Software de ERP y Contabilidad: Definiciones, diferencias y ventajas

Las grandes empresas suelen utilizar software especializado para gestionar toda la información relacionada con sus finanzas, clientes y procesos, entre otras cosas. El ERP y el software de contabilidad son dos tipos de programas que pueden utilizarse para gestionar los datos y mantener la eficiencia de las operaciones. Trabajar con datos puede ser desalentador y consumir mucho tiempo, pero hay herramientas beneficiosas disponibles con estos dos programas. Los dos programas ofrecen distintas ventajas que simplifican y agilizan procedimientos importantes, pero hay diferencias clave entre ellos.

En este artículo, discutimos y definimos el ERP y el software de contabilidad, examinamos sus diferencias y vemos los beneficios de cada uno.

Software para la Contabilidad: Qué es y cómo elegirlo

¿Qué es el software ERP?

Un sistema ERP, de planificación de recursos empresariales, es un tipo de software de gestión que reúne y organiza los datos de una empresa. Los sistemas ERP permiten a las empresas gestionar, integrar y automatizar las operaciones diarias de todos los departamentos. Los paquetes ERP pueden incluir múltiples aplicaciones para controlar funciones específicas, como:

  • Contabilidad
  • Finanzas
  • Ventas
  • Marketing
  • Recursos humanos
  • Gestión de proyectos
  • Gestión de riesgos y cumplimiento
  • Operación de la cadena de suministro
  • Adquisiciones

El ERP también proporciona una base de datos común que permite que las aplicaciones separadas se comuniquen entre sí, facilitando el flujo de datos sin problemas entre los departamentos. Las empresas también pueden utilizar el ERP para mantener la información actualizada y precisa, lo que puede ayudarles a crear operaciones más eficientes.

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¿Qué es un programa de contabilidad?

El software de contabilidad se refiere a un programa informático dedicado a gestionar las actividades contables. Más comúnmente utilizado dentro de los departamentos financieros, típicamente por contadores o tenedores de libros, el software de contabilidad satisface las necesidades contables básicas de una organización. Las características comunes del software de contabilidad incluyen:

  • Un libro mayor: El libro mayor es un registro de la actividad financiera total.
  • Cuentas por cobrar: Esta sección incluye el dinero que una organización espera recibir.
  • Cuentas por pagar: Este es el dinero que una organización espera pagar.
  • La contabilidad: La contabilidad implica un registro de todas las cuentas por cobrar y por pagar cumplidas.
  • Seguimiento de los gastos: Es el registro de los gastos de una organización'.
  • 1. Inventario: Esta función hace un seguimiento del inventario de una organización.
  • La facturación: Esta función ayuda a las empresas a crear y gestionar las facturas.

Con las características anteriores, se pueden crear informes financieros básicos, como cuentas de resultados y estados de pérdidas y ganancias. El software de contabilidad también puede simplificar las actividades contables, ayudando a que las tareas básicas de contabilidad sean más fáciles para su equipo.

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Diferencias entre el ERP y el software de contabilidad

La diferencia entre el ERP y el software de contabilidad es su enfoque. El software de contabilidad se centra en las transacciones financieras como un sistema independiente, por lo que sus funciones se centran en la organización y ejecución de los asuntos monetarios. El ERP se diferencia porque vincula el componente financiero de una organización con otros sistemas, considerándolo como una causa o un efecto de otros factores, como las horas de trabajo, las relaciones con los clientes y las unidades fabricadas.

El ERP incluye software de contabilidad, pero puede no ser adecuado para todas las organizaciones. Las pequeñas y medianas empresas pueden no necesitar la integración que ofrece el ERP y pueden preferir la funcionalidad relativamente ligera y racionalizada del software de contabilidad. Sin embargo, las grandes organizaciones, que comprenden muchos sistemas y actividades que dependen unos de otros para un funcionamiento eficiente, pueden requerir la consolidación de los procesos en una sola plataforma que el ERP puede proporcionar.

Ventajas del uso de software ERP

Con su integración de datos en una única plataforma, el ERP puede proporcionar muchos beneficios a las organizaciones que lo utilizan. Estos beneficios incluyen:

Reducción de los costes informáticos

El ERP sólo requiere un equipo de personal informático dedicado a gestionar el sistema y la licencia de software. Este entorno de un solo sistema puede reducir el tiempo y los requisitos de formación de los usuarios, ya que los empleados tienen que aprender a manejar un solo sistema en lugar de varios.

