12 Causas de la expansión del alcance (y cómo evitarlas)

El objetivo cuando se trabaja en un proyecto es terminarlo a tiempo, con el contenido correcto y al precio adecuado. Un proyecto puede fracasar si su alcance se amplía más allá de sus especificaciones o límites originales.

En este artículo, explicamos el desvío del alcance, sus causas y cómo evitarlas.

¿Qué es la fluidez del alcance?

Los objetivos originales de un proyecto pueden verse superados por nuevos elementos o especificaciones innecesarios, lo que se conoce como «scope creep», «feature creep» o «requirement creep». Al comenzar la iniciativa, el director del proyecto define su alcance, sus objetivos y sus limitaciones. Como resultado, el grupo es capaz de terminar el trabajo o el producto a tiempo y dentro del presupuesto. A medida que aumentan los requisitos de un proyecto, el desvío del alcance puede producirse en cualquier momento. Los siguientes son ejemplos de desviación del alcance:

  • Un entregable se convierte en muchos
  • Un producto' s número de características aumenta
  • Las necesidades del cliente cambian
  • El cliente no sabe lo que quiere
  • Los requisitos de los interesados en el proyecto cambian

Aunque es de esperar que se produzcan cambios y adaptaciones durante un proyecto, un aumento significativo del alcance puede retrasar un proyecto o hacer que supere el presupuesto. Todo gestor de proyectos debe planificar la posible ampliación del alcance y saber cómo prevenirla o controlarla.

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12 causas de la expansión del alcance

Si puede identificar las causas comunes de la ampliación del alcance, puede tomar medidas para evitar retrasos y obstáculos antes de que se produzcan. He aquí 12 posibles causas de la ampliación del alcance:

1. Duración del proyecto

Los proyectos largos son más propensos a experimentar la fluencia del alcance porque hay más tiempo y oportunidades para añadir componentes adicionales a ellos. Si un proyecto tiene un plazo largo y muchos requisitos, divídalo en varios proyectos o fases con plazos más cortos (menos de un mes) y resultados específicos. A medida que el equipo termine cada fase del proyecto, márquela como completada para no volver a ella y hacer cambios más tarde.

Dividir un proyecto largo en hitos o subproyectos más cortos también ayuda a su equipo y a las partes interesadas a mantenerse motivados y comprometidos porque están logrando resultados con mayor frecuencia. Celebre la finalización de cada fase del proyecto y luego concéntrese en la siguiente.

2. Límites imprecisos del proyecto

Un proyecto con parámetros y requisitos poco claros corre un riesgo importante de desviación del alcance. Defina el alcance de un proyecto a todos los miembros del equipo y las partes interesadas desde el principio. Para ello, redacte una declaración de alcance que describa los principales objetivos y resultados del proyecto. Utilice diagramas, gráficos y modelos para mostrar los procesos y prioridades del proyecto, y establezca unos requisitos claros y un calendario estricto que todos los miembros del equipo deban seguir.

3. Falta de gestión

Todo proyecto necesita un líder que gestione su alcance y sus requisitos. Sin una supervisión eficaz, el enfoque y la dirección del proyecto pueden desviarse o cambiar inesperadamente. Los gestores de proyectos deben establecer procesos de gestión del alcance para ayudar a orientar las decisiones al respecto. Cuando los gestores reciban solicitudes de nuevas características o prestaciones para el proyecto, deben abordarlas e incorporarlas de manera que todas las partes interesadas y los miembros del equipo estén de acuerdo. Tener un proceso bien establecido para gestionar los cambios de alcance puede ayudar a que el proyecto avance y se mantenga organizado.

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4. Decisiones de las partes interesadas

Las partes interesadas de la empresa pueden influir en el alcance si no entienden claramente el proyecto o tienen objetivos diferentes a los del equipo que trabaja en él. Las partes interesadas pueden querer que usted aumente sus resultados o que cambie su dirección. Por ejemplo, una parte interesada puede valorar más la relación con su cliente que mantener el alcance del proyecto.

Trate de evitar este tipo de desviación del alcance estableciendo los resultados esperados desde el inicio del proyecto. Si sugieren cambios en el alcance del proyecto mientras está en marcha, explique claramente los efectos de esa petición, que pueden ser financieros, de control de calidad o de servicio al cliente.

5. Comunicación

La falta de comunicación y actualizaciones puede hacer que un proyecto se desvíe de sus objetivos originales. Comunícate con los miembros del equipo, las partes interesadas y los clientes con regularidad, antes y durante el proyecto, para asegurarte de que todos comprenden su alcance. Al principio del proyecto, esboza todos los requisitos y resultados a todos los miembros del equipo. A lo largo del proyecto, programa reuniones frecuentes para asegurarte de que todo el mundo se ajusta al calendario y a las tareas.

Mantenga al cliente informado e involucrado en el progreso del proyecto, para evitar sorpresas o cambios que puedan dar lugar a rehacer el trabajo o ampliar el plazo o el presupuesto. Si surge un obstáculo o un problema, trabaje con su equipo para encontrar posibles soluciones y comuníquelas a las partes interesadas y al cliente.

