere la posibilidad de acortar o eliminar los pasos de aprobación y las reuniones. Si el transporte de un lugar o edificio a otro añade un tiempo considerable, intente acercar los departamentos que requieren una comunicación frecuente. Esto puede permitir a los empleados dedicar más tiempo al trabajo productivo que genera beneficios.
25. Aumentar la productividad de los empleados
Aumentar la productividad individual también puede ahorrar costes al reducir la necesidad de más personal. Intente mejorar el rendimiento adoptando la perspectiva de un empleado. Considere cómo el trabajo podría ser más agradable o cómo las tareas podrían ser más atractivas. Puede pedir a su equipo que le dé su opinión y sus ideas adicionales.
26. Aumentar la comunicación entre departamentos
Puedes maximizar tu poder de compra haciendo pedidos al por mayor y cambiando los materiales entre los departamentos según sea necesario. La comunicación de procesos similares puede permitirle combinar redundancias o compartir procesos eficientes.
27. Renegociar las condiciones en las relaciones comprometidas
Considere la posibilidad de negociar con aquellos que tienen un interés financiero en la continuidad de su negocio, como los propietarios, los socios comerciales cercanos o cualquier cliente a gran escala. Un descuento a corto plazo o un plan de pago flexible podría ayudaros a ambos.
28. Reubicar
Considere la posibilidad de trasladarse a una nueva ubicación, especialmente si su ubicación actual ha sufrido cambios económicos. El elevado alquiler en una calle céntrica puede no ser necesario si su negocio puede trasladar su comercio a Internet, o puede aprovechar las nuevas infraestructuras trasladándose más cerca de una instalación de transporte público.
29. Menores costes de los servicios públicos
Intente reducir los costes de los servicios públicos utilizándolos sólo cuando los necesite. Un termómetro inteligente puede ayudar a apagar las luces y la climatización cuando no se utilizan. Compara los costes de cualquier servicio público, como Internet o el teléfono, con los proveedores de la competencia para asegurarte de que sigues recibiendo el mejor servicio.
30. Reducir las capacidades empresariales
Para ahorrar a corto plazo, considere qué funciones empresariales puede retrasar o reducir, como los procesos internos o las revisiones.
31. Cambiar el modelo de negocio
Un modelo de negocio revisado o un método de entrega podrían ahorrarle dinero. Piensa en cualquier táctica empresarial adyacente que puedas probar con las habilidades y recursos que tienes, como abrir un camión de comida a partir de un negocio de catering o pasar de una boutique a una tienda online para ahorrar en el alquiler.
32. Utilizar el marketing alternativo
Considere la posibilidad de cambiar los anuncios de televisión o vallas publicitarias por opciones de marketing menos costosas. La publicidad en las redes sociales puede ser útil si usted' está vendiendo a un rango demográfico medio o más joven, mientras que las técnicas como el pago de promociones individuales pueden ayudarle a expandirse dentro de las comunidades.
33. Cree asociaciones de marketing
Asóciate con otras empresas pequeñas o cercanas para evitar hacer el mismo trabajo de forma independiente. Podrías compartir los costes de marketing y publicidad, crear una promoción que incluya la mercancía de ambos o compartir listas de información de contacto de los clientes.
34. Mantener cargas de trabajo uniformes
Evalúe la eficiencia de los puestos en sus revisiones de rendimiento de los empleados por temporada, de modo que mantenga una carga de trabajo adecuada para cada empleado y les ofrezca formas concretas de medir su propio progreso.
35. Mira los puestos de dirección
Si tus directivos y equipos trabajan de forma eficiente, considera la posibilidad de revisar las funciones de los puestos directivos para que impliquen más tareas que generen beneficios.
36. Utilizar el contrato y el trabajo autónomo
Los trabajadores autónomos, estacionales o contratados pueden satisfacer las necesidades temporales de la empresa a un coste menor para el empleador, ya que la empresa no está obligada a proporcionar a estos empleados las mismas prestaciones que a los empleados a tiempo completo.
37. Utilizar la subcontratación
La externalización o deslocalización del trabajo puede ser la mejor opción si se busca minimizar los costes. Incluso una empresa local especializada en un área determinada puede realizar ciertas tareas a un precio inferior al que costaría realizarlas internamente.
38. Considere los costes de cambio de personal
Antes de contratar o despedir a cualquier empleado, considere todos los costes relacionados, como el tiempo de formación, las consecuencias de la finalización del contrato o los paquetes de separación. Cambiar las funciones de los puestos existentes para incluir nuevas tareas puede ser una alternativa que le permita mejorar la eficiencia sin cambiar de personal.
Consejos para aplicar el ahorro de costes
He aquí algunas formas de hacer que el proceso de ahorro de costes sea más eficaz para su empresa:
Comunicar
Es importante mantener a todos informados sobre los nuevos procesos y cambios. De este modo, los empleados pueden asegurarse de que sus acciones y gastos personales se ajustan a las últimas políticas.
Relacionado: Guía definitiva para la planificación estratégica
Crear y utilizar un presupuesto
Un presupuesto le permite ver exactamente cuáles son sus costes y beneficios, y al cotejar su gasto real con las previsiones, puede ayudarle a emplear métodos de ahorro de costes con antelación.
Relacionado: ¿Qué son los procesos presupuestarios? (Además, cómo desarrollar el suyo propio)
Obtener la opinión de los empleados
Incorpore las opiniones de los empleados a cualquier proceso de ahorro de costes. Los comentarios directos sobre cómo la empresa utiliza los materiales, los procesos y los equipos pueden indicarle inmediatamente las oportunidades de eficiencia, y los comentarios pueden incluir ideas para resolverlas.