Hojas de ruta: Definiciones, guía práctica y ejemplos

Las hojas de ruta pueden ayudar a las empresas a entender mejor las conexiones entre varios proyectos, departamentos, empleados y estrategias. Las visualizaciones proporcionadas por las hojas de ruta pueden guiar a las partes interesadas de la empresa, a los supervisores o a los directivos en la toma de decisiones clave o en el desarrollo de nuevas tácticas empresariales. En este artículo, analizamos la definición de las hojas de ruta, los beneficios de las mismas, los pasos necesarios para crear una hoja de ruta y ejemplos de varias hojas de ruta para ayudarle a desarrollar la suya propia.

¿Qué es una hoja de ruta?

Una hoja de ruta es un documento visual de los planes, estructuras, objetivos y plazos de una empresa. Las hojas de ruta proporcionan guías ilustrativas de las estructuras de los departamentos, las agendas de los proyectos, los planes de negocio y otros documentos textuales que pueden beneficiarse de la visualización. Los gestores de proyectos, supervisores y otros líderes de la empresa suelen crear hojas de ruta para sus equipos o negocios.

¿Por qué son importantes las hojas de ruta?

Los elementos visuales de las hojas de ruta pueden ayudar a los equipos de proyecto, los departamentos y las empresas de muchas maneras, entre ellas:

  • Proporcionar a los individuos una comprensión gráfica de cómo sus funciones afectan al proyecto, al departamento o a la empresa en su conjunto.
  • Crear un cronograma ilustrado de los distintos plazos y duraciones de las tareas de un equipo o empresa
  • Ayudar a las partes interesadas, como los dirigentes de la empresa y los inversores, a comprender mejor los planes, las tareas y las estructuras de la empresa.
  • Dar a los jefes de proyecto, supervisores de departamento o gerentes la capacidad de delegar y supervisar tareas específicas relacionadas con objetivos empresariales más amplios

Tipos de hojas de ruta

Los tipos de hojas de ruta varían en función de los objetivos, las tareas y las estructuras particulares del equipo o la empresa que las crea. Estos son algunos tipos de hojas de ruta que las empresas, los departamentos y los equipos de proyectos pueden utilizar:

  • Hojas de ruta de los departamentos: Algunos equipos o departamentos internos crean hojas de ruta para optimizar sus operaciones y estrategias. Los profesionales de TI, por ejemplo, pueden crear hojas de ruta para sus estructuras de red, procesos informáticos, protocolos de ciberseguridad y otros sistemas tecnológicos.

  • Hojas de ruta para el desarrollo empresarial: Las hojas de ruta de desarrollo de negocio ayudan a las empresas a navegar con rapidez y eficacia en el crecimiento de sus operaciones. Una hoja de ruta de desarrollo empresarial describe la relación entre las estrategias generales de la empresa, las iniciativas de los proyectos y las necesidades del mercado.

  • Hojas de ruta del producto: Una hoja de ruta del producto visualiza el desarrollo de un producto. Los equipos de desarrollo de productos o empresas enteras pueden beneficiarse de las hojas de ruta de productos, dependiendo de la estructura y los objetivos de la empresa.

  • Hojas de ruta del proyecto: Las hojas de ruta de los proyectos proporcionan una comprensión gráfica de los objetivos, los plazos, las tareas y los resultados de un determinado proyecto. Los gestores o líderes de proyectos suelen crear hojas de ruta de proyectos para gestionar los recursos, delegar responsabilidades y compartir los avances con sus equipos.

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Cómo desarrollar una hoja de ruta

Las empresas o los equipos que buscan proporcionar a los empleados una comprensión más profunda de todos los componentes relacionados con un proyecto, un departamento o un objetivo pueden considerar el desarrollo de una hoja de ruta. Los detalles de su hoja de ruta pueden variar en función de las necesidades, los objetivos, el modelo de negocio y otros factores relacionados de su equipo o empresa. Estos son los 6 pasos que debe seguir para elaborar su hoja de ruta:

1. Comprender la visión global

El diseño de los subcomponentes de las hojas de ruta, como las tareas y los plazos, resulta más fácil cuando ya se entiende la razón principal para crear la hoja de ruta. La visión general de la hoja de ruta puede ser el desarrollo de un nuevo producto, la reestructuración de un departamento específico o la gestión de un gran proyecto interdepartamental. Cuando considere el objetivo general de la hoja de ruta, piense en sus objetivos para la hoja de ruta, por ejemplo:

