¿Qué es un flujo de trabajo? (Definición y ejemplos)

La creación de flujos de trabajo para procesos y actividades empresariales comunes es una excelente idea que puede resultar útil para casi cualquier función en cualquier sector. Los flujos de trabajo pueden mejorar las operaciones empresariales y acelerar los procesos de negocio al proporcionar un método organizado para la coherencia, la eficiencia y la productividad. En este artículo, discutimos lo que es un flujo de trabajo y proporcionamos ejemplos de flujo de trabajo.

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es un método para enumerar los pasos repetibles de un proceso o actividad empresarial. Los pasos de un flujo de trabajo suelen tener una secuencia o flujo específico de una etapa a la siguiente hasta que el proceso o la actividad se completan. La principal ventaja de utilizar un flujo de trabajo es que todos los que lo utilizan completan el proceso o la actividad empresarial de la misma manera cada vez. Esto es especialmente útil con plantillas muy grandes para agilizar las tareas que implican a varias personas, mostrar qué tareas hay que completar, enumerar quién se encarga de las tareas e indicar cuánto tiempo deben durar las tareas.

¿Por qué utilizar un flujo de trabajo?

El software de gestión de flujos de trabajo crea esencialmente una lista de tareas categorizadas o una lista de comprobación que puede ayudar a organizar los procesos paso a paso. Casi cualquier proceso es ideal para convertirlo en un diagrama de flujo de trabajo o una lista de comprobación. Mirar ejemplos de formas de utilizar los flujos de trabajo puede ayudarle a:

  • Mejorar el funcionamiento de la empresa
  • Eliminar las acciones redundantes
  • Reducir costes y gastos
  • Crear procesos automatizados
  • Educar a los miembros del equipo o a la dirección
  • Promover los objetivos de la empresa

Ejemplos de flujos de trabajo

Estos son algunos ejemplos de cuándo podría implementar un flujo de trabajo:

Flujo de trabajo de incorporación de empleados

Establecer un flujo de trabajo de incorporación de empleados garantiza que los nuevos contratados no pierdan ningún detalle importante durante el proceso de contratación. Un flujo de trabajo eficaz para las nuevas contrataciones puede evitar errores de contratación y permite a la empresa hacer un seguimiento de la fase en la que se encuentra el candidato en el proceso de contratación. También ayuda a los nuevos contratados a tener una lista de control de las tareas de incorporación y a comprender las etapas del proceso de contratación. Existen herramientas de gestión de flujos de trabajo que las empresas pueden utilizar para establecer flujos de trabajo de incorporación prácticos y eficaces.

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Flujo de trabajo de reuniones de pie

Las reuniones de negocios naturalmente toman más tiempo cuando todos están sentados. Las reuniones de pie, sin embargo, terminan mucho más rápido, lo que puede explicar por qué tantas empresas están empezando a utilizar las reuniones de pie en su lugar. Los flujos de trabajo para las reuniones de pie ayudan a garantizar que todas las personas implicadas sigan el programa de la reunión, entiendan la misma misión y se mantengan en la tarea para lograr los objetivos establecidos. Algunos ejemplos de lo que se puede incluir en un flujo de trabajo de una reunión de pie son:

  • Introducción
  • Reunión de registro
  • Anotar el trabajo de ayer
  • Explicar el trabajo de hoy
  • Abordar cualquier problema
  • Conseguir el 100% de participación
  • Priorizar las notas
  • Fuentes de la lista
  • Revisar las listas de control

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Flujo de trabajo de atención al cliente

Los flujos de trabajo de atención al cliente son útiles para asegurarse de que los agentes de atención al cliente puedan dar respuestas rápidas y coherentes a las preguntas más comunes de la atención al cliente. Los clientes que tienen una experiencia positiva y reciben un excelente servicio de atención al cliente tienen más probabilidades de gastar más dinero y convertirse en clientes habituales.

Cuando los agentes de soporte utilizan un flujo de trabajo de soporte al cliente, pueden proporcionar respuestas rápidas y de alta calidad a las preguntas comunes de los clientes. Si una pregunta inusual ralentiza a un agente de soporte, éste puede añadir esa pregunta al flujo de trabajo para que esté lista una respuesta rápida y precisa para la próxima vez que surja esa pregunta.

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Flujo de trabajo de incorporación de clientes

Un sistema repetible para dar de alta a los clientes es esencial para reducir e influir en el churn, o clientes que dejan de utilizar un producto o servicio. Una vez que los clientes se inscriben en el servicio o producto de una empresa, pueden convertirse en clientes habituales cuando ven el valor de ese producto o servicio. Un flujo de trabajo de incorporación de clientes permite a los miembros del equipo ver en qué punto del proceso de incorporación se encuentra el cliente y garantiza que éste tenga una experiencia positiva, lo que puede aumentar el éxito y los ingresos de la empresa. Algunas herramientas de flujo de trabajo de incorporación de clientes también permiten editar el proceso de flujo de trabajo individual de un cliente.

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Flujo de trabajo de aprobación

Muchas empresas tienen procesos de aprobación de solicitudes de tiempo libre, facturas u órdenes de trabajo que pueden requerir la aprobación de varios gerentes o ejecutivos antes de dar su visto bueno. Por ejemplo, los jefes de marketing, finanzas, desarrollo de negocios y el director general pueden tener que aprobar una solicitud de proyecto.

