Una plantilla puede ayudarle a ahorrar tiempo a la hora de redactar los correos electrónicos de respuesta a los clientes, que se utilizan para mantenerlos satisfechos con su servicio. Responder personalmente a cada correo electrónico que se recibe puede causar una buena primera impresión.
En este artículo, explicamos por qué son importantes las respuestas a los clientes y ofrecemos ejemplos de los distintos tipos de respuestas.
¿Por qué es importante enviar una respuesta de servicio al cliente bien redactada?
Un excelente correo electrónico de atención al cliente es fundamental porque puede influir en la opinión de los clientes sobre su organización. Su respuesta puede influir directamente en su satisfacción y en su deseo de permanecer en su empresa. Recuerde lo siguiente al redactar una respuesta de atención al cliente:
- Sea cortés: Intente ser amable y positivo en su respuesta. Hazle saber al cliente que empatizas con él.
- Encuentre una respuesta: Es importante responder a las preguntas del cliente para ayudar a su satisfacción.
- Ofrecer una solución: Si puede, ofrezca una solución sobre cómo su empresa puede mejorar la experiencia del cliente.
- Sea claro: Sea específico y sucinto en su respuesta para asegurarse de que el cliente entiende perfectamente su respuesta.
- Darles las gracias: Recuerde agradecer al cliente que le haya hecho llegar su preocupación y que haya dado a su empresa la oportunidad de corregir el error y proporcionarle ayuda.
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Ejemplos de respuestas de correo electrónico de atención al cliente
A continuación, los diferentes tipos de respuestas de los clientes por correo electrónico con muestras:
Respuesta a las quejas de los clientes
Cuando un cliente envía un correo electrónico con una queja sobre su producto o servicio, es importante abordar su problema y ofrecer una solución de manera oportuna. Recibir una queja le da la oportunidad de superar las expectativas y satisfacer al cliente. Cuando escriba un correo electrónico de respuesta a una queja, diríjase al cliente y reconozca su problema. Después de disculparse y ofrecer una solución, invite al cliente a iniciar una discusión posterior.
Ejemplo de respuesta:
Querida Kelsey Raleigh,
Lamento saber que la sudadera que le enviamos no era del color que pidió. Entiendo su frustración y he notificado el error al departamento correspondiente.
Nos gustaría arreglar esto enviándole otra sudadera en el color que había pedido. Si lo desea, quédese con el artículo que ya ha recibido de nosotros. De lo contrario, puede devolver la sudadera y le reembolsaremos los gastos de envío.
Gracias por ponerse en contacto con nosotros. Su satisfacción es importante para nuestra empresa y esperamos que nos permita corregir este error por usted.
Si tiene preguntas sobre el reemplazo de la sudadera, envíenos otro mensaje.
Sinceramente,
Anthony Romano
Respuesta de un cliente molesto
Si recibe un correo electrónico de un cliente enfadado o molesto, explíquele que su satisfacción es importante para la empresa y que le gustaría tener otra oportunidad para atenderle mejor.
Ejemplo de respuesta:
Sr. Keith,
Gracias por compartir su preocupación. Le pido disculpas por la desagradable experiencia que ha compartido con nuestra empresa. La satisfacción del cliente es importante para nosotros, y lamento que no hayamos podido satisfacer sus necesidades. Respeto su decisión de no seguir haciendo negocios con esta empresa, pero me gustaría enmendarla.
He emitido un reembolso, que recibirá en breve.
Por favor, hágame saber si tiene más preguntas o inquietudes.
Atentamente,
Anthony Romano
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Respuesta de agradecimiento
Puede ser apropiado enviar un correo electrónico de agradecimiento a un cliente después de que haga una compra en su empresa o refiera a un amigo para que haga lo mismo.
Ejemplo de respuesta:
Estimado Bo Highfall
Gracias por adquirir nuestra guía de formación en línea. Espero que este curso le sea de utilidad. Apreciamos su negocio y le animamos a que se ponga en contacto con nosotros si tiene preguntas o dudas mientras utiliza nuestra guía de formación.
Gracias de nuevo por ser un cliente fantástico. Para mostrar nuestro agradecimiento, nos gustaría ofrecer un 10% de descuento en todos los cursos online.
Gracias,
Anthony Romano
Soporte técnico
Aunque las empresas pueden ofrecer asistencia técnica a través de sus funciones de chat en directo, el uso del correo electrónico puede ayudar a proporcionar más detalles para ayudar.
