Empresas SaaS: Qué son y cómo elegir una

Muchas de las empresas más exitosas aprovechan la tecnología para llegar a los clientes y maximizar los beneficios. El software como servicio (SaaS) es una de las formas en que las empresas pueden acceder al potencial de la tecnología mientras externalizan las aplicaciones de software reales y el hardware necesario, como los servidores, a un tercero. Las empresas de SaaS ofrecen muchas funciones empresariales diferentes, desde la contabilidad hasta la gestión de proyectos y los recursos humanos. En este artículo, analizamos la definición de las empresas SaaS, la importancia de las empresas SaaS, los tipos de empresas SaaS y cómo elegir un servicio SaaS para su propia empresa.

¿Qué son las empresas SaaS?

Las empresas de software como servicio proporcionan servicios de computación en la nube para operaciones empresariales importantes. Estas empresas alojan sus productos en sus propios servidores y los usuarios acceden a ellos de forma remota, a menudo a través de un navegador web o una aplicación. Los usuarios suelen pagar una cuota de suscripción periódica para tener acceso continuo a las aplicaciones SaaS. El software como servicio puede utilizarse para muchas de las funciones empresariales que normalmente ocuparían tiempo y espacio en los sistemas propios de una empresa.

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¿Por qué son importantes las empresas de SaaS?

Las empresas de software como servicio son importantes porque muchas empresas las utilizan y porque permiten a las empresas automatizar tareas, organizar archivos, agilizar la comunicación y supervisar proyectos o clientes, entre otras muchas operaciones cotidianas. Debido a su funcionalidad basada en el navegador, son accesibles en la mayoría de las oficinas y de forma remota a través de dispositivos móviles. También son convenientes porque las empresas de SaaS suelen encargarse ellas mismas del mantenimiento importante, como las actualizaciones de seguridad.

Muchas empresas modernas evalúan los riesgos potenciales de las empresas SaaS, como los inevitables tiempos de inactividad y los problemas de seguridad, y deciden que el beneficio de utilizarlas supera los posibles problemas.

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Tipos de empresas SaaS

Los distintos tipos de empresas SaaS gestionan diferentes funciones para las empresas. Algunos tipos de empresas SaaS gestionan específicamente las siguientes partes de un negocio:

Compromiso con el cliente

A veces denominados servicios de gestión de recursos de clientes (CRM), este tipo de empresas SaaS ayudan a coordinar las interacciones entre una empresa y su base de clientes. Empresas como Shopify permiten a las empresas gestionar su base de datos de clientes y ofrecer servicios de venta al consumidor. Salesforce, una empresa similar, se centra principalmente en el marketing y las ventas.

Gestión de datos

Algunas empresas de SaaS promueven el almacenamiento y la aplicación eficientes de la información empresarial. Por ejemplo, SolarWinds proporciona herramientas para que los profesionales de TI gestionen su flujo de trabajo y sus bases de datos de información. Otras, como Dropbox, ofrecen servicios de gestión de archivos para empresas y particulares.

Empresa

Las grandes empresas a veces se benefician del uso de software de planificación de recursos empresariales (ERP), que ayuda a las organizaciones grandes y complejas a gestionar aspectos de un negocio como la contabilidad, la gestión de proyectos y el rendimiento en una suite cohesiva. Empresas como Oracle ofrecen productos de software que gestionan muchos aspectos de una empresa en una sola interfaz.

Finanzas

Compañías como Intuit ofrecen servicios SaaS que se centran principalmente en las operaciones financieras de una empresa, como la contabilidad, la facturación, la preparación de impuestos y la facturación.

Alojamiento

Las empresas de SaaS de alojamiento web proporcionan almacenamiento en el servidor para las aplicaciones web. Por ejemplo, Acquia y HubSpot proporcionan alojamiento web para sitios y aplicaciones que se adaptan a las necesidades individuales de una empresa en línea.

Personal

Algunas empresas de SaaS se centran en las funciones de recursos humanos de una empresa. Servicios como Gusto ayudan a coordinar la incorporación, las nóminas, la gestión del rendimiento y una serie de otros sistemas de personal.

Comunicación

Los servicios de software de colaboración, como Slack y Google, ayudan a que las comunicaciones empresariales se desarrollen con fluidez y eficacia. Los equipos pueden utilizar el correo electrónico, los documentos compartidos, la mensajería instantánea y otras funciones críticas para la empresa mediante estos tipos de proveedores de SaaS.

