Las empresas utilizan diversos tipos de escritos comerciales para comunicarse con sus colegas, trabajadores y clientes. La forma o el contenido de estas cartas pueden estar determinados por el propósito. Es posible que puedas comunicarte con mayor eficacia y cautivar a tu audiencia si entiendes los diferentes tipos de escritura empresarial.
En este artículo, explicamos los diferentes tipos de redacción empresarial, proporcionamos ejemplos comunes y ofrecemos consejos para mejorar sus habilidades.
Tipos de redacción empresarial
Existen cuatro tipos generales de redacción empresarial, todos los cuales incluyen la comunicación con colegas, jefes, clientes y otras partes interesadas de la empresa. El propósito o el contenido de estas comunicaciones puede variar en función de la categoría de escritura empresarial.
- Instrucción: La escritura empresarial instructiva tiene como objetivo proporcionar instrucciones u orientación a los lectores. Por ejemplo, un manual de usuario puede dar a los empleados un proceso paso a paso para completar una tarea.
- Informativos: La escritura comercial informativa tiene como objetivo informar a los lectores o registrar información relacionada con la empresa. Por ejemplo, un estado financiero documenta el rendimiento financiero de una empresa y las actividades relacionadas.
- Persuasivos: La escritura empresarial persuasiva convence o influye a sus lectores, normalmente para hacerles sentir algo positivo. Por ejemplo, las organizaciones utilizan las propuestas para mostrar su negocio y conseguir contratos con los clientes.
- Transaccional: La escritura comercial transaccional se refiere a las comunicaciones cotidianas realizadas en el trabajo o relacionadas con los negocios. Por ejemplo, un consultor que trabaja en un proyecto puede enviar una factura a su cliente detallando sus servicios y la información de facturación relacionada.
Ejemplos comunes de escritura comercial
Puede utilizar la siguiente lista para conocer ocho ejemplos comunes de redacción empresarial que puede encontrar en el lugar de trabajo:
Cartas comerciales
Una carta comercial es un ejemplo de escritura comercial transaccional. Se trata de un documento formal e impreso que una persona envía a un colega, supervisor o socio profesional. Por lo general, las personas utilizan este tipo de escritura comercial cuando realizan comunicaciones relacionadas con el empleo o los negocios.
Por ejemplo, un empleado puede escribir una carta de dimisión para comunicar su decisión de dejar el trabajo. O un profesional de las ventas puede enviar cartas comerciales a sus clientes para presentar un nuevo producto y describir sus características. Hay varios tipos de cartas comerciales, entre ellos:
- Cartas de propuesta comercial
- Cartas de recomendación
- Cartas de seguimiento de entrevistas
- Cartas de oferta
- Cartas de dimisión
Aunque el contenido varía, las cartas comerciales suelen seguir un formato definido. Debe incluir la información de contacto del remitente y del destinatario, un saludo formal, una declaración final y la firma del remitente. El cuerpo de la carta puede constar de uno o varios párrafos que transmitan el mensaje deseado. Debido a su carácter formal y al tiempo que puede llevar su envío, este tipo de escrito comercial no es adecuado para enviar mensajes con rapidez.
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Correos electrónicos
Un correo electrónico es otro ejemplo de redacción comercial transaccional. Probablemente represente el tipo de redacción comercial que los profesionales utilizan con más frecuencia. Mediante el correo electrónico, el remitente puede transmitir su mensaje a un destinatario casi instantáneamente a través de Internet.
Normalmente, una persona envía un correo electrónico a sus colegas o clientes para proporcionarles información o pedirles que tomen medidas sobre algo. Por ejemplo, un supervisor puede enviar un correo electrónico a uno de sus empleados pidiéndole que recabe información sobre un nuevo producto. O un equipo que trabaja en un proyecto puede enviar un correo electrónico con detalles sobre su progreso al cliente.
Al igual que una carta comercial, los correos electrónicos comerciales suelen incluir un saludo, una declaración final y la información de contacto del remitente. Aunque los correos electrónicos tienden a ser un método de comunicación menos formal, deben seguir un lenguaje y una gramática adecuados para demostrar profesionalidad en el trabajo.
Normalmente, un correo electrónico es relativamente breve y transmite un único mensaje o propósito, porque los destinatarios no suelen dedicar demasiado tiempo a leer los correos electrónicos. Un elemento esencial de un correo electrónico es su línea de asunto, que puede proporcionar contexto sobre lo que el lector puede esperar encontrar en su mensaje.
