El mapeo de procesos de negocio es un método de mapear los procesos de negocio para entenderlos mejor. Es una herramienta beneficiosa para aumentar la eficiencia, identificar errores e impulsar la colaboración entre la empresa y sus clientes. Si quiere crear gráficos y mapas que ayuden a su empresa a organizar y evaluar sus procesos, quizá quiera saber más sobre el mapeo de procesos empresariales.
En este artículo, definimos el mapeo de procesos de negocio, explicamos por qué es importante y enumeramos diferentes tipos de mapeo de procesos de negocio, incluyendo ejemplos.
¿Qué es el mapeo de procesos empresariales?
Una empresa puede utilizar los diagramas de flujo para crear un mapa de procesos, que muestra las diferentes etapas de una actividad. Estos mapas de procesos ayudan a las empresas a detectar cuándo se puede terminar un trabajo, cómo se puede terminar y por qué se debe terminar. Los diagramas de flujo se utilizan para crear estos diagramas y suelen incluir rombos, cuadrados, círculos, rectángulos o flechas.
Un mapa de procesos de negocio también proporciona una guía visual del proceso previsto de una tarea y ofrece los posibles resultados de una actividad, ya que las flechas representan el movimiento de una actividad. El objetivo principal del mapa de procesos de negocio es ilustrar visualmente los pasos de un proceso de negocio. Esto permite a las partes interesadas de una empresa ver y comprender los procesos de la empresa en los que invierten.
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¿Por qué es importante el diagrama de procesos empresariales?
He aquí algunas razones por las que es importante que las empresas utilicen el diagrama de procesos empresariales:
Mayor transparencia
Un diagrama de flujo de los procesos de una empresa permite a las partes interesadas visualizar los procesos de la empresa, lo que les permite dar su opinión o hacer preguntas. Por ejemplo, las partes interesadas pueden querer saber cómo construye una empresa un producto que apoyan, por lo que el mapeo puede mostrarles fácilmente ese proceso, lo que aumenta la transparencia entre la empresa y sus partes interesadas. Es importante que una empresa sea transparente con sus grupos de interés para poder fomentar relaciones beneficiosas con las personas que la apoyan.
Mejorar la claridad de los procesos
Como un diagrama de flujo ilustra claramente los pasos de una tarea o actividad, mejora la claridad de todo el proceso. Esto significa que todos los equipos o departamentos implicados en un proyecto pueden ver y entender el proceso, lo que ayuda a la organización interfuncional. Un diagrama de flujo también mejora la claridad porque simplifica un proceso en pasos más pequeños en comparación con la visión del proceso como un todo y el intento de determinar las tareas adecuadas necesarias para lograr un objetivo mayor.
Mejorar la comunicación
Como el mapeo de los procesos empresariales aumenta la visibilidad y la claridad, también promueve una mejor comunicación. Con un mapeo eficaz de los procesos empresariales, los diferentes equipos poseen el mismo diagrama de flujo, por lo que pueden debatir fácilmente los procesos juntos y hacerse preguntas unos a otros. También puede mejorar la comunicación entre los equipos y las partes interesadas, lo que permite una colaboración productiva.
Estandarización
Mediante el mapeo, una empresa puede crear procesos estandarizados. Esto asegura que una empresa o sistema realiza un proceso de la misma manera cada vez. La estandarización también ayuda a disminuir los errores o ineficiencias dentro de la producción, y si hay errores, la empresa puede identificarlos y solucionarlos fácilmente localizando rápidamente dónde se ha producido un error.
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6 tipos de gráficos de mapeo de procesos empresariales
Aquí tienes seis tipos de gráficos de mapeo de procesos empresariales que puedes utilizar para hacer un seguimiento de las actividades de la empresa, junto con ejemplos:
1. Diagrama de flujo del proceso básico
Un diagrama de flujo de procesos básico es el tipo de diagrama de flujo más sencillo. Suele fluir de arriba abajo y muestra los pasos de un proceso en un flujo agrupado. Debido a su sencillez, los profesionales pueden dibujar los organigramas a mano o crearlos en un programa informático. Este tipo de diagrama de flujo también permite a los usuarios ver todas sus tareas simultáneamente, lo que puede ayudarles a identificar redundancias o incoherencias. Los diagramas de flujo de procesos básicos son herramientas beneficiosas para mostrar procesos complejos de forma sencilla. Una empresa puede utilizar un diagrama de flujo de procesos básicos por muchas razones, como para planificar encuestas o estrategias de investigación.
Ejemplo: Un gestor de productos quiere realizar una investigación sobre los deseos de los clientes, por lo que crea un diagrama de flujo del proceso básico para planificar una encuesta. Para ello, colocan las preguntas en un diamante, y diferentes flechas representan las respuestas «sí» y «no.» Dependiendo de la respuesta del cliente, la flecha le lleva a una pregunta o afirmación correspondiente. Por ejemplo, si la encuesta pregunta si es probable que un cliente vuelva a comprar en la empresa, responder «no» puede llevar a un diamante que pregunte por qué. Responder «sí» puede llevar a una nueva pregunta o a otra pregunta aclaratoria.
