6 Elementos de un plan de ejecución de proyectos (con las mejores prácticas)

Un plan de ejecución de un gran proyecto puede ser una herramienta estupenda para implementar y completar la tarea. Un plan de ejecución de un proyecto puede ayudarle a identificar las tareas, los recursos y los resultados necesarios para que el proyecto se complete con éxito. Al conocer estos planes, puede asegurarse de que su equipo cumple los objetivos y las expectativas de las partes interesadas.

En este artículo, repasamos qué es un plan de ejecución de proyectos, los elementos que debe incluir uno y las mejores prácticas para ayudarle a crear uno para su equipo.

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¿Qué es un plan de ejecución de proyectos?

Un plan de ejecución del proyecto (PEP) es el documento que describe cómo el equipo llevará a cabo una tarea importante del proyecto. Suele contener los objetivos específicos del proyecto, así como el modo y el momento en que el equipo los alcanzará. Este documento guía la gestión y el funcionamiento del proyecto y establece los procedimientos y pasos correctos que deben seguirse de acuerdo con los requisitos contractuales. Los interesados en el proyecto elaboran este plan con el director del mismo y lo actualizan a medida que sus responsabilidades cambian o aumentan.

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6 elementos del plan de ejecución del proyecto

Un plan de ejecución de proyecto puede tener varios elementos que le permitan crear un esquema definitivo y procesable de implementación y ejecución. Tenga en cuenta los siguientes elementos a la hora de crear un plan de ejecución de proyectos:

1. Alcance del proyecto

La definición del alcance es un aspecto importante del plan de ejecución del proyecto. La definición del alcance implica la identificación y el establecimiento de lo que el proyecto pretende hacer o lograr en términos claros y específicos. La definición del alcance del proyecto puede proporcionar a los interesados un resumen del propósito y los objetivos del proyecto. Crear una definición del alcance implica tomar un objetivo amplio del proyecto y detallar todos los elementos implicados. Estos pueden incluir:

  • Declaración de trabajo del proyecto: Una declaración de trabajo del proyecto puede ilustrar las funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo y destacar elementos importantes que pueden afectar al resultado final del proyecto.

  • Limitaciones y límites: El alcance puede incluir las limitaciones y los límites de los recursos o la información disponibles y explicar cómo puede afectar al resultado del proyecto.

  • Cronología e hitos: Un equipo también puede incluir el calendario y los hitos del proyecto en la definición del alcance para garantizar que se cumplen los plazos adecuados y se informa a las partes interesadas sobre la duración de las tareas individuales.

  • Entregas finales: El equipo puede incluir los productos finales en la definición del alcance. Estos pueden consistir en informes, productos, servicios o nuevos desarrollos de software, e identifican lo que reciben los clientes o las partes interesadas una vez que la tarea ha finalizado.

  • Criterios de éxito: El alcance también puede incorporar una descripción de cómo el equipo planea medir el éxito del proyecto y de los miembros individuales del mismo. De esta forma se garantiza que todo el mundo conozca a fondo sus expectativas y reciba el reconocimiento por los logros importantes.

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2. Calidad y normas técnicas

El alcance del proyecto ayuda a crear resultados claros de las tareas, y un elemento importante de la ejecución de estos procesos son sus especificaciones técnicas y de calidad. La identificación de estas normas puede ayudar a completar con éxito el proyecto. Algunos parámetros de las especificaciones técnicas y de calidad pueden ser:

  • Definiciones claras y consensuadas: Definir los términos y conceptos relevantes puede ayudar a todos los miembros del equipo a entender cómo llevar a cabo los procesos necesarios de forma eficaz.

  • Estándares y planes con plazos: Puede ser beneficioso añadir un plazo específico al proceso para que todos los implicados sepan cuándo esperar ese ajuste o desarrollo concreto.

  • Descripciones que incluyen números y medidas: Para evitar la confusión, considere la posibilidad de utilizar un lenguaje descriptivo que incluya normas de calidad medibles que puedan ayudar a que los elementos y procesos sean más fáciles de identificar.

  • Objetivos alcanzables: Puede ayudar al equipo a mantenerse motivado y comprometido si siente que sus objetivos y estándares de eficiencia son alcanzables. Considere la posibilidad de pedir a los miembros del equipo su opinión sobre sus expectativas y de tenerla en cuenta al crear el PEP.

3. Declaraciones de objetivos

Un PEP también puede incluir declaraciones de objetivos, que describen lo que el equipo espera implementar y completar como resultado del proyecto. Esto puede incluir los resultados esperados, los hitos y el ciclo de vida de las grandes tareas de trabajo. La declaración de objetivos puede explicar la finalidad del proyecto, la razón por la que el equipo planea llevarlo a cabo y los beneficios que espera que produzca el proyecto. También puede identificar riesgos o retos concretos y destacar cómo el equipo planea superarlos o minimizarlos.