Ejemplo de respuesta:
Hola Sra. Levin
Gracias por ponerse en contacto con nosotros. Estaré encantado de ayudarle a encontrar una solución y ofrecerle apoyo.
¿Puede decirme cuándo empezó a experimentar este problema? ¿Recibe mensajes de error específicos?
Las respuestas a estas preguntas pueden ayudarme a encontrar la mejor solución para usted.
Gracias,
Anthony Romano
Comentarios de la respuesta de los clientes
Es posible que un cliente haga comentarios positivos sobre su experiencia con su servicio. Cuando esto ocurra, haga un esfuerzo por mostrarles su aprecio. Agradézcales sus comentarios y anímelos a compartir sus opiniones con otros. Si la política de la empresa lo permite, podría ofrecer un incentivo por la opinión que han proporcionado generosamente.
Ejemplo de respuesta:
Estimada Sra. Raleigh
Gracias por los comentarios. Ha hecho sonreír a nuestro equipo. Estamos muy contentos de que haya disfrutado de nuestro servicio y queremos ofrecerle un 25% de descuento en todos nuestros productos.
Si tiene tiempo, le agradeceríamos que compartiera su opinión sobre nuestro servicio en las redes sociales y nos etiquetara.
Gracias,
Anthony Romano
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Respuesta de bienvenida
Las respuestas de los correos electrónicos de bienvenida son importantes cuando se consigue un nuevo cliente. Ponerse en contacto con los nuevos clientes es una gran manera de construir una relación y asegurarse de que tienen una buena experiencia con su empresa.
Ejemplo de respuesta:
Estimado Ben Tate,
¡Bienvenido a Romano Designs! Gracias por elegir nuestra empresa. Espero que esté disfrutando de su experiencia hasta ahora.
Quiero invitarte a nuestros recursos que pueden mejorar tu experiencia y mantenerte informado sobre todo lo relacionado con Romano. Consulta nuestro blog y encuéntranos en Instagram y Twitter @RomanoDesigns.
Gracias de nuevo por elegir Roman Designs para sus necesidades de edición.
Lo mejor,
Anthony Romano
Reembolso al cliente
Puede haber ocasiones en las que un cliente no esté satisfecho con su producto y opte por pedir una devolución. Al escribir una respuesta para informarles de la devolución, es una buena práctica pedir disculpas por su experiencia y ofrecer ayuda para encontrar otra solución.
Ejemplo de respuesta:
Querida Karen Jin,
Su reembolso ha sido procesado y puede aparecer en su cuenta bancaria dentro de tres días hábiles.
Lamentamos que no esté satisfecho con nuestro producto. Si todavía está buscando un servicio de Internet, estaré encantado de hablar con usted sobre nuestras otras opciones para ver si alguna se ajusta a sus necesidades.
Lo mejor,
Anthony Romano
Intercambio de productos
Cuando escriba una respuesta de cambio de producto, proporcione las instrucciones necesarias para cambiar el producto y agradezca al cliente por permitirle la oportunidad de corregir este problema.
Ejemplo de respuesta:
Sr. Tate,
Gracias por ponerse en contacto con nosotros acerca del producto dañado que ha recibido. Lamento mucho que esto haya sucedido y deseo arreglarlo para usted.
Envío de un producto de sustitución, que he inspeccionado personalmente para comprobar que no está dañado antes del envío.
Le pido disculpas por las molestias que haya podido sufrir y espero que siga haciendo negocios con nosotros en el futuro.
Gracias,
Anthony Romano
Cuestionario para clientes
Los cuestionarios son una gran oportunidad para conocer mejor a sus clientes. Puede enviar un cuestionario para recibir comentarios sobre un producto o para recoger opiniones sobre un lanzamiento.
Ejemplo de respuesta:
Estimada Sra. Jin
Gracias por comprar nuestro producto. Esperamos que lo esté disfrutando.
¡Me encantaría conocer tu opinión sobre nuestro cepillo de dientes eléctrico! Por favor, rellene este breve cuestionario. Sus comentarios pueden ayudarnos a ofrecer el mejor servicio y a diseñar productos pensando en nuestros clientes.
Gracias por su tiempo y atención.
Lo mejor,
Anthony Romano
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Respuesta de referencia del cliente
Tras mantener una comunicación positiva con un cliente, puede pedirle que recomiende su servicio a un amigo. A menudo, las empresas recompensan las recomendaciones con un descuento, que puede mencionar en su solicitud de recomendación.