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2. Diagrama de carriles de natación
Los diagramas de canalización utilizan dos o más columnas o filas, dependiendo de si el gráfico es horizontal o vertical, para representar diferentes temas o subtemas. El propósito de un diagrama de carril de natación es determinar quién realiza tareas específicas en un proceso. Las filas o columnas se asemejan a los carriles de natación, que es de donde este diagrama recibe su nombre. Este diagrama es beneficioso para los procesos interfuncionales porque cada fila o columna puede representar un tema diferente, como las ventas y el marketing. Las flechas cruzan los carriles para conectar las tareas dentro de los diferentes temas, mostrando cómo cada paso se conecta dentro de un sistema.
Ejemplo: Una empresa de juguetes suele trabajar con clientes, ya sean internos o externos. Esta empresa realiza un seguimiento de las solicitudes de servicio de los clientes para determinar cómo su sistema rastrea los procesos de solicitud. Para ello, utiliza un diagrama de carriles de natación porque puede hacer filas para representar los diferentes aspectos de este proceso, como el cliente, el empleado o el departamento de servicio. De este modo, puede identificar y seguir las diferentes etapas de una solicitud para estandarizar la forma de gestionar el servicio al cliente.
3. Diagrama de estado
Un diagrama de estado describe cómo un sistema u objeto cambia su estado durante un evento. Por ejemplo, una empresa puede querer trazar cómo un factor externo afecta a un proceso interno. Un diagrama de estado consiste en un punto de inicio y un punto final para una tarea. Una tarea u objetivo sólo puede estar en un estado a la vez, pero basándose en factores externos, esta tarea puede cambiar. Las empresas pueden utilizar los diagramas de estado para hacer un seguimiento de estos cambios, identificando los diferentes desarrollos hasta llegar a un punto final. Las flechas de este diagrama representan las transiciones de la tarea.
Ejemplo: Un director de proyecto puede estar en las primeras fases de la producción de un nuevo artículo. Cuando empiezan a producir el artículo en masa, crean un diagrama de estado para evaluar el proceso de producción de principio a fin. Lo hacen porque quieren asegurarse de que el proceso de producción es lo más eficiente posible.
4. Mapa del flujo de valor
Un mapa de flujo de valor ilustra el estado actual de un producto con el fin de estudiarlo y mejorarlo. El mapa de flujo de valor es similar a un diagrama de flujo básico, pero es más complejo para permitir una información en profundidad sobre un proceso. Los diagramas de flujo básicos simplifican el proceso, mientras que los mapas de flujo de valor destacan cada paso de un proceso. Los mapas de flujo de valor son beneficiosos para eliminar los pasos que son innecesarios para la producción o la entrega de un artículo. Suelen utilizar más símbolos para representar cada uno de los factores que componen la producción de un artículo.
Ejemplo: Una empresa utiliza un mapa de flujo de valor para estudiar un nuevo programa para aumentar las habilidades de los empleados' de servicio al cliente. Como el proceso tiene muchos pasos y variables, la empresa utiliza un mapa de flujo de valor para ilustrar la complejidad del programa. La empresa utiliza diferentes símbolos para reflejar cada etapa del proceso. El objetivo de este mapa de flujo de valor es identificar las áreas de su programa de formación que necesitan ser mejoradas o eliminadas.
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5. Diagrama de flujo de datos
Un diagrama de flujo de datos se centra en el flujo de datos o información necesario para completar una tarea. Su propósito es enfatizar cómo los pasos de una tarea requieren conexión para que los datos se compartan adecuadamente. La información que una empresa puede considerar rastrear incluye:
- La información de un cliente
- Información sobre las transacciones
- Información sobre el pedido o el producto
- Información de envío
- Información de facturación
Este tipo de diagramas puede ser tan sencillo o tan complejo como sea necesario, en función de la cantidad de datos que requiera una tarea. Los diagramas de flujo de datos son beneficiosos para la comprensión de una tarea y para descubrir las inconsistencias dentro de una tarea que se relacionan con los datos.
Ejemplo: Una tienda online utiliza un diagrama de flujo de datos para hacer un seguimiento de la información relativa a los pedidos que recibe de los clientes. Dado que sus beneficios provienen de las ventas online, es importante que la empresa mejore sus procesos— desde que los clientes piden un producto hasta que reciben su paquete. Un diagrama de flujo de datos ayuda a la tienda a identificar cualquier error o incoherencia que pueda ralentizar el tiempo que tarda un cliente en recibir su pedido.
6. Diagrama SIPOC
Los diagramas SIPOC, que es una abreviatura de proveedores, entradas, procesos, salidas y clientes, muestran la información esencial para una tarea. Cada palabra de la abreviatura SIPOC es el tema de su propia fila. Por ejemplo, debajo de las columnas de proveedores, podría haber una lista de los proveedores que una empresa utiliza para completar un proyecto. Los pedidos y el estado de los mismos podrían ir debajo de la columna de entradas y así sucesivamente. Cuando una empresa completa esta tabla, posee un diagrama completo de los requisitos para una tarea concreta.
Ejemplo: Una empresa de fabricación de automóviles utiliza un diagrama SIPOC para trazar las entradas y salidas de su proceso de fabricación de automóviles e identificar los aspectos importantes. Lo hacen para aumentar la eficacia de su proceso e identificar los errores dentro del mismo. Esta empresa en concreto fabricó menos coches de los que suele fabricar por trimestre, por lo que utiliza un diagrama SIPOC para analizar sus entradas y salidas y determinar la causa de la disminución de la fabricación.