10 ejemplos de organización en el trabajo

Mantener el lugar de trabajo organizado, limpio y ordenado garantiza que la información, los documentos y los archivos de la empresa permanezcan seguros. Al poner en práctica una organización eficaz del lugar de trabajo, también puede aumentar significativamente los niveles de eficiencia y productividad de la empresa. Considere la posibilidad de crear y aplicar normas y políticas de organización para asegurarse de que todos los empleados siguen los procedimientos correctos para mantener el orden en la oficina.

En este artículo, explicamos qué es la organización en el lugar de trabajo y por qué es importante, y compartimos ejemplos de organización en el lugar de trabajo que puede utilizar.

¿Qué es la organización del trabajo?

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La organización del puesto de trabajo es un sistema que las empresas pueden utilizar para organizar sus oficinas. Este sistema permite a los gestores crear procesos estructurales para clasificar y organizar los archivos, los documentos, el almacenamiento y otros factores del lugar de trabajo con el fin de reducir los residuos, aumentar la eficiencia y mejorar los niveles de productividad. Hay cinco elementos clave para la organización del lugar de trabajo que los empleados pueden seguir para garantizar que la oficina permanezca organizada y ordenada, entre ellos:

  • Ordenar: Para asegurarse de que todos los documentos, herramientas y suministros son fáciles de recuperar, debe clasificarlos, etiquetarlos y reubicarlos a diario.
  • Enderezar: Puedes asegurarte de que todos los empleados coloquen los objetos y archivos en el lugar correcto utilizando directrices, ayudas visuales y etiquetas para recordar a los miembros del equipo a qué lugar pertenecen determinados objetos dentro de la oficina y así evitar que se extravíen, dañen, pierdan o roben.
  • Brilla: La limpieza de la oficina mantiene el entorno de trabajo saludable y seguro para operar, ya que evita que los empleados tengan que respirar partículas de polvo o tropezar con obstáculos que obstruyen sus caminos.
  • Estandarizar: Establecer normas, reglamentos y políticas de organización en el lugar de trabajo hace que todos sean responsables de mantener el lugar de trabajo limpio, eficiente y seguro.
  • Sosténgalo: Considere la posibilidad de implantar sistemas de auditoría interna para garantizar que todos los procesos de trabajo sigan siendo eficientes y estén correctamente gestionados. Evalúe periódicamente los procesos establecidos y solicite la opinión de los empleados sobre las formas de mejorar los procesos actuales.

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¿Por qué es importante la organización del lugar de trabajo?

La organización del lugar de trabajo es importante porque mantiene a todos los empleados y documentos seguros en todo momento. La organización del lugar de trabajo puede utilizarse tanto en los archivos digitales como en el espacio físico con documentos, máquinas, herramientas y otros materiales. Con la organización del lugar de trabajo, los empleados pueden encontrar y recuperar rápidamente las herramientas cuando las necesitan, lo que ahorra tiempo en la búsqueda de estas herramientas en diversas áreas de la oficina.

La aplicación de una estrategia eficaz de organización del lugar de trabajo también mantiene los documentos a salvo y protegidos mediante un sistema de archivo estructurado y protegido. Esto garantiza que sólo las partes autorizadas puedan acceder a los datos importantes de la empresa, lo que disminuye el riesgo de perder archivos importantes y de afectar negativamente a los datos de la empresa.

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Ejemplos de organización en el lugar de trabajo

A medida que implementes las nuevas estructuras de organización del lugar de trabajo, comunícalas a los empleados para asegurarte de que todos los elementos están en los lugares adecuados. Algunos ejemplos comunes de organización del lugar de trabajo son

Establecer un sistema de archivo de escritorio

Para mantener la eficiencia al completar las tareas a lo largo de la jornada laboral, limpie su escritorio eliminando el desorden. De vez en cuando, dedique un tiempo a revisar todos los documentos de su escritorio y a archivar los archivos sin importancia. Si tienes otros documentos o archivos dispersos al azar en tu ordenador, crea diferentes carpetas y clasifícalos en carpetas claramente etiquetadas. De este modo, la información será fácil de recuperar cuando estés trabajando y necesites consultar rápidamente información importante para una tarea.

Revise cada carpeta y archivo para determinar cuáles son importantes o contienen información confidencial de la empresa. Mueva estos archivos a carpetas protegidas con contraseña y compártalos sólo con los empleados que tengan permiso para verlos. Esto garantiza que todos los datos de la empresa permanezcan seguros y reduce las posibilidades de que la información o los secretos de la empresa se filtren a personas no autorizadas.

Ancle las aplicaciones y notas a su barra de tareas

Es posible que haya aplicaciones que utilice con frecuencia a lo largo de la jornada laboral. En lugar de buscarlas repetidamente en su ordenador, fíjelas a la barra de tareas de su escritorio. Esto le facilita hacer clic y abrir rápidamente una aplicación, lo que le permite ahorrar tiempo y aumentar su productividad mientras trabaja en otras tareas.