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6. Comentarios de los usuarios

Los proyectos que implican pruebas y comentarios de los usuarios corren el riesgo de que el alcance se desborde si los comentarios sobre un servicio o producto influyen en la dirección del proyecto. Determine qué opiniones son valiosas y requieren un cambio en el alcance del proyecto revisando los resultados de las pruebas con su equipo. Identifique los cambios que puede realizar sin aumentar el alcance del proyecto. Asimismo, identifique y priorice los cambios que puedan tener el efecto positivo más significativo en el producto o en la experiencia del usuario. Considere el impacto de no realizar los cambios recomendados por los usuarios cuando decida si vale la pena ampliar el alcance del proyecto.

Si su proyecto incluye comentarios de los usuarios, recójalos tan pronto como sea posible en el proceso de diseño y desarrollo, de modo que tenga tiempo para hacer cambios sin afectar significativamente el alcance.

7. Dependencias de terceros

Si su equipo depende de otras partes o servicios, como proveedores de contenidos o datos, interfaces informáticas o empresas externas para completar un proyecto, puede correr el riesgo de que el alcance se desplace más allá de su control. Para gestionar el impacto de un tercero en el alcance de su proyecto, identifique todas las dependencias al principio del proyecto. Determine qué efecto tienen en el proyecto y cómo piensa reaccionar ante cambios inesperados.

Por ejemplo, puede encontrarse con un retraso en la entrega de materiales por parte de un proveedor o puede recibir contenido de un proveedor en un formato incorrecto. Al crear el cronograma del proyecto, dése tiempo para gestionar este tipo de obstáculos inesperados para poder seguir cumpliendo el plazo. Asegúrate de que la parte interesada o el cliente comprenden el posible efecto de las dependencias de terceros en el alcance del proyecto.

8. Peticiones de los clientes

Las pequeñas peticiones y cambios de los clientes pueden acumularse con el tiempo y afectar a la carga de trabajo de su equipo o retrasar el proyecto. Evalúe cada solicitud con su equipo para determinar si mejora el producto final o da lugar a un trabajo duplicado o innecesario. Identifique su impacto en el proyecto, así como en el usuario o el producto.

Si un cliente te pide algo que afecta al alcance del proyecto, sé sincero con él sobre su importancia. En lugar de decir que no a su petición, hazles saber cómo va a cambiar el flujo de trabajo, el presupuesto o el plazo, y ofrece ideas alternativas para conseguir resultados similares.

9. Subestimar el alcance del proyecto

Una parte importante de la prevención de la expansión del alcance es la estimación adecuada de los parámetros del proyecto desde el principio. Determinar el calendario, el presupuesto y los requisitos puede ser un reto cuando un proyecto tiene muchas partes e incógnitas.

Para no subestimar su alcance, implique a todo su equipo en el proceso de planificación para poder obtener cifras exactas. Añada tiempo o fondos adicionales a cada fase o entrega. Si trabajas con un tercero o con nuevos miembros del equipo, por ejemplo, añade un 40-60% más de tiempo para que completen su parte del proyecto de lo que esperas que pueda necesitar.

10. Falta de priorización

Priorizar las tareas de un proyecto puede ayudarle a realizar ajustes y tomar decisiones sin que se produzca un aumento del alcance. Antes de comenzar el proyecto, identifique los pasos que son fundamentales para crear el producto final. Identifique las características que puede eliminar si es necesario y seguir teniendo un servicio o producto utilizable. También priorice las cosas que impulsan el proyecto, como por ejemplo:

  • Plazo de entrega
  • Presupuesto
  • Características
  • Satisfacción del usuario
  • Satisfacción del cliente

Basa las decisiones y los cambios a lo largo del proyecto en tus listas de prioridades, de modo que puedas reducir los retrasos y mantenerte dentro del calendario.

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11. Falta de participación de los clientes

Si el cliente no participa en el proyecto ni se involucra en su progreso, puede solicitar cambios durante, o al final, del proyecto que pueden afectar significativamente a su alcance. Por lo tanto, implique al cliente y explíquele el alcance del proyecto antes de empezar. Proporcione actualizaciones a lo largo del proceso para evitar sorpresas de última hora. Confirme que entienden el producto final y sus elementos y que es lo que quieren.

12. Decisiones de los miembros del equipo

Los miembros del proyecto que toman decisiones o intentan resolver problemas sin consultar al equipo pueden afectar involuntariamente al alcance de todo el proyecto. Por ejemplo, uno de sus programadores informáticos puede pasar dos días construyendo lo que cree que es una función útil en el sitio web del cliente sin decírselo al director del proyecto. El resultado es que el proyecto lleva dos días de retraso.

Asegúrese de que su equipo trabaje y se comunique bien entre sí. Haga hincapié en la importancia de crear y resolver problemas en equipo antes de empezar el proyecto. Reúnase regularmente a lo largo del proyecto para obtener información actualizada sobre los avances o abordar posibles problemas como grupo.