Una EPMO es una oficina centralizada en la que se colabora para gestionar proyectos. Una EPMO (oficina de gestión de proyectos empresariales) puede ser una forma útil de gestionar grandes proyectos y vincularlos a los objetivos más amplios de su empresa. Una EPMO puede ser beneficiosa si quiere mejorar el enfoque de su organización respecto a los grandes trabajos.
En este artículo, explicamos qué es una EPMO, las funciones y beneficios de una EPMO, en qué se diferencia una EPMO de una PMO y la estructura organizativa de una EPMO.
¿Qué es una EPMO?
Una EPMO es una oficina de gestión de proyectos empresariales (EPMO) que gestiona muchas tareas de gestión de proyectos. Una EPMO es una oficina de gestión de proyectos (PMO) y suele encontrarse en el nivel corporativo de las empresas.
Por lo general, las empresas recurren a los EPMO para que les ayuden a gestionar proyectos a gran escala, ya que pueden ayudar a simplificar el proceso de gestión de proyectos grandes y complejos. Una de las principales responsabilidades de una EPMO es alinear los proyectos de la empresa con los objetivos generales de la misma. Otra característica importante de una EPMO es que suele colaborar directamente con el equipo ejecutivo de la empresa.
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Funciones de la EPMO
Hay muchas funciones clave de una EPMO, entre ellas:
Gestión de grandes proyectos
Una de las principales funciones de una EPMO es la gestión de proyectos a gran escala. El establecimiento de una EPMO puede facilitar la gestión de todos los diferentes aspectos de un proyecto complejo mediante la estandarización de los procesos de gestión de proyectos y la mejora de la comunicación en toda la organización. Las EPMO también pueden gestionar eficazmente proyectos a pequeña escala, pero muchas empresas las crean para ayudarles a gestionar proyectos grandes y complejos.
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Alineación de proyectos con los objetivos de la empresa
Una función clave de una EPMO es alinear las estrategias de gestión de proyectos con los objetivos generales de la empresa. Esto puede ayudar a las empresas a alcanzar sus objetivos mientras completan los proyectos. A medida que una EPMO desarrolla una estrategia de proyecto, trabaja para garantizar que el proyecto siga beneficiando a la empresa en su conjunto.
Seguimiento del progreso de los proyectos
Los EPMO también son responsables de supervisar el progreso de los proyectos, lo que puede ayudar a que los proyectos se mantengan en el buen camino y a garantizar que los proyectos se mantengan alineados con los objetivos de la empresa. Los EPMO suelen supervisar el progreso de los proyectos con regularidad. El seguimiento del progreso puede adoptar la forma de análisis de métricas, revisión del progreso hacia los objetivos, evaluación de informes y mucho más.
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Beneficios de una EPMO
Las EPMO pueden simplificar la gestión de proyectos de muchas maneras. Algunos de los principales beneficios de establecer una EPMO incluyen:
Mejora de la gestión de proyectos grandes y complejos
Un beneficio clave de establecer una EPMO es simplificar la forma en que su empresa gestiona proyectos grandes y complejos. Los modelos tradicionales de gestión de proyectos pueden ser difíciles de utilizar en proyectos grandes, y una EPMO puede simplificar la gestión de proyectos a gran escala.
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Gestionar varios proyectos a la vez
Las EPMO también pueden facilitar a su empresa la gestión de varios proyectos a la vez. Dado que las EPMO estandarizan los procesos, mejoran la comunicación y aumentan la productividad, pueden hacer posible que su empresa trabaje en más de un proyecto al mismo tiempo.
Mejorar la comunicación
Otro beneficio de establecer una EPMO es que puede mejorar la comunicación entre las personas involucradas en un proyecto. Los EPMO suelen comunicarse directamente con los equipos ejecutivos de sus empresas. Los EPMO también suelen ser responsables de crear planes de comunicación para la gestión de proyectos, lo que puede mejorar la comunicación:
- Establecer canales de comunicación claramente definidos
- Asignación de funciones específicas a los empleados
- Creación de procedimientos y directrices de comunicación
- Designación de métodos de colaboración
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Cumplir con los objetivos más amplios de la empresa
Los EPMOs también pueden ayudar a su empresa a mantenerse en el camino de cumplir con los objetivos más amplios de la compañía. Una de las funciones clave de una EPMO es alinear las estrategias del proyecto con los objetivos de la organización. De esta manera, el establecimiento de una EPMO puede ayudar a posicionar a su empresa para el éxito general.
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Estandarizar la gestión de proyectos
Contar con una EPMO también puede ayudar a estandarizar todos los componentes de la gestión de proyectos, entre otros:
- Lenguaje y términos del proyecto
- Mejores prácticas
- Objetivos
- Gestión de recursos
- Canales de comunicación
- Procedimientos del proyecto
Estandarizar la gestión de proyectos puede mejorar la eficacia y la calidad de los mismos. Puede permitirle aplicar los mismos procesos a diferentes proyectos y agilizar el proceso de planificación de los mismos.
Aumentar la productividad
Otro beneficio importante de las OPEs es que todas sus funciones, incluyendo la mejora de la comunicación y la estandarización de los procesos, pueden aumentar la productividad de su empresa. Esto puede permitir a su empresa completar más proyectos con éxito, lo que puede contribuir en gran medida al éxito general de su empresa.
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PMO vs. EPMO
Una EPMO es un tipo de PMO, que significa oficina de gestión de proyectos. La diferencia clave entre las EPMO y las PMO es que las EPMO se centran directamente en los objetivos generales de una organización. Las EPMO trabajan para conectar los proyectos con los objetivos generales de la empresa, mientras que las PMO tradicionales tienden a centrarse más en la gestión básica de proyectos en lugar de hacer hincapié en la alineación estratégica de los proyectos y los objetivos. Además, las PMO suelen trabajar a nivel de departamento de una empresa, mientras que las EPMO trabajan a nivel de empresa.
Sin embargo, las EPMO y las PMO no son mutuamente excluyentes—algunas empresas deciden adoptar tanto las PMO como las EPMO para poder experimentar los beneficios de ambos enfoques de gestión de proyectos. En este caso, las EPMO pueden complementar a las PMO tradicionales en lugar de sustituirlas por completo. Las empresas también pueden utilizar las EPMO para ayudar a reunir a diferentes PMO.
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Estructura organizativa de la EPMO
Aunque las diferentes empresas pueden establecer sus EPMO de diferentes maneras, la mayoría de las EPMO tienen la misma estructura básica de organización. Cada EPMO tiene un director o gerente de EPMO que dirige a otras personas en la EPMO y asume la responsabilidad de gestionar y supervisar los proyectos. El director de la EPMO suele ser la persona que se encarga de comunicarse directamente con el equipo ejecutivo de la empresa.
Además de trabajar con el equipo ejecutivo, el director de la EPMO también dirige a todos los demás implicados en el proyecto. Los directores de proyecto y otras personas implicadas en los proyectos se reúnen para planificar las estrategias del proyecto y ejecutar las actividades del mismo.