Scope Creep: Definición, causas y cómo evitarlo

Mantener unos objetivos claros y alcanzables es una habilidad vital a la hora de gestionar un proyecto. En el caso de la expansión del alcance, los recursos o el calendario del proyecto se ven afectados negativamente por los cambios solicitados por el cliente en los calendarios, las expectativas o los presupuestos. Para gestionar las expectativas y establecer un entorno de trabajo justo para sus empleados, los directivos deben evitar el desvío del alcance.

En este artículo, analizamos qué es el scope creep, las causas comunes del scope creep, ejemplos de scope creep y consejos para evitarlo.

¿Qué es la fluencia del alcance?

A menudo, una o varias partes alteran los parámetros de un acuerdo sin tener debidamente en cuenta esas modificaciones, lo que da lugar a la ampliación del alcance. Cuando se crea un proyecto, hay que tener en cuenta una serie de cuestiones, como los resultados del producto, el momento en que los trabajadores entregarán los bienes, su calidad y el coste de su realización. Los contratistas y los propietarios de pequeñas empresas son especialmente vulnerables a la expansión del alcance.

A menudo, cuando se inicia un proyecto de colaboración, se acuerdan unos términos que definen claramente las expectativas del proyecto. Es importante que si tú o el cliente cambiáis alguna de estas expectativas, lo hagáis de una manera justa que mantenga la viabilidad y la equidad del proyecto para evitar que el alcance se desplace.

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Causas de la ampliación del alcance

En un proyecto puede producirse una desviación del alcance cuando el cliente o el supervisor intentan cambiar alguna de las expectativas establecidas. Un proyecto es más susceptible de sufrir una desviación del alcance en las siguientes circunstancias:

  • Acuerdos informales
  • Documentación poco clara
  • Cambios de situación durante la ejecución
  • Expectativas poco realistas
  • Falta de comunicación
  • Cambio de liderazgo

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Consejos para gestionar la ampliación del alcance

Estos consejos pueden ayudarle a gestionar el desvío del alcance para usted y su equipo:

  • Poner por escrito los parámetros del proyecto: La creación de un registro de todos los detalles de un proyecto es esencial para evitar que el alcance se desplace. Si bien esto es importante al inicio de un nuevo proyecto, también es importante mantener un registro de los detalles durante la ejecución del mismo. Esto incluye no sólo proporcionar actualizaciones por escrito si el alcance del proyecto cambia formalmente, sino también al proporcionar actualizaciones de progreso.

  • Definir el calendario del proyecto: Un calendario detallado es una herramienta valiosa para mantener los objetivos. Además de fijar el plazo global del proyecto, es beneficioso crear un calendario para todos los elementos del proyecto. Esto le ayuda a crear un conjunto de expectativas más fiables para la fecha de entrega final del proyecto y proporciona un marco para supervisar el progreso a medida que se alcanzan los puntos de referencia programados.

  • Mantenerse al día con el software: Los espacios de trabajo modernos suelen depender en gran medida de la tecnología, y los programas informáticos pueden desempeñar un papel fundamental en la gestión de la ampliación del alcance. Los programas de gestión de proyectos pueden facilitarle el seguimiento del progreso de un proyecto, lo que le hace más eficaz a la hora de trabajar para alcanzar los objetivos establecidos en su acuerdo oficial.

  • Sea honesto sobre sus capacidades: El acuerdo inicial sobre un proyecto es un documento clave, y es importante ser honesto al crear el plan inicial. Conocer las capacidades y los recursos de tu equipo puede ayudarte a ofrecer unas expectativas realistas al cliente.

  • Encuentre el equilibrio para los cambios: Cuando surgen problemas imprevistos, puede ser necesario actualizar el acuerdo formal del proyecto. Si se negocia, por ejemplo, aumentando el presupuesto para pagar más personal y que el equipo pueda cumplir el plazo original, se puede mantener un acuerdo justo.

  • Ofrece opciones al cliente: Al responder a una propuesta de cambios en el proyecto, ofrecer más de una opción puede facilitar la consecución de un acuerdo. Esto permite al cliente o al personal directivo elegir la opción preferida, al tiempo que se evita una ampliación del alcance no compensada.

