Cómo crear un kit de medios de comunicación

Preparar un dossier de prensa puede ayudarle a mantener el control de la imagen de su empresa y facilitar la tarea de periodistas, blogueros y otros contactos con los medios de comunicación cuando lance un producto o busque nuevos anunciantes. Siempre tendrá un kit de prensa a mano si lo mantiene actualizado. Puede ayudarte a decidir qué incluir en tu propio dossier de prensa si revisas los kits de prensa de muestra.

En este artículo, hablamos de qué es un kit de prensa, por qué es importante crear uno, los pasos que puedes seguir para crearlo, ejemplos de cómo puedes utilizarlo y consejos adicionales para crear uno impactante.

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¿Qué es un kit de prensa?

Un kit de prensa es una colección de material promocional que describe a una persona, empresa u organización. Como un kit de prensa incluye información sobre la empresa u organización, así como fotos y archivos de logotipos de alta calidad, permite que los contactos de los medios de comunicación escriban sobre ellos con mayor facilidad. Los kits de prensa también le permiten expresar su organización de forma pública con sus propias palabras, añadiendo su propia descripción, historia e imágenes.

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Ventajas de un kit de prensa

Hay varias razones por las que es beneficioso para una empresa crear un kit de medios de comunicación:

  • Ahorra tiempo: Un kit de prensa ahorra tiempo porque te permite responder a las preguntas más comunes sobre tus productos y servicios antes de hablar con un contacto de los medios de comunicación directamente.

  • Te da el control: Si creas tus propias descripciones de tus productos y servicios, escribes el historial y la descripción de tu empresa y proporcionas imágenes de alta calidad, tendrás un mayor control sobre la forma en que los medios de comunicación y los periodistas presentan tu empresa.

  • Apoya las promociones especiales: Los kits de prensa ayudan a apoyar sus iniciativas promocionales, como eventos especiales o lanzamientos de productos. Puede enviar un kit de prensa a los periodistas para asegurarse de que tienen toda la información y los recursos que necesitan antes de escribir los artículos.

  • Explica los procesos: Cuando trabaje con nuevos clientes, un kit de medios puede ayudarle a explicar sus procesos.

  • Aumenta la confianza del cliente: Los kits de medios de comunicación que explican la historia de su organización y enfatizan sus niveles de experiencia pueden ayudar a aumentar la confianza que los clientes tienen en su negocio.

Cómo crear un media kit

Estos son los pasos básicos para crear un kit de medios exitoso:

1. Evalúe ejemplos de kits de medios en línea

Busca ejemplos de carpetas de prensa en Internet para tener una mejor idea de cómo quieres que sea tu carpeta de prensa. También puedes buscar en Internet plantillas que puedas modificar y utilizar para tu propia empresa. El uso de una plantilla puede ahorrar mucho tiempo, ya que se parte de un marco general para el kit de medios y sólo hay que modificarlo para que se adapte a sus propios fines.

  1. Añada su biografía o la sección de descripción de la empresa

Uno de los primeros pasos que debes dar al personalizar una plantilla o crear tu propio kit de medios es crear una biografía. Habla de quién es tu empresa, qué representa y qué la hace única en el sector. También puede incluir una historia de la empresa dentro de esta sección.

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3. Crear biografías individuales

Es una buena idea incluir una breve biografía de las personas clave de la empresa, como el director general, el director de marketing o el director financiero. Aunque el número de biografías puede variar en función del tamaño de la empresa, en general es buena idea incluir entre tres y seis. Asegúrese de que todas las biografías tengan aproximadamente la misma longitud, para que sean visualmente simétricas.

4. Añadir recursos adicionales

Hay una serie de recursos diferentes que podría añadir para los contactos con los medios de comunicación y los reporteros, como comunicados de prensa importantes, hojas informativas que informen al lector sobre productos o servicios específicos y reseñas y citas de clientes. También puede incluir una lista de las preguntas que sus clientes y otros contactos de los medios hacen con más frecuencia, junto con una lista de respuestas. Esto puede ahorrarles tiempo a la hora de escribir artículos sobre su empresa.

5. Añade imágenes

Es importante incluir imágenes de alta calidad que se vean bien tanto en formato digital como impreso. Incluya siempre una versión de alta resolución de su logotipo. También puede incluir variaciones de su logotipo, junto con cualquier requisito de la marca sobre cómo puede utilizarse. Además, puede incluir fotos de alta resolución de su equipo, gráficos y otros elementos visuales que un periodista o editor podría utilizar al crear contenidos sobre su empresa.

6. Añade tu información de contacto

Incluya siempre la información de contacto de un miembro del equipo de su empresa, alguien con quien un periodista pueda ponerse en contacto si tiene preguntas de seguimiento que no se responden directamente en su kit de prensa. Dependiendo del tamaño de la empresa, puede incluir la información de contacto de alguien del departamento de marketing o, si lo tiene, de un representante de relaciones públicas.

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Ejemplos de carpetas de prensa

Estos son algunos ejemplos de kits de medios:

  • Kit de medios del restaurante: El kit de prensa de un restaurante puede incluir información sobre el negocio, fotos de alta resolución del menú y el equipo e imágenes de alta calidad del logotipo. Los kits de medios de los restaurantes también podrían incluir una larga lista de testimonios, así como enlaces a menciones de prensa.

  • Empresa de medios de comunicación: El kit de prensa de una empresa de medios de comunicación debe incluir información importante de la empresa, como la fecha de fundación del sitio web y las biografías de los principales actores que participan en el negocio. También es importante incluir información sobre el público objetivo y estadísticas, como el número de personas a las que llega el sitio web cada mes y las páginas del sitio web que reciben más tráfico.

  • La venta en línea: Además de una descripción general de la empresa y su historia, el kit de medios de un minorista en línea debe incluir fotos de alta resolución de los productos más populares y fotos del equipo. También debe incluir estadísticas del sitio web, reseñas de productos y, si el objetivo es captar anunciantes, una lista de oportunidades de marketing.

  • Blogger: El kit de medios de un bloguero debe incluir una biografía del escritor, un retrato y una lista de las publicaciones en las que colabora. Este kit de medios también debe incluir las estadísticas del blog, como las visitas diarias y mensuales y el número de visitas únicas.

Consejos para los kits de prensa

Utilice estos consejos adicionales para crear un sólido kit de medios para su negocio:

  • Mantén siempre actualizada la información de contacto de tu dossier de prensa.
  • Utilice descripciones concisas para definir a su público y utilice gráficos y tablas para ayudar a los lectores a visualizar mejor su mercado objetivo.
  • Incluya una foto del equipo de alta resolución y asegúrese de que todos sus activos multimedia sean fáciles de descargar.
  • El resumen de su empresa debe incluir la fecha de lanzamiento del negocio, la ubicación y la dirección de la sede de la empresa, el tamaño de la organización y la información de contacto.
  • Si incluye comunicados de prensa, haga una lista cronológica con el más reciente al principio.
  • Incluya cualquier información que ayude a un contacto con los medios de comunicación o a un reportero a elaborar un artículo sobre su empresa, incluidas citas, menciones en la prensa y logotipos de alta calidad.