  • Proporcionar beneficios futuros a sus clientes, como servicios más eficientes
  • Mejorar las operaciones o la estructura de su empresa
  • Ayudar a su empresa a alcanzar objetivos más amplios, como la ampliación del negocio
  • Orientar las responsabilidades y elecciones de los empleados individuales
  • 1. Cómo beneficiar a las partes interesadas

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2. Crear los objetivos únicos

La mayoría de las hojas de ruta tienen objetivos específicos dentro de una visión más amplia. Por ejemplo, si está creando una hoja de ruta con el objetivo general de desarrollo empresarial, los objetivos más pequeños pueden incluir el aumento del crecimiento del mercado, la contratación de nuevos empleados o la retención de más clientes. La creación de objetivos más pequeños dentro de la visión más amplia de la hoja de ruta ayuda a las personas y a los equipos a comprender sus responsabilidades y a hacer un seguimiento del progreso de la empresa.

3. Apoyar los objetivos

Apoye cada objetivo de la hoja de ruta con las tareas y asignaciones pertinentes. En algunas hojas de ruta, como las de producto o desarrollo, incluya también los plazos. Indique en la hoja de ruta qué empleados, equipos o departamentos tienen responsabilidades y tareas específicas.

Dependiendo del tipo de hoja de ruta y de su función en relación con la misma, es posible que tenga que consultar con otros empleados a la hora de asignar o diseñar las tareas y deberes de la hoja de ruta. Por ejemplo, si la hoja de ruta de un proyecto implica a varios departamentos, considere la posibilidad de reunirse con otros líderes de departamento para discutir sus contribuciones al proyecto.

4. Mostrar la estructura

Una de las principales ventajas de las hojas de ruta es su representación visual de las relaciones entre los distintos componentes del proyecto, los miembros del equipo o los departamentos. Los elementos estructurales exactos de una hoja de ruta varían en función del tipo de hoja de ruta, pero pueden incluir

  • Flujos de trabajo, o tareas realizadas en un orden determinado
  • Métodos de comunicación entre departamentos o empleados
  • Plazos y fechas concretas
  • Jerarquías dentro de los departamentos o equipos
  • Categorías de tareas, como las que están en curso o las estratégicas

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5. Minimizar los riesgos

Anticipe los retos relacionados con una determinada hoja de ruta con antelación. Las hojas de ruta le ayudan a crear planes por adelantado, lo que le da la oportunidad de reducir cualquier riesgo potencial antes de que se convierta en un problema. Por ejemplo, si observa una discrepancia entre los plazos, averigüe la fecha correcta y asegúrese de que todos los empleados implicados en la hoja de ruta actualicen sus calendarios.

6. Revisar la hoja de ruta a lo largo del tiempo

A medida que el proyecto o las tareas relacionadas con la hoja de ruta comiencen, modifique su hoja de ruta según sea necesario. Las hojas de ruta son documentos flexibles que se pueden modificar o actualizar en función de la información reciente, los avances o las subtareas. La mayoría de las empresas optan por crear sus hojas de ruta en formato digital para facilitar su modificación.

Ejemplos de hojas de ruta

He aquí algunos ejemplos de hojas de ruta específicas que pueden ayudar a su proyecto, equipo o empresa:

Hoja de ruta del plan Sprint

Los planes Sprint son un tipo de hoja de ruta del producto. Este tipo de hoja de ruta se centra en la entrega, lo que significa que su objetivo es desarrollar un producto con la mayor rapidez y eficiencia posibles. Las hojas de ruta de los planes de sprint ayudan a los equipos a programar períodos de desarrollo de productos centrados y a coordinar los esfuerzos con otros departamentos.