Marcar páginas importantes

Al igual que en el caso de las aplicaciones, si tiene páginas web que visita regularmente durante la jornada laboral, márquelas en su navegador para poder recuperarlas fácilmente cuando las necesite. Esto puede ahorrarte el tiempo de teclear el sitio web en un motor de búsqueda cada vez. En su lugar, puedes hacer clic rápidamente en el enlace de la barra de marcadores y éste te llevará inmediatamente a la página deseada. Si tiene varios marcadores, clasifíquelos en una carpeta claramente etiquetada para recuperar estos sitios web de forma más eficiente cuando los necesite.

Seguir una estructura de nomenclatura de archivos

Para asegurarse de que usted y todos los empleados de la organización almacenan y recuperan correctamente los archivos, debe establecer un sistema que enseñe a todos los empleados a clasificar y nombrar correctamente estos archivos y carpetas. Por ejemplo, usted puede instruir a todos los empleados para guardar sus archivos como «año, mes, día filename.» Esto hace que sea claro lo que cada uno de los archivos contendrá para que los empleados pueden recuperar rápidamente sin perder tiempo significativo en busca de ellos.

Compre almacenamiento adicional

Puede que tengas varios documentos que ocupan demasiado espacio en tu escritorio o en tus archivadores y que no puedes archivar. Considere la posibilidad de invertir en soluciones de almacenamiento adicionales para guardar y recuperar todos sus archivos sin que ocupen demasiado espacio que ralentice su sistema o abarrote sus ordenadores. Las soluciones de almacenamiento en la nube pueden ayudarte a acceder fácilmente a tus archivos cuando los necesites desde casi cualquier dispositivo.

Otras funciones que puedes hacer con el almacenamiento en la nube es compartir carpetas con otras personas, creando un espacio central para que otros accedan a tus archivos y evitando que se produzcan cuellos de botella al buscar determinados documentos.

Implementar procedimientos y políticas de organización

La creación de procedimientos organizativos ayuda a todos los empleados a mantenerse informados y actualizados sobre cómo y dónde cargar, recuperar y ordenar sus documentos. También puedes introducir sistemas de software o herramientas que todos deban utilizar para mantener todo en una ubicación centralizada. Muchas empresas adoptan e implantan sistemas de intranet para que todos los empleados compartan, accedan y vean los distintos archivos.

Si tiene ciertos procedimientos organizativos o sistemas de software que prefiere que utilicen los empleados, incluya esta información en una política dentro del manual del empleado para que puedan consultarla cuando sea necesario.

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Programar citas y reuniones electrónicamente

Para que todo el mundo esté al tanto de las próximas reuniones o citas, utilice un sistema de programación electrónico al que todos los empleados puedan acceder cuando lo necesiten. Debe hacer un seguimiento de los horarios de todos los miembros del equipo para que los demás empleados puedan revisarlos y elaborar sus propios horarios.

Por ejemplo, si un empleado necesita concertar una sesión individual con su jefe, puede consultar el calendario de la empresa para encontrar una hora en la que el jefe esté libre de otras reuniones. Los calendarios de la empresa son también un buen lugar para que la gente comparta sus calendarios personales y haga saber a los demás cuándo está disponible para citas, preguntas o asistencia en proyectos.

Planifique los proyectos con diagramas de flujo de trabajo integrados

Organizar adecuadamente sus proyectos con diagramas de flujo de trabajo puede facilitar su realización de forma eficiente. Los diagramas de flujo de trabajo también mantienen a todos los miembros de su equipo informados de su progreso en un proyecto. Algunas herramientas de planificación de proyectos también permiten a los gestores asignar plazos y responsabilidades a los miembros del equipo.

También puede comentar los proyectos de otros empleados con comentarios, consejos o más orientación. Esto notifica a todos los miembros del equipo el progreso de los proyectos, avisa a todos cuando los empleados presentan proyectos y mantiene todas las tareas en un solo lugar.

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Actualizar el diseño de la oficina

Una disposición de la oficina bien estructurada puede crear una organización más productiva. Puedes diseñar los puestos de trabajo de forma que cuenten con archivadores en lugares fácilmente recuperables para que los empleados puedan encontrar rápidamente la información que necesitan para completar una tarea. Si los empleados necesitan imprimir o copiar documentos, puede colocar la fotocopiadora en una zona que sea fácil de encontrar y a la que no se tarde en llegar. También puede ser beneficioso colocar todo el material y las herramientas de oficina en una zona centralizada de la oficina a la que todos los empleados puedan acceder.

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Utilizar herramientas de gestión del tiempo

Mantener la productividad, la concentración y el cumplimiento de las tareas a lo largo del día puede ser fácil de mantener si tienes tus tareas programadas y organizadas adecuadamente. Puedes utilizar herramientas de gestión del tiempo que te permitan crear listas de tareas y priorizar tu trabajo de forma eficaz para aumentar la productividad y asegurarte de que entregas todos los elementos de trabajo en sus respectivos plazos. También hay herramientas que te cronometran mientras trabajas para que seas responsable y seas consciente del tiempo que dedicas a cada una de tus tareas.