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Ejemplos de desviación del alcance

El desvío del alcance puede adoptar diversas formas. Entender las diferentes formas de desviación del alcance puede ayudarle a identificar y responder a cualquier situación que pueda encontrar. Algunos ejemplos de tipos de desviación del alcance y posibles soluciones son:

Desplazamiento de los plazos

Una empresa de software firma un contrato de seis meses para producir un software de base de datos para un centro sanitario. A los tres meses del proyecto, el centro sanitario expresa su deseo de aumentar la velocidad de entrega en un mes.

Para evitar el aumento del alcance, el desarrollador de software ofrece dos opciones. En la primera propuesta, el desarrollador reduce el alcance del software, eliminando funciones para que el personal pueda terminar el desarrollo en cinco meses en lugar de seis. En la segunda propuesta, el desarrollador aumenta el coste del proyecto. Esto le permite contratar más personal, cumpliendo el nuevo plazo sin cambiar las características del software. El centro sanitario elige la primera opción, sacrificando las características que considera menos esenciales.

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Características

El propietario de una casa contrata a un contratista para renovar su cocina. Después de la demolición, el propietario decide que quiere añadir espacio para una encimera que los planes originales no incluían. Para llevar a cabo este cambio, el contratista tendría que dedicar tiempo a actualizar los planos y obtener nuevos permisos, además de invertir dinero y tiempo en la compra de materiales y la construcción de la nueva encimera.

Para tener en cuenta las actualizaciones del alcance, el contratista calcula un nuevo presupuesto teniendo en cuenta los costes añadidos y la inversión de tiempo y lo presenta al cliente. Los añadidos dejarían el proyecto fuera del presupuesto del propietario, por lo que éste decide seguir con los planes originales.

Crecimiento de la calidad

Un fotógrafo realiza una sesión de fotos para un cliente, y el cliente pide su paquete básico que sólo incluye una simple corrección de color antes de la entrega. Cuando el fotógrafo envía las primeras pruebas de las fotografías elegidas, el cliente está encantado con las imágenes, pero se da cuenta de que hay un elemento en una fotografía que quiere eliminar y pide al fotógrafo que lo cubra.

El retoque fotográfico es un servicio avanzado que crea un producto de mayor calidad y conlleva un aumento de precio. El fotógrafo explica que el retoque no está incluido en su tarifa acordada y ofrece un nuevo precio por las fotos retocadas. Para ser más complaciente, el fotógrafo también ofrece la opción de reducir el número total de fotos entregadas mientras proporciona el servicio de retoque fotográfico, ya que aplicar la corrección del color a menos imágenes ahorraría tiempo y recursos al fotógrafo. El cliente opta por esta opción para poder recibir las fotos con las que está satisfecho con la tarifa original.

Desplazamiento del presupuesto

Un coleccionista de arte encarga una obra a un pintor. Mientras el pintor está trabajando en el cuadro, recibe una llamada del cliente pidiéndole que baje el presupuesto ya que calculó mal lo que podía ofrecer por el cuadro.El artista ha calculado su presupuesto basándose en una estimación de las horas necesarias para la obra, y si reduce el presupuesto sin sacrificar la calidad, bajará su tarifa horaria para el proyecto.

El pintor explica que, para mantener el plazo, no puede ajustar el coste de la pieza, ya que le está quitando tiempo de estudio que, de otro modo, podría dedicar a un trabajo de precio completo. Sin embargo, si al cliente no le importa esperar, el pintor puede rebajar la tarifa por un plazo abierto.Esto permite al pintor llenar su agenda con trabajo a gran escala mientras trabaja en la pintura durante los huecos en los que no tiene un cliente activo. El cliente acepta esperar, y el pintor completa el proyecto entre otras pinturas durante varias semanas.

La fluidez de las restricciones

Una empresa de catering contrata una cena para una conferencia y se compromete a proporcionar la hora del cóctel y el servicio de cena para los invitados a la conferencia. En la semana del banquete, los organizadores de la conferencia reciben peticiones de un menú especializado para un invitado importante y sus empleados, por lo que solicitan a la empresa de catering que modifique el menú para incluir nuevas ofertas de dieta especializada.

Estas comidas especiales no formaban parte del acuerdo inicial. Por ello, para adaptarse a ellas, el servicio de catering tendrá que comprar ingredientes adicionales, mientras que ya no necesita algunos ingredientes que compró para el menú original. El servicio de catering explica que puede adaptarse a las necesidades dietéticas especiales, pero los organizadores deben pagar los costes de los ingredientes adicionales, lo que los organizadores aceptan.