Ejemplo de respuesta:
Sr. Ben Tate,
Me complace saber que está disfrutando de Romano Designs. Ayudar a los clientes a crear diseños personalizados es nuestro objetivo.
Ha sido un placer trabajar con usted, y me pregunto si podría recomendar a un amigo que pudiera beneficiarse también de nuestro servicio. Si nos hacen saber que les has recomendado, podemos ofrecer una impresión gratuita de tu próximo diseño.
Gracias por su lealtad.
Mejor,
Anthony Romano
Solicitud de respuesta denegada
Si no puedes satisfacer la petición de un cliente, es posible que tengas que enviarle un correo electrónico de seguimiento para explicarle la situación. Es importante reconocer su petición y agradecerle la sugerencia en tu respuesta.
Ejemplo de respuesta:
Querido Sammy Tate
Gracias por compartir su opinión sobre la adición de opciones de impresión más grandes para nuestros diseños. Lamentablemente, eso no es posible en este momento, pero estamos considerando ofrecer más variedad en el futuro.
Apreciamos sus opiniones y le hemos añadido a una lista para que se le notifique en cuanto podamos ampliar el tamaño de las impresiones que ofrecemos.
Gracias,
Anthony Romano
Respuesta a la pregunta
Cuando un cliente envía una pregunta, lo mejor es responderle lo más rápido posible y ofrecerle apoyo.
Respuesta de ejemplo,
Querido Ben Raleigh,
Gracias por su pregunta. Para guardar tus diseños personalizados en nuestro sitio web, crea una cuenta y asegúrate de haber iniciado sesión mientras diseñas. Si has iniciado sesión en tu cuenta, hay una opción para guardar tu trabajo en la parte inferior de la ventana de diseño.
Espero que esto sea útil. Por favor contáctenme con más preguntas y buena suerte en el diseño.
Lo mejor,
Anthony Romano
Respuesta de prueba gratuita
Puedes utilizar una respuesta de prueba gratuita cuando un cliente se inscriba en una prueba gratuita de tu servicio. En esta respuesta, infórmele de la caducidad de su prueba y considere la posibilidad de ofrecerle consejos sobre cómo utilizar mejor su servicio.
Respuesta de la muestra:
La Sra. Tate,
Gracias por probar nuestro servicio de diseño. Esperamos que disfrute de esta prueba gratuita que expira en siete días.
Para ayudarte a tener la mejor experiencia, hemos reunido algunos consejos de otros usuarios.
- El chat de soporte técnico es en vivo 24/7 y puede responder a cualquiera de sus preguntas relacionadas con el diseño.
- Intente cargar imágenes de entre 0,5 Mb y 1,8 Mb.
- Su prueba gratuita ofrece hasta 10 diseños personalizados.
Si tiene preguntas, póngase en contacto conmigo o con cualquier miembro del equipo de asistencia.
Gracias,
Anthony Romano
Respuesta al recordatorio de renovación
Envía un recordatorio de renovación cuando la suscripción de un cliente' está a punto de expirar. Esta respuesta puede ser necesaria en el caso de las renovaciones automáticas para informar al cliente de que su empresa le está cobrando o para recordarle que debe renovar su suscripción.
Muestra de respuesta:
Querida Sra. Lin,
Espero que haya disfrutado de su suscripción a Romano Designs. Le envío un correo electrónico para recordarle que su suscripción expirará a finales de mes. Esperamos que decida renovar su suscripción y seguir utilizando nuestro servicio para crear diseños increíbles.
Si no estás seguro de continuar con tu suscripción, me encantaría charlar contigo sobre otras opciones para que puedas seguir disfrutando de nuestros diseños.
Espero tener noticias suyas.
Lo mejor,
Anthony Romano
Respuesta de seguimiento
Dar una respuesta de seguimiento es una buena idea para cualquier interacción previa con el cliente. Esto demuestra que te preocupas por su experiencia y que puedes ofrecer un gran servicio. En un correo electrónico de seguimiento, recuérdele al cliente el problema que compartió, pregúntele si lo resolvió y ofrézcale ayuda adicional si es necesario.
Ejemplo de respuesta:
Querida Kelsey Raleigh
Hola, espero que esté bien. Quería hacer un seguimiento del problema que tuvo al recibir una sudadera en el color incorrecto. ¿Ha recibido un reemplazo en el color que pidió? ¿Desea recibir más ayuda con este asunto? Estoy encantado de ayudarle si tiene alguna otra pregunta o duda.
Lo mejor,
Anthony Romano