Cómo elegir una empresa de SaaS

Las empresas disponen de una gran cantidad de servicios SaaS para atender casi cualquier necesidad empresarial que tengan. Con tal cantidad de recursos disponibles, puede utilizar estos pasos para elegir un proveedor de SaaS para sus equipos:

1. Identifique las necesidades de su empresa

Conozca el tipo de tareas que necesita realizar y los objetivos empresariales que su organización necesita alcanzar. Considere la posibilidad de colaborar con un equipo o grupo de trabajo para hacer una lluvia de ideas y documentar los retos empresariales que una empresa de SaaS podría resolver. A continuación, genere una lista de cada problema y la solución ideal para cada uno de ellos para ayudarle a descubrir lo que realmente necesita de un servicio.

2. Investigar las especialidades del proveedor de SaaS

Explore el tipo de SaaS que puede utilizar para abordar los retos que ha identificado. Por ejemplo, si necesita agilizar la comunicación empresarial, podría investigar los proveedores de software de comunicación, como Google. Utiliza tu lista de resultados deseados para hacer coincidir tus necesidades empresariales con el perfil de cada servicio de software.

3. Hacer preguntas

Considere cuidadosamente los beneficios y los riesgos de cada empresa de SaaS que identifique como un recurso potencial para las necesidades de su empresa. Estas son algunas de las preguntas que puede hacer:

  • ¿Funciona bien este software con los sistemas que ya tenemos?
  • ¿Cuánto cuesta este software? ¿Existen niveles de suscripción variables o tarifas ocultas?
  • ¿Cómo accedemos a nuestros datos si decidimos dejar de utilizar este servicio?
  • ¿Qué seguridad tendrá nuestra información con esta empresa?
  • ¿Qué tipo de incorporación y formación está disponible?
  • ¿Cuál es la capacidad de respuesta del servicio técnico de esta empresa?
  • ¿Qué tan fácil de usar es este software y cuánta educación adicional necesitará su equipo?

Formule otras preguntas específicas de su empresa y sector a medida que vayan surgiendo, y considere la posibilidad de utilizar una hoja de cálculo u otro tipo de documento para llevar un registro de todas las preguntas y respuestas.

4. Conectar con un representante de ventas

Un representante de ventas de cada empresa de SaaS puede ayudarle a responder a sus preguntas y dirigirle hacia las características relevantes del producto. Tenga en cuenta el objetivo final del representante, que es vender su producto, y haga preguntas cuidadosas para asegurarse de que el SaaS que finalmente elija sea el adecuado para usted. Intente llevar un registro cuidadoso de las personas con las que habla para garantizar una experiencia de suscripción eficiente. Una experiencia de venta sin problemas puede ser indicativa de una fuerte presencia de soporte técnico al cliente también.

5. Solicite una demostración

La mayoría de los proveedores de SaaS ofrecen una versión de demostración de su software para ayudarle a tomar una decisión segura. El uso de una versión de prueba del software seleccionado puede ayudarle a determinar si satisface sus necesidades y a identificar cualquier necesidad específica de formación futura. Considere la posibilidad de probar varias demos de SaaS y comparar sus características para ayudarle a decidir.

6. Considere la formación del equipo

Cuando creas que has decidido qué empresa de SaaS quieres utilizar, puedes considerar cómo presentar el sistema a tu equipo y llevar a cabo la formación inicial. Algunas empresas de software proporcionan esta formación como parte de su acuerdo de servicio. También puede organizar un modelo de formación estructurado con expectativas y objetivos claros. Haga un seguimiento del proceso de formación mediante resultados medibles y una documentación clara. Dado que la formación supondrá un esfuerzo importante en la implantación de su SaaS, puede incluir estos factores en su decisión.

7. Comparar y contrastar

Después de haber investigado a fondo cada una de las empresas que podrían adaptarse a las necesidades de su negocio, compare y contraste los riesgos y beneficios relativos de cada una. Considere la importancia que tienen para usted las características individuales. Por ejemplo, puede que valore más la seguridad de los datos que el soporte técnico o la facilidad de integración que el coste. Revise los comentarios de clientes anteriores como parte de sus comparaciones y busque declaraciones que se refieran a las características que usted necesita. También es posible que desee discutir los méritos relativos de cada empresa SaaS con un equipo o grupo de trabajo.

8. Reflejar

Para asegurarse de que su selección de SaaS sigue satisfaciendo sus necesidades como empresa, revise periódicamente sus objetivos y los servicios proporcionados por esa empresa. Compare sus resultados previstos con el beneficio proporcionado por el SaaS y busque datos medibles para medir el éxito. Considere la posibilidad de buscar alternativas o nuevas funciones cuando sea necesario o beneficioso para su empresa.

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