Un flujo de trabajo de aprobación estructurado puede ayudar a acelerar el proceso porque todas las partes firmantes pueden ver las solicitudes y en qué fase se encuentran las aprobaciones. Un flujo de trabajo de aprobación puede garantizar un proceso de toma de decisiones más eficiente.

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Flujo de trabajo de promoción de contenidos

Un flujo de trabajo de promoción de contenidos resume todos los pasos para la promoción de contenidos, de modo que pueda repetir sus estrategias de promoción con éxito. Un flujo de trabajo le ayuda a seguir un proceso probado para asegurar que su contenido obtiene la exposición que necesita. Sabrá que su flujo de trabajo de promoción de contenidos está funcionando cuando su promoción inicial aumente la exposición, otras personas compartan su contenido y usted vea un número elevado y creciente de comparticiones. Las promociones iniciales pueden incluir mensajes de correo electrónico de los suscriptores, acciones en las redes sociales o alcance de los bloggers.

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Flujo de trabajo de viajes

Algunas grandes empresas pueden tener empleados que viajan al mismo tiempo por diversos motivos, como reuniones con clientes, reuniones con inversores o formación. Para muchas empresas, los viajes implican múltiples procesos, por lo que un flujo de trabajo puede ayudar al viajero a mantenerse organizado para no perderse ningún paso importante. Los flujos de trabajo de viajes pueden enumerar tareas y subtareas, lo que proporciona al viajero una práctica lista de comprobación de los elementos que debe completar. Algunos ejemplos de flujos de trabajo para viajes son el alojamiento, los servicios públicos, la comida, las facturas, la ropa, el equipaje y los billetes.

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Flujo de trabajo de publicación de podcasts

Prepare sus podcasts para el éxito y anime a su audiencia a escuchar cada episodio en su totalidad estableciendo un flujo de trabajo de publicación de podcasts. A medida que un miembro del equipo va marcando elementos en el flujo de trabajo, los demás miembros del equipo pueden ver cada paso y la progresión del podcast. Un flujo de trabajo de publicación de podcasts puede dar lugar a que los oyentes reciban podcasts excelentes de forma constante en cada episodio.

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Flujo de trabajo de marketing de contenidos

Para que el contenido ocupe un lugar destacado en los resultados de los motores de búsqueda, tiene que cumplir unos requisitos específicos. Dado que hay tantas condiciones y requisitos que cumplir, un flujo de trabajo de marketing de contenidos bien construido garantiza que el contenido cumple con todas las condiciones de SEO, sigue los requisitos clave del marketing de contenidos y las técnicas de redacción.

Proporciona un enfoque para atraer a los clientes con su contenido y obtener resultados medibles. Los elementos comunes de la lista de comprobación que puede ver en un flujo de trabajo de marketing de contenidos son

  • Utilice un titular con una palabra clave de gran volumen
  • Tener más de 2.000 palabras de contenido
  • Asegúrese de que los subtítulos se centran en las palabras clave
  • Compruebe que cada sección tiene una imagen
  • Utiliza textos alternativos para las imágenes
  • Revisar la gramática y la ortografía
  • Publicar el contenido
  • Construir al menos cinco backlinks
  • Promover el contenido en las redes sociales
  • Haz que los empleados compartan el contenido
  • Gestionar el contenido con anuncios de pago

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Flujo de trabajo de los pedidos de venta

Las firmas físicas y el papeleo manual pueden ralentizar un ciclo de ventas, por lo que los procesos de pedido digitales pueden mejorar el servicio al cliente, reducir los retrasos y promover la viabilidad del negocio.

Por ejemplo, las empresas pueden crear procesos de pedidos digitales con sistemas de pedidos de venta automatizados. Un flujo de trabajo de pedidos de venta totalmente digital puede reducir las posibilidades de errores, omisiones y malentendidos, a la vez que acelera el ciclo de ventas con formularios aptos para móviles y firmas electrónicas. Este es un ejemplo de un flujo de trabajo de pedidos de venta automatizados:

  1. Un vendedor crea la orden de venta.
  2. El gerente aprueba la orden de venta.
  3. El vicepresidente aprueba la orden de venta si se hace un descuento.
  4. El cliente externo firma la orden de venta.
  5. El cliente recibe la factura de facturación.
  6. El cliente paga la factura.
  7. El departamento de cumplimiento entrega el producto.
  8. El departamento de registros organiza los archivos y guarda los documentos digitales.

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Flujo de trabajo de incidencias

A menudo, varios equipos tienen que evaluar los informes de incidentes, y los equipos deben gestionarlos lo más rápidamente posible para resolver los problemas. Por ello, los procesos de informes de incidentes se benefician de convertirse en flujos de trabajo automatizados para dirigir los informes electrónicos a las partes pertinentes de forma automática y compartir la información con los equipos más rápidamente. Estos son algunos ejemplos de lo que se puede encontrar en un flujo de trabajo de incidentes:

  1. Un empleado denuncia un incidente.
  2. El primer equipo evalúa el incidente.
  3. El primer equipo pasa la información al jefe de departamento.
  4. Un jefe de departamento identifica una solución.
  5. Un jefe de departamento crea y asigna un equipo de respuesta.
  6. El equipo de respuesta pone en práctica la solución.
  7. El equipo de atención al cliente realiza una evaluación de riesgos para evitar futuros incidentes.

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