Cómo entender su formulario W-2: Declaración de salarios e impuestos

Tener un trabajo tiene muchos componentes, como el seguro médico y los impuestos. Un formulario W-2 ayuda a los empleados a interpretar su salario analizando su sueldo y cualquier beneficio. Entender qué es un formulario W-2 y cómo leerlo puede ayudarte cuando llegue el momento de presentar tus impuestos. En este artículo, hablaremos de lo que es un formulario W-2 y de por qué es importante, así como de las diferentes partes de un W-2, quién utiliza un W-2 y cómo leer uno.

¿Qué es un W-2?

El formulario W-2 es una declaración de salarios e impuestos que se utiliza para declarar los impuestos de un individuo. El formulario W-2 contiene la información salarial de un empleado, incluyendo la cantidad de impuestos que el empleador retiene de su salario. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) requiere que los empleadores reporten esta información a través de un formulario W-2 y que proporcionen a los empleados una copia de su información salarial.

Los empresarios están obligados a enviar a sus empleados un W-2 a finales de enero de cada año. En el caso de las personas con varios empleos, cualquier ingreso de al menos 600 dólares a lo largo de ese año fiscal debe ser declarado por el empleador en un W-2.

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¿Por qué es importante un W-2?

El formulario W-2 es importante porque analiza la información salarial de un empleado y determina si el individuo tendrá que pagar impuestos adicionales o recibirá un reembolso. En definitiva, un W-2 muestra los ingresos de un empleado a lo largo del año anterior. Además, un W-2 ilustra la cantidad de impuestos retenidos que un empleado ha pagado por sus ganancias.

Las retenciones fiscales son la cantidad que el empresario retira de los ingresos de un empleado. El empresario utiliza esa cantidad para pagar al gobierno federal. El empleado es responsable de pagar el saldo restante cuando presenta su declaración de impuestos cada año. Si se han retenido demasiados impuestos, se reembolsa al empleado, pero si no se han retenido suficientes impuestos, el empleado tendrá que pagar al IRS.

Los empleados necesitan el formulario W-2 para completar sus otros formularios de impuestos, de modo que puedan declarar y presentar sus impuestos a tiempo. Además, el formulario W-2 es importante porque ofrece al empleado la oportunidad de volver a comprobar que no ha habido ningún error en el salario declarado. Una vez que el empleado recibe su copia del formulario W-2, debe revisarlo para asegurarse de que no hay errores de nombre y dirección o inexactitudes con la cantidad de salarios reportados en el formulario.

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Partes de un W-2

Un formulario W-2 incluye los siguientes componentes:

  • Número de la Seguridad Social del empleado
  • El número de identificación del empleador
  • El nombre y la dirección tanto del empleado como del empleador
  • El salario que pagó el empleador
  • Impuestos retenidos en las nóminas de los empleados
  • Ajustes a los ingresos, como las contribuciones al 401(k)

Los detalles que aparecen en el W-2 ayudan a Hacienda a determinar cuánto debe en impuestos en función de sus ingresos. El W-2 también muestra la cantidad total de impuestos que ya se han pagado a través de la retención. Otros ejemplos de lo que se puede encontrar en un formulario W-2 incluyen la cantidad que un empleado contribuyó a un plan de jubilación durante el año, la cantidad que un empleador pagó por el seguro de salud del empleado y la cantidad que un empleado recibió en beneficios de atención médica para dependientes. Toda esta información se utiliza para evaluar cuánto debe un individuo en impuestos cada año.

Todos estos datos y cifras se recopilan y organizan en grupos de casillas en el formulario W-2. Cada casilla contiene información específica sobre el salario y los impuestos de un empleado.

2. ¿Quién utiliza un W-2?

El empleador, el empleado, el IRS y las autoridades fiscales estatales y locales utilizan varias copias del W-2.

Empleador

La ley exige a los empleadores que envíen copias del W-2 de un empleado a la Administración de la Seguridad Social, al IRS y a las autoridades fiscales estatales y locales. Un empresario debe presentar un W-2 para cualquier empleado al que pague al menos 600 dólares durante el año. Por lo tanto, las empresas utilizan el W-2 para mantener un registro de los salarios que paga a sus empleados y de los impuestos que retiene de las nóminas de los empleados.

Empleado

El empleado utiliza el formulario W-2 para completar sus declaraciones de impuestos federales y estatales cada año. Para completar los formularios de impuestos, los empleados deben rellenar la información salarial y fiscal correspondiente que figura en el W-2. Los empleados suelen recibir varias copias del formulario W-2: una para presentar la declaración federal, otra para presentar la declaración estatal o local y otra para sus registros personales.

Los empleados que hayan tenido varios empleos a lo largo del año fiscal anterior recibirán un W-2 por cada uno de ellos. Los empleados tendrán que reunir todos sus W-2 para presentar una declaración de impuestos correcta y completa.