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Memos
Un memorándum empresarial representa un ejemplo de escritura empresarial instructiva. Es un método breve y menos formal de comunicar información dentro de una organización. Normalmente, las empresas utilizan los memorandos para comunicaciones masivas en lugar de mensajes personales. Por ejemplo, el departamento de recursos humanos puede enviar un memorándum sobre cambios en los procedimientos o políticas de la empresa a los empleados. O un directivo puede enviar uno a las partes interesadas internas para informarles del lanzamiento de un nuevo producto.
Un memorándum suele ser un mensaje breve centrado en un propósito, por lo que no debería tardar en leerse. Aunque es menos formal que un informe o una carta comercial, debe mantener un lenguaje apropiado para el lugar de trabajo. Al igual que otros tipos de escritos empresariales, los memorandos pueden incluir una introducción, un párrafo del cuerpo, una conclusión y la información de contacto del remitente. Los memorandos suelen llevar un encabezado para informar a los destinatarios del propósito del mensaje y pueden incorporar otros detalles, como la fecha.
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Manuales
Un manual de instrucciones es otro ejemplo de escritura empresarial instructiva. Un manual del empleado proporciona información a los empleados para asegurarse de que entienden y cumplen las políticas y procedimientos de la empresa.
Algunos empleados reciben manuales que proporcionan instrucciones que pueden seguir para realizar su trabajo o completar tareas específicas. Dependiendo del tamaño de la organización, el propietario de la empresa o un departamento de recursos humanos pueden ayudar a redactar este documento. También pueden consultar a un abogado para que les ayude a redactar los términos y condiciones legales.
Un manual instruye a los empleados, por lo que debe utilizar un lenguaje directo y conciso para garantizar su comprensión. También incorpora información importante que los empleados necesitan conocer para realizar su trabajo o seguir las normas de la empresa. Por ejemplo, un manual describe las políticas de la empresa en cuanto a remuneración, código de vestimenta, tiempo libre y horarios. También puede proporcionar información sobre la empresa, como su misión, valores, historia y condiciones de empleo. Los empleados necesitan toda esta información de una manera fácil de entender para ayudarles a empoderarse en el trabajo.
Informes empresariales
Un informe empresarial representa un ejemplo de escritura empresarial informativa. Este tipo de documento resume información importante sobre la empresa o un proyecto específico. Normalmente, su objetivo es proporcionar datos, investigaciones y otra información para ayudar a los gerentes, ejecutivos u otras partes interesadas a tomar decisiones relacionadas con la empresa. Las empresas utilizan varios tipos de informes, por ejemplo:
- Informes de cumplimiento
- Informes de viabilidad
- Informes de investigación
- Informes de recomendación
Escribir un informe empresarial requiere objetividad en lugar de insertar las opiniones personales sobre el tema. Los lectores deben basarse en los hechos, la investigación y los datos que contiene para tomar una decisión. Sin embargo, los informes que incorporan secciones de recomendaciones permiten algunas opiniones cuando el autor sugiere posibles soluciones a los problemas. El formato puede variar, pero los informes empresariales suelen incluir los siguientes elementos:
- Resumen ejecutivo
- Índice de contenidos
- Introducción
- Párrafo(s) del cuerpo
- Conclusión
- Referencias
- Anexo
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Agendas de reuniones
El orden del día de una reunión es otro ejemplo de redacción empresarial informativa. Se trata de un documento en el que se describen los temas que se tratarán en una reunión y los objetivos que se pretenden alcanzar. La persona que dirige la reunión puede redactar el orden del día o delegar la tarea en otra persona.
Este documento establece el plan, y cada asistente recibe una copia impresa para ayudarle a seguir y mantenerse en el tema. Este tipo de redacción empresarial es esencial porque puede ayudar a que las reuniones sean más eficaces y productivas.
El orden del día de una reunión sirve de esquema, por lo que no requiere una redacción formal. En su lugar, puede utilizar frases incompletas, taquigrafía o viñetas. El redactor también incorpora un calendario de eventos—identifica las preguntas o la información que hay que tratar, las tareas que hay que realizar y las personas que se encargarán de ellas. También se define el tiempo que se va a dedicar a cada tarea o tema. La agenda de la reunión también puede incluir otros detalles, como la fecha, la hora y el lugar de la reunión.