Información en tiempo real y reacciones más rápidas

Los cambios realizados en los datos de un sistema ERP son visibles inmediatamente. Esta actualización en tiempo real permite a los usuarios acceder a la información más precisa posible. Los empleados pueden referirse a esta información actualizada al redactar informes, y la dirección puede tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. Por ejemplo, un supervisor de compras puede controlar el inventario sin tener que rastrear y confirmar primero los datos. Con esta información, pueden determinar con antelación el momento óptimo para reponer el inventario.

Mejora de la colaboración

El ERP puede fomentar la colaboración entre departamentos al agilizar los procesos empresariales. Puede eliminar el tiempo dedicado a compartir y explicar la información entre los empleados porque la información ya está disponible para ellos. Luego, a medida que el trabajo se pone en marcha, los directivos y los profesionales de RRHH pueden hacer un seguimiento del progreso de cada miembro y departamento que' está involucrado.

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Mayor productividad y eficiencia

Con sus funciones de automatización, el ERP puede ayudar a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para llevar a cabo ciertas actividades. En el caso de las nóminas, por ejemplo, el sistema ERP puede calcular automáticamente los salarios y gestionar las deducciones por prestaciones. Como se trata de tareas repetitivas, que a menudo se realizan varias veces al mes, la automatización del ERP puede liberar un tiempo considerable para que los empleados se centren en otras tareas.

Mejor servicio al cliente

Un empleado puede utilizar el sistema ERP para hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que llegan a los compradores a tiempo. Por ejemplo, si el sistema muestra una alerta sobre un posible retraso en el envío, un empleado puede acceder a los detalles del pedido, rastrear el motivo del retraso y notificarlo al cliente. Acciones como ésta pueden ayudar a fomentar una relación comercial de confianza.

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Ventajas del uso de software de contabilidad

Aunque el software de contabilidad puede ofrecer menos en términos de integración y funciones, puede ser la opción preferible para algunos, especialmente para las pequeñas y medianas empresas. Algunas de las ventajas de utilizar un software de contabilidad son:

Coste más bajo

En relación con el coste de un ERP, el software de contabilidad puede ser significativamente más asequible. La implantación de un sistema ERP para toda una organización puede costar más de 100.000 dólares. En comparación, un software de contabilidad de nivel avanzado puede costar entre 25 y 150 dólares al mes por un servicio de suscripción, dependiendo de las necesidades de la empresa.

Mejor adecuación

Los sistemas ERP son plataformas completas que ofrecen muchas funciones útiles, pero las organizaciones pequeñas y medianas pueden no necesitar todas las características adicionales. Estas organizaciones pueden encontrar que un software de contabilidad más pequeño y centrado en un paquete de servicios está más en línea con sus necesidades y objetivos. Además, pueden disfrutar de la adaptabilidad de un software de contabilidad basado en la suscripción, que les permitiría actualizar a una opción más avanzada para obtener una mayor funcionalidad.

Mayor conocimiento

Las funciones contables suelen estar presentes en otras aplicaciones informáticas comunes, por lo que los usuarios pueden estar familiarizados con las funciones contables básicas de un ordenador hasta cierto punto. El ERP, sin embargo, es más especializado y puede requerir una amplia formación. Además, muchas pequeñas y medianas empresas ya utilizan programas de contabilidad para sus necesidades contables. Para ellas, puede ser preferible quedarse con un sistema conocido.

Aplicación más rápida

La implantación de un nuevo sistema de software de contabilidad puede ser cuestión de unas pocas semanas a unos pocos meses, aunque el período de implantación puede ser más largo para algunos. Sin embargo, en el caso de un sistema ERP, la implantación puede durar varios años. Algunas empresas pueden preferir la implantación más rápida del software de contabilidad.

Mayor simplicidad

El software de contabilidad puede ser fácil de aprender y utilizar para las operaciones diarias. A menudo, los procesos sólo requieren la introducción de datos, mientras que puede haber opciones de automatización para actividades como la carga de extractos y facturas. La facilidad de uso que el software de contabilidad puede ofrecer significa que una amplia gama de empleados puede ser capaz de operar el sistema con una formación mínima. En comparación, el software ERP ofrece tantas funcionalidades que los usuarios pueden encontrar más difícil de comprender y dominar.