Hoja de ruta para la puesta en marcha

Las hojas de ruta para startups ayudan a las nuevas empresas a iniciar o desarrollar sus operaciones comerciales. Una hoja de ruta para startups orienta a las empresas jóvenes a la hora de determinar cuáles son sus principales prioridades y cómo llevarlas a cabo. Los componentes de una hoja de ruta para startups pueden incluir objetivos como:

  • Establecer protocolos empresariales
  • Puesta en marcha de las operaciones
  • Abrir nuevos departamentos o contratar más empleados
  • Redactar las políticas de la empresa
  • Llegar a nuevos públicos

Hoja de ruta de la estrategia de marketing

Una hoja de ruta de la estrategia de marketing es un tipo de hoja de ruta del departamento. Los equipos de marketing crean hojas de ruta estratégicas para ayudar a los empleados a trabajar hacia objetivos unificados y a comprender sus responsabilidades individuales. La mayoría de los departamentos de marketing trabajan en múltiples campañas publicitarias y tácticas a la vez, por lo que las hojas de ruta pueden ayudar a equilibrar estas estrategias y proyectos con mayor eficiencia.

Las hojas de ruta de la estrategia de marketing varían en función de los objetivos actuales del equipo o la empresa, pero pueden incluir objetivos relacionados con:

  • Uso de múltiples canales de marketing, como los blogs y las redes sociales
  • Llegar a los miembros del público objetivo
  • Fidelización de la marca
  • Crear un contenido más detallado
  • Realización de campañas específicas

Hoja de ruta ágil

Las hojas de ruta ágiles son un tipo de hoja de ruta de TI. Agile se refiere a una estrategia de desarrollo de software en la que los diferentes equipos colaboran entre sí. Una hoja de ruta ágil puede ayudar a los profesionales de TI a comprender mejor tanto sus responsabilidades individuales como los objetivos generales de sus proyectos de software actuales o futuros.

Hoja de ruta del calendario de objetivos

Los calendarios de objetivos ofrecen una visión más amplia de las metas, los proyectos y los plazos de una organización. Una línea de tiempo de objetivos puede ayudar a los líderes de la empresa y a las partes interesadas a comprender mejor cómo se relacionan todos los componentes de empresas más grandes o complejas. Los calendarios de objetivos describen de forma concisa cómo se relacionan las distintas tácticas empresariales con productos, proyectos o resultados específicos.

Hoja de ruta de la empresa

Una hoja de ruta empresarial es la visualización de sus planes de negocio, es decir, los documentos que describen las operaciones principales y los objetivos a largo plazo de su empresa. Los planes de negocio ayudan a los responsables de la empresa a crear, gestionar y supervisar diversas tareas y cometidos. Una hoja de ruta empresarial también ayuda a que la estructura y las ambiciones generales de la empresa queden claras para todos los empleados, clientes y partes interesadas.

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Hoja de ruta del comercio electrónico

Las hojas de ruta del comercio electrónico pueden beneficiar a cualquier empresa con una plataforma de compras en línea. Una hoja de ruta para el comercio electrónico ayuda a las empresas a hacer un seguimiento de cómo los distintos departamentos, como el de marketing y el de desarrollo, apoyan la tienda en línea de la empresa. Las hojas de ruta del comercio electrónico suelen incluir:

  • Estrategias para captar más clientes
  • Plazos que afectan a todos los departamentos, como el lanzamiento de nuevos productos o eventos de ventas
  • Proyectos relacionados con el crecimiento de la plataforma de comercio electrónico
  • Técnicas para animar a los clientes actuales a volver a comprar

Hoja de ruta de la estrategia de datos

Los equipos de TI o de datos suelen crear hojas de ruta de estrategia de datos. Una hoja de ruta de estrategia de datos muestra los esfuerzos para optimizar las operaciones de datos de una empresa, como el almacenamiento, la recopilación y la gestión de datos. Los equipos de TI suelen compartir las hojas de ruta de la estrategia de datos con toda la empresa, ya que las operaciones de datos afectan a todos los departamentos. Por ejemplo, los equipos de ventas pueden beneficiarse de la comprensión de cómo y dónde su departamento de TI almacena de forma segura los datos de los clientes.

Hojas de ruta de arquitectura empresarial

Las hojas de ruta de la arquitectura empresarial se centran en el desarrollo, la reestructuración y el crecimiento del personal y los departamentos internos de una empresa. Una hoja de ruta de arquitectura empresarial muestra los cambios que se van a producir o que se están produciendo en la estructura interna de una empresa. Las hojas de ruta de la arquitectura empresarial pueden ayudar a las empresas a determinar estos cambios estructurales en relación con la mejora de la eficiencia y la rentabilidad. Las empresas más grandes o de rápido desarrollo suelen ser las que más se benefician de una hoja de ruta de arquitectura empresarial.