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4. Asignación de recursos

El documento del PEP puede incluir también una lista de recursos y su asignación. Mientras que la definición del alcance, las especificaciones de calidad y los objetivos del proyecto describen el modo en que el equipo planea completar el proyecto y lo que puede ofrecer, la descripción de los recursos identifica lo que el equipo necesita para poner en marcha el plan de ejecución. Los recursos del proyecto pueden incluir el capital, las personas y los bienes materiales necesarios para la realización de una gran tarea. Una asignación correcta de los recursos puede garantizar que el equipo alcance los niveles de calidad deseados y los objetivos previstos.

5. Programación de proyectos

La programación es una parte integral del PEP que ayuda a guiar al equipo en todos los pasos del proyecto. Algunos gestores de proyectos pueden decidir dividir las tareas generales en partes más pequeñas. También pueden crear hitos y plazos para reconocer los logros del equipo a lo largo de todo el proceso.

Debido a posibles cambios en el suministro de materias primas, en la planificación de la facultad o en los requisitos de tiempo, puede ser beneficioso preparar a los empleados y a las partes interesadas para los cambios y las excepciones al calendario. El jefe de proyecto puede realizar ajustes en los objetivos o normas para garantizar que la finalización del proyecto se ajuste al calendario. A veces, puede ser necesario acelerar la productividad para cumplir con los plazos, lo que puede llevar a los miembros del equipo a trabajar en tareas simultáneamente.

6. Componentes organizativos

Las consideraciones organizativas pueden ser un aspecto importante para el éxito de su PEP' ya que pueden ayudar a establecer detalles precisos. Algunos aspectos organizativos a tener en cuenta son:

  • Datos clave del personal: El director del proyecto y otros miembros cruciales del equipo pueden tener funciones diferentes. Considera la posibilidad de destacar las responsabilidades únicas de los miembros clave del equipo para que todos estén bien informados sobre quién está a cargo de qué proceso.

  • Funciones de toma de decisiones: Identificar quién tiene autoridad para tomar ciertas decisiones puede ayudar al equipo a trabajar de forma cohesionada y permitir a los miembros del equipo identificar a quién dirigirse si tienen alguna pregunta o preocupación.

  • Métodos: La organización de un proyecto puede implicar varios métodos, incluidos los de coordinación y comunicación de resultados, así como los de seguimiento del proyecto.

  • Enfoque hacia la participación en el equipo: Un elemento organizativo adicional es navegar por cómo delegar el trabajo y la energía del equipo. Considere si hay diferentes grupos de miembros del equipo que se encargan de tareas individuales o si todo el equipo trabaja en conjunto para realizar una tarea a la vez.

Mejores prácticas para crear un plan de ejecución de proyectos

Al crear un PEP con su equipo, incluir los beneficios y estrategias clave puede ayudarle a ser eficiente y eficaz. Tenga en cuenta estas prácticas al crear su propio plan de ejecución de proyectos:

  • Busca la retroalimentación. Antes de decidirse a redactar un plan de ejecución de proyectos, considere la posibilidad de ponerse en contacto con los clientes o las partes interesadas para que le den su opinión sobre sus ideas. Puede utilizar esta información para calibrar si su proyecto es viable y tener en cuenta sus opiniones sobre los objetivos y los resultados.

  • Trabaja hacia atrás desde tus objetivos finales. Las declaraciones de objetivos son un aspecto integral del documento PEP. Considere la posibilidad de identificar estos objetivos al principio del proceso y, a continuación, crear tareas e hitos en función de sus objetivos finales. También puede establecer sistemas claros de responsabilidad y reconocimiento para asegurarse de que todos los miembros del equipo cumplen con sus responsabilidades.

  • Esboza los planes para las tareas individuales más pequeñas. Además de crear el PEP para diseñar el proyecto en general, considere la posibilidad de crear planes para tareas más pequeñas y el cumplimiento de hitos. Esto puede ayudarte a identificar en qué miembros del equipo debes delegar las tareas según sus niveles de habilidad y experiencia.

  • Invite a los miembros del equipo a escribir sus propias narraciones para el proyecto. Algunos jefes de equipo exigen a todos los miembros del equipo que escriban un memorándum en el que expongan su visión individual del proyecto y sus procesos. Esto permite que todos destaquen los objetivos e iniciativas que consideran importantes y puede crear un entorno en el que todos los empleados se sientan cómodos contribuyendo.

  • Céntrese en el entusiasmo para fomentar el impulso. Integrar un énfasis en el entusiasmo y el compromiso del equipo puede ayudarle a crear un PEP eficaz. Centrarse en los principales hitos y en el éxito del equipo puede ayudar a garantizar la finalización del proyecto al ayudar a los miembros del equipo a sentirse motivados para alcanzar sus objetivos y plazos a tiempo.