Tipos de delegación y habilidades para delegar Ejemplos

Cuando delegas responsabilidades, reduces tu carga de trabajo a la vez que mantienes la responsabilidad. Puede mejorar sus prácticas de delegación aprendiendo más sobre la delegación. La delegación consiste en asignar tareas a tus compañeros o miembros del equipo.

En este artículo, explicamos la importancia de la delegación en el lugar de trabajo y ofrecemos algunos ejemplos de tipos y habilidades de delegación.

¿Por qué es importante delegar?

Las empresas y sus empleados pueden beneficiarse de la delegación porque puede:

  • Ayudar a los empleados a desarrollar nuevas habilidades: Los empleados aprenden nuevas habilidades cuando realizan tareas fuera de sus obligaciones habituales. El desarrollo de habilidades ayuda a los empleados a crecer dentro de sus funciones.
  • Fomenta la confianza: Cuando alguien delega una tarea en él, sabe que esa persona confía en él para realizar bien el trabajo. La confianza refuerza las relaciones entre los empleados y mejora la moral en el trabajo.
  • Dar poder a los empleados: Es habitual que un empleado se sienta orgulloso cuando alguien confía en él para realizar las tareas de las que es responsable. Este sentimiento de orgullo puede motivarles a rendir más en el trabajo.
  • Aumentar la responsabilidad: Los empleados pueden responsabilizarse más del trabajo delegado, ya que saben que otro es el responsable final del mismo. Saben que deben hacer un buen trabajo en nombre de la persona que ha confiado en ellos.
  • Reducir el estrés: Las personas que delegan responsablemente las tareas en otros empleados pueden gestionar más eficazmente su carga de trabajo y sus niveles de estrés.
  • Crear oportunidades de aprendizaje: Es posible que la persona que realiza una tarea delegada no entienda del todo cómo llevarla a cabo, pero esto da al delegador la oportunidad de enseñar a ese empleado nuevas habilidades y procedimientos de trabajo. Revisar el trabajo y el proceso con la persona que asume el trabajo delegado puede ayudarle a aprender y a rendir mejor la próxima vez.

Los directivos y supervisores son los que más delegan. Sin embargo, cualquier persona con cierto grado de antigüedad puede delegar tareas en otros. Por ejemplo, un ingeniero de software senior puede pedir a un programador junior que arregle un error de software si considera que su carga de trabajo es demasiado exigente. Dependiendo de la estructura del lugar de trabajo, es posible que necesiten la aprobación del director o del supervisor antes de delegar.

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Seis ejemplos de delegación

La delegación puede adoptar muchas formas en una empresa, dependiendo de las tareas que la gente asigne y del nivel de confianza que deposite en las personas que las realizan. Cuanto más confíen las personas en las que delegan y más poder les otorguen, más beneficiosa será la delegación para los empleados y sus empresas. He aquí seis ejemplos de delegación que pueden ayudarle a entender mejor cómo funciona la delegación:

Dar instrucciones detalladas

La forma más sencilla de delegación consiste en decirle a alguien lo que tiene que hacer con todo detalle. En este tipo de delegación, la persona que asigna las tareas toma todas las decisiones, y la persona que realiza la tarea sigue sus órdenes. Este tipo de delegación puede consumir mucho tiempo, ya que la persona que delega pasa mucho tiempo dirigiendo y siguiendo cada detalle con la persona en la que ha delegado. Sin embargo, también puede ser una forma eficaz de asegurarse de que el empleado que recibe su nueva tarea entiende perfectamente lo que tiene que hacer.

Delegar la investigación para la toma de decisiones

Algunas personas delegan en otros empleados el proceso de investigación antes de tomar una decisión. Otro empleado lleva a cabo una investigación exhaustiva y, a continuación, informa de sus conclusiones a la persona que le ha delegado la tarea. La persona que delegó utiliza la investigación para sus proyectos actuales. Mientras que la persona que realizó la investigación tiene el control total sobre esta tarea, la persona que delegó conserva el control sobre el resultado.

Delegar con derecho a veto

Otra opción es delegar el trabajo manteniendo el derecho de veto. En este ejemplo, alguien pide a un compañero de trabajo que realice tareas y tome decisiones en su nombre. Sin embargo, revisa el trabajo de la otra persona y lo aprueba o lo veta. Este tipo de delegación garantiza que la persona con el poder original mantenga el control. Este tipo de delegación puede ayudar al empleado al que se le ha asignado una nueva tarea a aprender a delegar eficazmente sus propias responsabilidades en el futuro.

Delegar con derechos de intervención

También se puede animar a los empleados a realizar las tareas de la empresa, pero manteniendo los derechos de intervención. Esto significa que otra parte toma decisiones y las ejecuta. Sin embargo, la persona que ha delegado puede intervenir y revertir el resultado. Si delegas una tarea en alguien y tienes que revisar o revertir algunas de sus decisiones, asegúrate de explicarles por qué. Esto les ayuda a entender cómo pueden tomar mejores decisiones respecto a las tareas delegadas en el futuro.

Delegar con el resultado de los informes

También se pueden delegar tareas y pedir a la persona asignada que informe sobre la finalización del proyecto. El que delega cede el control a la otra persona y confía en que ésta complete el trabajo como considere oportuno. Mientras la persona que completa el trabajo informa a la persona que delegó en ella, su trabajo no cambia. Este tipo de delegación da poder a los empleados y demuestra confianza al tiempo que mantiene la comunicación.

Plena delegación

La delegación total requiere un traspaso completo de las tareas y la toma de decisiones. Este estilo de delegación muestra una confianza total en los demás, por lo que puede ser muy empoderante para las personas que reciben las tareas delegadas. La gente sólo debería utilizar la delegación total si sabe que está asignando tareas a empleados muy capacitados, fiables y competentes.

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Tipos de habilidades de delegación

La delegación eficaz requiere las cuatro habilidades siguientes:

Comunicación

Las personas confían en las habilidades de comunicación verbal cuando escuchan cuál es la tarea que se les ha delegado y por qué se les ha asignado. Si la persona en la que delegas tiene alguna pregunta sobre su tarea, utiliza tus habilidades de comunicación para responderla. También puedes optar por comunicar sus responsabilidades delegadas por escrito.

Proporcionar una retroalimentación constructiva

Muchos tipos de delegación eficaces requieren que la persona que asigna una tarea ofrezca su opinión una vez que ésta se ha completado. También pueden ofrecer comentarios mientras la persona en la que han delegado trabaja en la tarea. El feedback debe ser constructivo y debe incluir consejos que el empleado pueda utilizar para mejorar su rendimiento en el futuro. Si tiene que corregir algún error, asegúrese también de elogiar al empleado por las cosas que hizo bien para ayudar a aumentar su moral.

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Formación

Delegar a menudo significa confiar a alguien tareas desconocidas. Cuando esto ocurre, las personas que delegan confían en sus habilidades de formación para enseñar a otra persona nuevas habilidades. Pueden hacer una demostración de las tareas o dar instrucciones claras para ayudar a la otra persona a completar la tarea con eficacia. También es importante mostrar paciencia mientras su compañero de trabajo intenta dominar su nueva responsabilidad.

Gestión del tiempo

Las personas que delegan tareas deben tener una buena capacidad de gestión del tiempo para estimar el tiempo que deben llevar las tareas y ofrecer plazos razonables a las personas que trabajan en ellas. Dependiendo de su modelo de delegación, puede que también necesiten programar tiempo para la formación, las comprobaciones de progreso y las sesiones de feedback.