Hoja de ruta de la inteligencia empresarial

Las hojas de ruta de la inteligencia empresarial (BI) describen cómo se relacionan las distintas estructuras, procesos y responsabilidades de la empresa. Los profesionales de BI crean planes e iniciativas estratégicas para su empresa basándose en la recopilación y el análisis de datos. Una hoja de ruta de inteligencia empresarial ayuda a los líderes de la empresa a optimizar los protocolos, las comunicaciones y las iniciativas de crecimiento de la empresa.

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Hojas de ruta con calendario de publicación

Otro tipo de hoja de ruta del producto es la hoja de ruta del calendario de lanzamientos. Las hojas de ruta del calendario de lanzamientos ayudan a los equipos a planificar lo que hay que lograr en los distintos plazos para los lanzamientos de productos por fases. Por ejemplo, un equipo de programadores puede decidir antes del lanzamiento de un nuevo producto cuándo lanzar la primera actualización de software para poder planificar de forma proactiva la corrección de cualquier fallo tecnológico.

Las hojas de ruta de los calendarios de lanzamiento también pueden mejorar la colaboración entre los departamentos relacionados con el desarrollo o el lanzamiento del producto. Los equipos de atención al cliente, por ejemplo, necesitan prepararse para ayudar a los clientes de forma diferente tras una nueva actualización de los productos tecnológicos existentes.

Hoja de ruta de capacidades

Una hoja de ruta de capacidades visualiza los proyectos futuros de una empresa. Las hojas de ruta de capacidades ayudan a las empresas a planificar iniciativas más grandes y ambiciosas. Una hoja de ruta de capacidades suele representar un marco temporal más largo que otras hojas de ruta, ya sea de varios trimestres o años.

Hojas de ruta ahora-siguiente-más tarde

Las hojas de ruta «ahora-siguiente-tardío» ayudan a los departamentos o empresas a determinar sus prioridades a corto y largo plazo. Una hoja de ruta ahora-siguiente-tardío permite a las empresas comprender visualmente sus tareas o plazos más urgentes sin dejar de ser conscientes de sus responsabilidades futuras. Las hojas de ruta del futuro pueden beneficiar a las organizaciones con proyectos que tienen muchos componentes diferentes. Una hoja de ruta ahora-siguiente-posterior puede, por ejemplo, ayudar a su equipo a explicar el valor global de un próximo producto a los clientes sin anunciar los plazos exactos.

Hojas de ruta Swimlane

Una hoja de ruta de carriles de natación muestra las iniciativas de un departamento o empresa por categorías, como ventas o marketing, en lugar de una línea de tiempo. Las hojas de ruta Swimlane son ideales para proyectos con duraciones o plazos imprecisos para las tareas. Una hoja de ruta Swimlane ayuda a los distintos equipos a entender cómo contribuyen sus responsabilidades individuales a todo el proyecto.

Hoja de ruta Kanban

Una hoja de ruta Kanban es un tipo de hoja de ruta utilizada para mejorar la organización entre los equipos. Kanban es una estrategia utilizada por algunos departamentos o empresas para mejorar los flujos de trabajo y las comunicaciones. En una hoja de ruta Kanban, los supervisores pueden categorizar claramente las tareas y responsabilidades en función de si están en desarrollo o ya se han completado.

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Hojas de ruta de la cartera

Una hoja de ruta de la cartera es ideal para las empresas con múltiples ofertas. Las hojas de ruta de la cartera visualizan las estrategias, los desarrollos y las operaciones de determinadas líneas de productos o servicios. Los líderes de la empresa y las partes interesadas a menudo se benefician de las hojas de ruta de la cartera, ya que les ayuda a entender los objetivos generales de la empresa en relación con los servicios o bienes específicos.

Hojas de ruta del mercado

Las hojas de ruta del mercado ayudan a las empresas a anunciar y vender productos o servicios en varios mercados. Por ejemplo, una empresa puede vender sus sistemas tecnológicos a consumidores individuales y a organismos gubernamentales, y una hoja de ruta de mercado representa los cambios dentro de los mercados pertinentes en relación con los bienes o servicios de la empresa.

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