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Comunicados de prensa
Un comunicado de prensa puede servir como ejemplo de escritura empresarial persuasiva. Las organizaciones utilizan los comunicados de prensa para compartir anuncios o noticias con un público externo. Normalmente, cuentan con un departamento de comunicación o de relaciones públicas que se encarga de esta tarea.
Las empresas pueden publicar un comunicado de prensa en su sitio web o en publicaciones de noticias, ya sea en línea o en periódicos. Su propósito suele ser promocionar una organización o construir su reputación—aunque a veces una organización debe utilizar un comunicado de prensa en respuesta a noticias o acontecimientos negativos.
Dado que los comunicados de prensa llegan al público, deben utilizar un lenguaje profesional e información precisa. No debe superar las 500 palabras para mantener a los lectores atentos. A menudo, los redactores pueden añadir interés o un elemento más personal incorporando testimonios o citas de partes interesadas relevantes.
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Boletines informativos
Un boletín de noticias es un ejemplo de escritura empresarial que las organizaciones pueden utilizar interna y externamente. Mientras que los boletines internos tienen una finalidad informativa, los externos pueden ser una forma persuasiva de redacción empresarial.
Una organización puede tener personal interno, como los departamentos de comunicación o de recursos humanos, que redacte y distribuya un boletín programado que proporcione noticias y otra información importante sobre la empresa a los empleados. O pueden enviar un boletín de forma regular, por ejemplo mensualmente, a sus clientes para mantenerlos informados sobre la empresa y sus productos o servicios de promoción.
Los boletines de noticias suelen representar un tipo de escritura empresarial menos formal. Los boletines internos de la empresa pueden utilizar un lenguaje más relajado para crear entusiasmo sobre los próximos eventos, celebrar los éxitos recientes o destacar a los empleados más destacados.
Del mismo modo, los boletines externos suelen utilizar un estilo más informal para atraer y relacionarse con sus clientes. Los boletines también pueden incorporar elementos visuales para hacer que los lectores se involucren más. El formato puede variar, pero las empresas deben tratar de ser coherentes con su estilo para asegurarse de que los destinatarios sepan qué esperar cada vez.
Consejos para una redacción empresarial eficaz
Si quiere mejorar sus habilidades, intente incorporar algunos de los siguientes consejos en su próxima comunicación comercial escrita:
Sea conciso
Cuando mantenga correspondencia con otros profesionales, intente que su mensaje sea breve. Durante las horas de trabajo, es posible que los destinatarios no tengan mucho tiempo para leer su mensaje. Recorte las palabras innecesarias o la información irrelevante y mantenga sus mensajes centrados en el punto principal.
Adaptarse a su público
Antes de escribir, piense en sus lectores. Este paso puede ayudarle a determinar qué tipo de contenido es necesario y cuál no, así como el lenguaje y el tono adecuados que debe utilizar. Por ejemplo, si escribes a alguien que no pertenece a tu sector, debes evitar el uso de una jerga industrial que puede no resultarle familiar. O un correo electrónico dirigido a un supervisor puede requerir un tono más formal que el que envías a un compañero de trabajo cercano.
Dividir el texto
A algunas personas les resulta difícil leer o concentrarse en grandes bloques de texto. Divida las diferentes ideas en nuevos párrafos o utilice viñetas para transmitir las ideas rápidamente a los lectores. También puede incorporar elementos como títulos para añadir contexto o demostrar sus ideas principales.
Utilizar plantillas
Si tienes algún tipo de comunicación empresarial que utilizas habitualmente, intenta encontrar o crear plantillas para que el proceso sea más eficiente. Por ejemplo, las plantillas te permiten rellenar los espacios en blanco en lugar de empezar de nuevo cada vez que tengas que escribir el orden del día de una reunión, por ejemplo. Algunas empresas incluso proporcionan plantillas a los empleados para garantizar que los documentos, como los informes comerciales o las presentaciones, mantengan la coherencia.
Revise su trabajo
Siempre debes revisar tus documentos antes de enviarlos o presentarlos. Asegúrese de corregir y eliminar cualquier error ortográfico, gramatical o de otro tipo. Un documento sin errores impresiona a los lectores y demuestra su profesionalidad. También puede pedir a un colega que lo lea para asegurarse de que no se le ha escapado nada.