¿Cuándo se debe plantear un problema en el trabajo?

Hay ocasiones en las que un problema entre miembros del equipo o con los clientes requiere la atención de la dirección. Saber cómo enfocar una escalada puede conducir a un resultado más satisfactorio cuando surgen problemas.

En este artículo, exploramos lo que significa escalar un problema en el lugar de trabajo y proporcionamos consejos para hacerlo con éxito.

¿Qué significa escalar un asunto en el trabajo?

Escalar un problema laboral es cuando se contacta con la alta dirección para resolver una situación difícil. El contexto se pone en conocimiento de las personas adecuadas para lograrlo. Normalmente, la escalada se produce cuando hay un problema que el personal actual que trabaja en él no puede resolver y requiere la ayuda de quienes tienen más autoridad y recursos.

¿Cuándo se debe plantear un problema en el trabajo?

Decidir cuándo escalar un asunto depende de la cantidad de riesgo que pueda suponer para la empresa. Dado que el escalamiento de un asunto puede dar lugar a reuniones difíciles y causar interrupciones en el trabajo, debe reservarlo para los asuntos que realmente requieran un escalamiento. A menudo se puede evitar la escalada de un asunto resolviendo primero el problema con el individuo.

Sin embargo, algunas cuestiones requieren el apoyo de las personas con mayor autoridad. Considere la posibilidad de plantear un problema en el trabajo cuando:

  • El problema puede dar lugar a un retraso en el proyecto o a un exceso de presupuesto.
  • El problema está provocando que usted u otros miembros del equipo asuman una cantidad significativa de trabajo extra.
  • Ya ha intentado otras estrategias para solucionar el problema pero no ha tenido éxito.
  • Has intentado llegar a un acuerdo y encontrar una solución común con los implicados.

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Cómo plantear un problema en el trabajo de forma eficaz

Estos son algunos de los pasos que hay que seguir a la hora de plantear un problema en el trabajo:

1. Reconocer el problema

El primer paso para escalar un asunto es reconocer que hay un problema. Puede hacerlo alertando a la parte implicada. A veces, la otra persona no es consciente de cómo sus acciones están afectando a los demás. Determina el nivel de impacto que tiene el problema para decidir si es necesario escalarlo.

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2. Tratar de encontrar una solución

Hable con la persona involucrada en el problema para ver si hay una razón para sus acciones o falta de acciones, y trate de encontrar una solución. Por ejemplo, si tiene problemas para cumplir con los plazos, intente averiguar cuál es la causa de que entregue el trabajo con retraso. Si se debe a que no conocen todas sus responsabilidades laborales, puedes ayudarle a repasar lo que la empresa espera de él.

3. Recoger las pruebas

Empiece a recopilar pruebas de que el tema se está produciendo para tener algo que mostrar a la alta dirección. Puede considerar la posibilidad de documentar las discusiones que tuvo con el individuo o guardar las conversaciones por correo electrónico. De este modo, se asegurará de tener pruebas de las medidas que tomó y de la respuesta de la otra parte en caso de que haya algún desacuerdo más adelante.

4. Averiguar a quién dirigirse

Si el intento de encontrar una solución con la persona no tiene éxito, considere a quién escalar el problema. Normalmente, éste será el jefe de su equipo u otro supervisor directo.

5. Explicar la cuestión

Cuando plantees el problema a tu jefe de equipo o a otra figura con autoridad, explícale lo que está ocurriendo. Comparta con ellos sus ejemplos y pruebas para proporcionar más contexto y las acciones que recomienda. Un formato a seguir para compartir el problema con el jefe de equipo es el siguiente

  • Proporcionar un contexto de fondo. Haz un resumen de la situación que te llevó a necesitar una ampliación, incluyendo el quién, el qué, el dónde, el cuándo, el por qué y el cómo.
  • Haz una petición. Comparta con el líder del equipo lo que le gustaría que hiciera para ayudarle a resolver el problema, proporcionando un plazo para cuando necesite su ayuda.
  • Mencione cualquier reto. Hazle saber a tu jefe de equipo cualquier reto específico que tengas para él, como por ejemplo, que necesites una respuesta suya para el final del día o que requieras su experiencia específica.
  • Incluya el impacto. Comparta con el líder del equipo lo que puede resultar si no le proporciona ayuda, como por ejemplo que su equipo no pueda cumplir con un próximo plazo debido a que un empleado no cumpla con sus tareas.
  • Cierra tu escalada. Termina tu conversación ofreciéndote a ayudar a resolver el conflicto y mencionando las posibles soluciones a seguir.

Ejemplo: Me gustaría llamar su atención sobre un problema al que se ha enfrentado el equipo de marketing en los últimos meses. El departamento de relaciones públicas no ha estado cumpliendo los criterios de calidad de sus comunicados de prensa y está teniendo problemas para cumplir nuestros plazos. Le pido que resuelva el problema y se asegure de que su equipo pueda proporcionar comunicados de prensa con la calidad esperada a partir de ahora, para que podamos comunicarnos eficazmente con los periodistas sobre nuestros eventos**. Estoy encantado de ayudar a agilizar el proceso;

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6. Llevar el asunto a una autoridad superior

Considere la posibilidad de acudir al siguiente nivel de autoridad si el jefe de su equipo no le ayuda a resolver el problema o si no recibe respuesta de él. Esto puede implicar dirigirse al director del departamento o al jefe de grupo. Considera la posibilidad de enviar un correo electrónico explicándoles el contexto o de programar una reunión para discutir el problema.

Cuáles son los beneficios de escalar los problemas en el trabajo?

Cuando se hace de forma eficaz, escalar un problema en el trabajo puede ayudar a que las empresas funcionen con más éxito. Algunos de los beneficios de escalar los problemas en el trabajo pueden ser

  • Da a conocer la situación a tu equipo directivo
  • Involucra a su dirección en la búsqueda de una solución
  • Proporciona recursos adicionales para apoyarte
  • Destaca las áreas de la empresa que puedes mejorar
  • Ayuda al equipo a cumplir eficazmente los objetivos empresariales en el plazo previsto
  • Mejora las relaciones con los colegas

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Consejos de escalamiento a tener en cuenta

A la hora de escalar un problema en el lugar de trabajo, tenga en cuenta estos consejos:

  • Evite tomarse las cosas como algo personal. Los problemas suelen deberse a una combinación de circunstancias, por lo que hay que tratar de considerarlas objetivamente en lugar de tomarse el problema como algo personal.
  • Manténgase en contacto. Recuerda que estás tratando de encontrar una solución al problema para proporcionar un bien mayor a la empresa. Intenta mantener un tono amistoso y evita culpar a los demás cuando te comuniques sobre el problema.
  • Cuida tus emociones. Mantener la calma al escalar un problema para ayudarle a tomar decisiones racionales.
  • Asumir la responsabilidad. Aunque consigas involucrar a tu equipo directivo, eso no significa que les estés pasando la responsabilidad de la situación. Siga participando en la resolución del problema y ofreciendo soluciones.