IRS

El IRS utiliza el formulario W-2 para recopilar datos y evaluar cuánto debe un individuo en impuestos cada año o si el individuo es elegible para un reembolso de impuestos ese año. El IRS también utiliza los formularios W-2 como registros de los salarios declarados por todos los empleados a nivel nacional. Además, el IRS utiliza los formularios W-2 para llevar un registro de los ingresos y la obligación tributaria de todos los ciudadanos. Si los ingresos declarados en el W-2 no coinciden con las ganancias declaradas en la declaración de impuestos del empleado, el IRS puede emitir una auditoría para descubrir la discrepancia con los números.

Hacienda estatal y local

Además de los impuestos federales, casi todos los estados y muchas ciudades locales exigen que los residentes paguen un impuesto sobre la renta personal. Al igual que el IRS, las autoridades fiscales estatales y locales utilizan el formulario W-2 para calcular las cantidades de impuestos de los individuos a nivel estatal y local.

Cómo leer un W-2

Todas las partes del formulario W-2 contienen información clave que se necesita para declarar los impuestos de un individuo. A continuación se explica cómo leer un W-2 sección por sección:

Sección A

Esta sección contiene el número de la Seguridad Social del empleado, para que Hacienda pueda identificarlo.

Sección B

Esta sección incluye el número de identificación del empleador, o EIN, para que el IRS pueda identificar al empleador.

Sección C

La sección C contiene el nombre del empleador y su dirección postal completa.

Sección D

Esta sección contiene los códigos, si los hay, utilizados por el empleador para identificar la forma individual del empleado.

Sección E

La sección E incluye el nombre legal completo del empleado.

Sección F

El apartado F incluye la dirección postal completa del empleado.

Sección 1

La sección 1 contiene la suma total de los ingresos imponibles, las propinas y otros salarios imponibles que un empleado recibió del empleador en el transcurso del último año fiscal. Estos ingresos no incluyen las aportaciones a un plan 401(k) u otros planes de jubilación.

Sección 2

Este apartado incluye el total del impuesto federal sobre la renta que el empleador retuvo de la nómina del empleado' a lo largo del año fiscal.

Sección 3

En el apartado 3 se incluyen todos los ingresos que se pagaron al empleado que también puede estar obligado a pagar un impuesto de la Seguridad Social.

Sección 4

Esta sección contiene la cantidad de impuesto a la Seguridad Social que se retuvo sobre los ingresos del empleado' que se reportaron al empleador.

Sección 5

La sección 5 incluye toda la compensación reportada al empleador por la cual el empleado debe pagar el impuesto de Medicare.

Sección 6

Esta sección contiene el total de los impuestos de Medicare que se dedujeron de la nómina del empleado para el año fiscal anterior.

Sección 7

En el apartado 7 se incluyen las propinas que el empleado pueda haber declarado. Esta casilla puede dejarse en blanco si el empleado no cobra propinas en su trabajo.

Sección 8

El apartado 8 incluye información para casos especiales como, por ejemplo, si el empleado trabaja en una empresa de alimentación o bebidas que recoge las propinas de cada empleado. En esta casilla, el empleador deberá enumerar las propinas específicas que recibió el empleado, ya que estas propinas se consideran ingresos imponibles.

Sección 9

La sección 9 contiene un código para el empleador si está participando en un programa piloto del IRS. Esta casilla puede dejarse en blanco si el empleador no participa en el programa.

Sección 10

Esta sección incluye el total de las prestaciones sanitarias del empleado. Si el empleado no tiene ninguna, la casilla estará en blanco.

Sección 11

La sección 11 contiene la suma que el empleador pagó de un plan de compensación diferida no calificada. De este modo, la Administración de la Seguridad Social puede asegurarse de que se ha distribuido la cantidad adecuada de prestaciones, si procede.

Sección 12

Esta sección incluye una serie de códigos que un empleador debe detallar al IRS. Por ejemplo, hay códigos para la paga por enfermedad no imponible, los reembolsos por gastos de mudanza y para los miembros de las fuerzas armadas, entre otros.

Sección 13

La sección 13 incluye varias casillas que contienen información sobre los planes de jubilación y la indemnización por enfermedad de terceros. Esta casilla también contiene detalles sobre el estatus de empleado estatutario, lo que significa que los empleados pagan los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare sobre sus ganancias, pero no los impuestos federales sobre la renta.

Sección 14

Esta sección es para que el empleador informe de cualquier elemento misceláneo que no parezca pertenecer a las otras áreas del W-2. Algunos ejemplos de estas partidas misceláneas pueden ser los ingresos no imponibles, las cuotas sindicales o los pagos del seguro médico.

Secciones 15 a 20

Estas secciones incluyen las estadísticas del impuesto sobre la renta estatal y local indicadas por el empleador. Aunque la información sobre los impuestos estatales y locales se recoge en esta área del W-2, los empleados tendrán que presentar un W-2 por separado y presentarlo junto con su declaración de impuestos estatales o locales.

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