Crear un plan de proyecto antes de empezar un nuevo proyecto es una tarea sencilla, pero cualquier plan de proyecto debe incluir todos los parámetros del proyecto, así como las posibles dificultades. Crear un plan de proyecto antes de trabajar en un nuevo proyecto le permite organizar los pasos necesarios y mantener el progreso en el camino. Cuando se sabe cómo formar un plan, se puede simplificar el proceso y maximizar la productividad para terminar cualquier trabajo.
En este artículo, definimos lo que es un plan de proyecto, exploramos lo que debe incluir y ofrecemos ejemplos.
Qué incluir en un plan de proyecto
Los planes de cada proyecto varían en su naturaleza, pero todos deben incluir algunos componentes vitales:
- Alcance: El alcance de un proyecto se refiere a las tareas que deben realizarse para que el proyecto se complete.
- Objetivos: El objetivo final y más grande de un proyecto es lo que se espera conseguir al final del mismo, pero también se pueden establecer objetivos más pequeños que representen cada una de las tareas que hay que cumplir antes de terminar.
- Recursos: Es fundamental hacer una lista de los recursos necesarios para completar el proyecto, incluidos los materiales físicos, el software digital y las personas que pueden ayudar en áreas o tareas específicas, para garantizar que se pueda realizar todo el trabajo necesario.
- Pasos para la acción: Estas son las líneas generales de lo que puede hacer para alcanzar cada uno de los objetivos de los proyectos más pequeños.
- Cronograma: El cronograma de un proyecto coordina los objetivos con los plazos de ejecución para garantizar que los aspectos se completen cuando sea necesario.
- Restricciones: Una restricción es cualquier cosa que pueda suponer un reto potencial para cualquier paso de su proyecto y afectar a su finalización.
- Plan de contingencia: Un plan de contingencia es una alternativa a tu plan original que puedes poner en marcha en caso de que algo vaya mal durante cualquier fase del proceso.
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Cómo crear un plan de proyecto
He aquí algunos pasos que debe seguir al crear su propio plan de proyecto:
1. Determinar el alcance del proyecto
Piensa en el alcance de tu proyecto y en lo que podría suponer. El alcance de un proyecto indica cualquier tarea que deba realizarse para avanzar en el progreso de un proyecto. Esto incluye pequeños objetivos de productividad, una lista de recursos, la duración del proyecto y su plazo de finalización.
2. Especificar el trabajo que hay que realizar
Esbozar el trabajo que hay que realizar para que el proyecto sea un éxito. Para ello, hay que escribir los pasos necesarios para completar cada tarea, priorizar las tareas en función de la rapidez con la que deben completarse, establecer un calendario y unos plazos para cada tarea y asignar los recursos que sean necesarios en el proceso.
3. Elaborar un calendario para las tareas del proyecto
Utilice el esquema del trabajo necesario para crear el calendario del proyecto basándose en los objetivos, la duración y el plazo identificados en el alcance del proyecto. Un cronograma ayuda a seguir el progreso de un proyecto y a determinar si está adelantado, retrasado o dentro del plazo previsto.
4. Identificar las posibles limitaciones y hacer un plan de contingencia
Tenga en cuenta cualquier incoherencia que pueda surgir durante la ejecución del plan, como la disponibilidad de materiales o personas, los cambios en el clima o los problemas con los pasos anteriores del plan. Una vez que se hayan determinado los posibles problemas del proyecto, se puede elaborar un plan de contingencia. Identifique las posibles soluciones a cada uno de los posibles retos. De este modo, si surgen limitaciones que dificulten la finalización del proyecto, ya existe un plan que se puede utilizar y se puede seguir avanzando según lo previsto.
5. Comenzar el proyecto
Después de crear un plan para el proyecto que se quiere emprender, se pueden iniciar los primeros pasos previstos en el esquema de trabajo. Siguiendo el plan predeterminado, el progreso debería ir sobre ruedas y se deberían completar todas las tareas necesarias para alcanzar el objetivo final del proyecto.
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Ejemplos de planes de proyectos
He aquí algunos ejemplos de planes de proyecto:
Plan de proyecto para organizar una fiesta en la oficina
Alcance: El objetivo final de este proyecto es organizar una fiesta en la oficina en la tercera semana de diciembre.
- Duración: Seis semanas para planificar el evento, un día para acogerlo
- Objetivos: Decidir el tema y la decoración, elegir el entretenimiento, encargar los refrescos, elaborar la lista de invitados
- Recursos: Decoraciones navideñas, intérprete de las fiestas, refrescos, cubiertos y platos, materiales para los juegos, invitaciones, empleados para elaborar y enviar las invitaciones y decorar la oficina
Desglose del trabajo y calendario:
- Decida un tema antes del 5 de noviembre
- Reúna las decoraciones y los materiales del juego antes del 7 de noviembre
- Reservar el entretenimiento antes del 15 de noviembre
- Hacer invitaciones antes del 17 de noviembre
- Enviar invitaciones antes del 25 de noviembre
- Contar las confirmaciones de asistencia antes del 1 de diciembre
- Pedir refrescos antes del 7 de diciembre
- Decorar la oficina después del horario de trabajo el 17 de diciembre
- Organizar una fiesta el 18 de diciembre
Limitaciones:
- Disponibilidad de los empleados
- Alergias alimentarias
Plan de contingencia:
- Si la mayoría de los empleados no están disponibles el 18 de diciembre, la fiesta podría reprogramarse para el 11 o el 21 de diciembre.
- Si algún empleado es alérgico a algún alimento, se evitarán los ingredientes que puedan ser peligrosos y se retirarán esos platos del menú.
Plan de proyecto para la contratación de una nueva recepcionista
Alcance: El objetivo final de este proyecto es contratar a un nuevo recepcionista para la oficina a finales de este mes.
- Duración: Menos de un mes para contratar una nueva recepcionista
- Objetivos: Enumerar la oferta de trabajo, evaluar a los candidatos, realizar entrevistas, ofrecer el puesto a un candidato, completar la incorporación
- Recursos: Empleado para redactar el listado de puestos de trabajo, plataforma para publicar el listado de puestos de trabajo, empleado para recoger las solicitudes y el material de solicitud, empleado para revisar las solicitudes, empleado para realizar las entrevistas
Desglose del trabajo y calendario:
- Redacta la lista de trabajo para el final del día de hoy
- Publicar el anuncio de trabajo mañana
- Aceptar las solicitudes durante dos semanas
- Evaluar a los candidatos
- Entrevistar a tres candidatos en la tercera semana del mes
- Ofrece el puesto a un candidato en la última semana del mes para que empiece inmediatamente
- Completar la incorporación de la nueva recepcionista
Restricciones:
- Número de solicitudes recibidas
- Número de candidatos cualificados
Plan de contingencia:
- Si el anuncio de trabajo recibe menos de tres solicitudes, amplíe el plazo del proyecto en 3 semanas para repetir el proceso de contratación.
- Si los candidatos que se presentan requieren más cualificaciones, edite el anuncio de empleo para que sea más específico e incluya la experiencia necesaria y amplíe el plazo del proyecto en 3 semanas para repetir el proceso de contratación.