14 Estrategias para gestionar su tiempo en la gestión de proyectos

Un proyecto puede completarse de forma más productiva si se emplea la gestión del tiempo. Cuando un equipo prioriza bien su tiempo, está más capacitado para cumplir los plazos y alcanzar más objetivos. Tener una variedad de enfoques para gestionar el tiempo durante un trabajo puede ayudar a trabajar de forma más eficiente.

En este artículo, analizamos la importancia del tiempo en la gestión de proyectos y ofrecemos una lista de estrategias para gestionar el tiempo durante un proyecto.

¿Qué importancia tiene el tiempo en la gestión de proyectos?

Cumplir los plazos del proyecto y terminar el trabajo dependen de la gestión del tiempo. El tiempo es uno de los tres factores clave que afectan al coste y al alcance de un proyecto. Algunas de las ventajas de gestionar el tiempo durante un proyecto son

  • Cómo reducir la procrastinación
  • Cómo reducir el estrés y la ansiedad
  • Dividir los proyectos grandes en tareas más pequeñas
  • Conseguir que se completen más tareas

Relacionado: Todo lo que necesita saber sobre la gestión del tiempo dentro de la gestión de proyectos

14 estrategias para gestionar el tiempo durante los proyectos

He aquí algunas estrategias que le ayudarán a gestionar el tiempo durante los proyectos:

1. Crear un plan de proyecto

Establezca la estructura de su proyecto creando un plan de proyecto bien definido a seguir. Este puede incluir todas las tareas necesarias para completar su proyecto, junto con la duración y el miembro del equipo responsable del mismo. Asegúrese de que su plan de proyecto es accesible a todos los miembros del equipo para que conozcan las expectativas.

2. Establezca un límite de tiempo

Para asegurarte de que tu equipo se ajusta a los plazos, establece un límite de tiempo para cada tarea. Por ejemplo, una agencia de publicidad puede tener como objetivo terminar los borradores de sus anuncios para el final de la semana. Esto ayuda a los miembros del equipo a saber qué esperar y puede garantizar que el equipo complete todas las tareas del proyecto.

Relacionado: ¿Qué es la gestión del tiempo? (Además de consejos y sugerencias útiles sobre la gestión del tiempo)

3. Delegar tareas

Otra forma de ayudar a gestionar el tiempo durante un proyecto es delegar tareas en otras personas. Esto puede ser útil si hay alguien que tiene mejores habilidades para hacer una tarea o más tiempo que usted. Delegar tareas puede ayudarte a encontrar tiempo para centrarte en otras más importantes.

4. Utilice herramientas de gestión del tiempo

Si gestiona muchos componentes de un proyecto, considere la posibilidad de utilizar una herramienta o aplicación de gestión del tiempo para ver en qué invierte su tiempo. Esto puede ser útil para descubrir cuánto tiempo le lleva completar una tarea en particular, de modo que pueda reservar la cantidad de tiempo adecuada para completar una tarea similar en el futuro. Ser consciente de cómo gastas tu tiempo puede ayudarte a encontrar formas de utilizarlo mejor.

Relacionado: 11 aplicaciones y software de seguimiento del tiempo para gestionar tu tiempo

5. Concéntrese en una tarea a la vez

En lugar de hacer varias cosas a la vez, céntrate en una sola tarea. Canalizar toda tu energía en una sola tarea puede ayudarte a mejorar tu rendimiento general. Una forma de hacerlo es bloqueando el tiempo de tu día, donde reservas un periodo de tiempo para hacer una tarea, seguido de otro periodo para hacer una tarea diferente.

6. Encuentre su tiempo productivo

Para sacar el máximo partido al trabajo, descubra las horas en las que trabaja mejor y tiene más energía. Una vez que sepas cuándo es tu hora punta de trabajo, puedes programar tus tareas más prioritarias para ese momento. Esto puede ayudarte a utilizar tu tiempo de forma más eficaz.

Relacionado: 15 ejemplos de cómo aumentar la productividad en el trabajo

7. Utilice un temporizador

El uso de un temporizador le permite establecer límites de tiempo para las tareas y, cuando tiene un objetivo, puede ayudarle a acelerar la realización de las mismas. Poner un temporizador también puede ayudarte a crear bloques de tiempo para que puedas centrarte en una tarea antes de pasar a otra.

8. Tómese un descanso

Cuando trabaje en un proyecto, recuerde programar algunos descansos para ayudarle a recuperarse mentalmente. Tomarse un descanso le permite mantener una fuerte ética de trabajo y desarrollar su creatividad. Una vez que reanude su trabajo, podrá abordarlo con una nueva perspectiva. Programe un tiempo de descanso entre tareas que le ayude a prepararse para empezar la siguiente tarea. También puedes utilizar un descanso como un tipo de recompensa para ti mismo después de realizar una tarea.

9. Establezca prioridades

Para asegurarte de que realizas primero las tareas más importantes, establece prioridades. Clasifique las tareas en función de su urgencia e importancia. Para ayudarte a priorizar, considera etiquetar las tareas con los siguientes títulos

  • Importante y urgente
  • Importante pero no urgente
  • No es importante pero es urgente
  • No es importante ni urgente

10. Conozca sus límites

Cuando gestiones tu tiempo, es importante que te comprometas con lo que puedes cumplir. Esto puede implicar decirle a tu jefe que ya tienes muchas tareas en las que trabajar actualmente y preguntarle si puede posponerlas o pedirle que te ayude a priorizar tus tareas.

11. Repasar la jornada

Al final de su jornada laboral, revise lo que ha ido bien. Si ha dejado algunas tareas incompletas, considere la posibilidad de añadirlas al programa del día siguiente. Reflexiona sobre lo que puede haberte retrasado, para poder mejorar en el futuro. Además, crea una lista de tareas pendientes con las principales tareas que piensas realizar al día siguiente.

Relacionado: ¿Qué es la gestión de proyectos? Todo lo que necesita saber

12. Automatice las tareas recurrentes

Otra forma de ahorrar tiempo es automatizar las tareas recurrentes. Por ejemplo, considere la posibilidad de configurar una automatización para enviar por correo electrónico la agenda y las notas después de cada reunión semanal del proyecto. Las funciones de automatización suelen permitirle elegir una opción de repetición semanal, mensual o anual.

13. Descargar extensiones

Considere la posibilidad de descargar extensiones que le ayuden a eliminar tareas cotidianas sencillas que pueden interferir con sus grandes proyectos. Algunas de las tareas para las que se puede considerar el uso de extensiones son la clasificación del correo electrónico, la corrección de pruebas, el envío de clips de noticias relevantes para uno mismo y la creación de reuniones.

14. Combinar tareas similares

Dado que el cambio de tareas puede implicar la alternancia de mentalidades, asigne tareas similares a una sola persona. Esto ayuda a eliminar el tiempo que tarda alguien en reorientarse. Para ello, clasifique un tipo de tarea bajo una etiqueta para saber que debe asignarla con otras tareas similares.