Alguien en el trabajo puede pedirte que hagas algo fuera de tus responsabilidades normales o de la descripción de tu trabajo. Es importante tener en cuenta muchos factores antes de dar una respuesta cuando te enfrentes a esta situación. Cuando alguien te pide que hagas algo fuera de la descripción de tu trabajo o de tus responsabilidades laborales, es tentador responder con un «Ese no es mi trabajo».
Responder de forma reflexiva y respetuosa a las peticiones de trabajo adicionales puede ayudarle a establecer relaciones profesionales positivas y a fijar límites saludables en el lugar de trabajo.
En este artículo, hablamos de consejos para comunicar que una tarea no es tu trabajo y ofrecemos métodos de redacción, consejos y soluciones para estas situaciones.
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Pasos para comunicar una tarea que está fuera de sus funciones habituales
Manejar estas situaciones delicadas en las que comunicas que una tarea no es tu trabajo puede ser complicado. Utilizar las palabras adecuadas puede ayudarte a conseguirlo. Recuerda estos consejos la próxima vez que quieras decirle amablemente a alguien que un trabajo no es tu responsabilidad:
1. Considera la situación antes de responder
Antes de elaborar una respuesta, considera el tiempo que puede llevar la tarea y el tiempo que tienes disponible en tu agenda para completarla. Intenta comprender los beneficios de aceptar ayudar y si compensan los posibles inconvenientes.
A menudo, los empleadores y los compañeros de trabajo aprecian tu disposición a superar las expectativas y pueden estar dispuestos a ayudarte en situaciones similares en el futuro. Si no puede cumplir con la solicitud, considere la posibilidad de tomarse un tiempo para crear una respuesta respetuosa y sinceramente disculpada antes de responder.
2. Ofrecer tu ayuda de forma que no comprometa tu propio trabajo
Si puede realizar parte de la tarea o ayudar de forma que no comprometa su propia productividad, considere la posibilidad de ofrecer estas soluciones cuando le pidan que realice una tarea que no es de su responsabilidad. Incluso si no puede asumir la totalidad de la tarea, sus contribuciones parciales pueden ser suficientes para ayudar a un compañero de trabajo o a un empleador que lo necesite sin tener que aceptar más de lo que puede ofrecer.
3. Haz referencia a la descripción de tu puesto de trabajo
Si un compañero de trabajo, un jefe o un empleador le propone una tarea que se sale considerablemente de sus funciones o capacidades habituales, considere la posibilidad de hacer referencia a la descripción de su puesto de trabajo documentada para respaldar su negativa. Si crees que no puedes llevar a cabo una solicitud con éxito debido a la naturaleza de las tareas, considera la posibilidad de hacer referencia a las funciones específicas que figuran en la descripción de tu puesto de trabajo para demostrar y aclarar tus principales responsabilidades.
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4. Reconsidere su capacidad
A veces, es fácil desarrollar hábitos y rutinas de trabajo que no permiten flexibilidad ni ajustes. Considere la posibilidad de replantearse su capacidad cuando se le plantee una tarea fuera de su descripción de trabajo. Tal vez haya una forma de acomodar la petición cambiando tus hábitos diarios o ajustando tu rutina que podría beneficiarte a largo plazo y permitirte estar más disponible para proporcionar una ayuda valiosa a tus compañeros y empleadores.
5. Reformule su respuesta
A menudo hay una forma de expresar una respuesta negativa o desagradable de forma positiva y edificante. Cuando sea posible, considera la posibilidad de reestructurar tus respuestas en un tono más suave y amistoso. Antes de responder, evalúa tu respuesta en busca de palabras cargadas de emoción o tonalidades negativas para evitar que la situación se agrave o se ofenda. Normalmente, si responde con respeto, sus compañeros de trabajo o su empleador entenderán si usted' no puede aceptar una tarea que no le corresponde.
6. Ofrezca soluciones y presente alternativas
Si no puedes aceptar una tarea, considera la posibilidad de presentar soluciones o alternativas a tu participación. Esto podría incluir:
- Ofrecerse a ayudar en otra tarea que requiera menos tiempo
- Proporcionar ayuda para la resolución de problemas o consejos sobre cómo completar una tarea de forma más eficiente
- Sugerir a otros compañeros de trabajo con un historial de éxito en tareas similares para que ayuden en la tarea
- Sugerir una hora o fecha posterior en la que esté más disponible para ayudar en la tarea
7. Céntrate en ti mismo
Cuando respondas a una solicitud para realizar una tarea que no está incluida en la descripción de tu trabajo, haz lo posible por dirigir tus declaraciones hacia ti mismo y no hacia la otra persona. Centrarte en tu situación y en tus capacidades para asumir un trabajo adicional puede ayudarte a evitar culpas o enfrentamientos innecesarios.
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Métodos para redactar su respuesta
Estos son algunos ejemplos de momentos en los que alguien puede pedirte que realices una tarea fuera de tus responsabilidades habituales y cómo redactar tus respuestas de forma positiva y productiva:
Que te pidan ayuda en un proyecto
Cuando le pidan que asuma un trabajo adicional que implique un compromiso a largo plazo, como la participación en un proyecto, es importante que revise detenidamente el estado actual de sus prestaciones y su próximo calendario. Intenta pedir más detalles sobre el alcance del trabajo antes de tomar cualquier decisión, para que entiendas claramente el tiempo y el esfuerzo que vas a dedicar a tus responsabilidades habituales.
Si decide denegar la solicitud, intente redactar su respuesta de la siguiente manera:
«El proyecto suena emocionante, y puedo'esperar a ver la dirección que tomas. Lamentablemente, no creo que tenga la capacidad de asumir tanta responsabilidad fuera de mis tareas habituales. Por favor, hazme saber si hay alguna cosa más pequeña y que requiera menos tiempo en la que pueda ayudar para apoyar al equipo;
Que te pidan que trabajes en el turno de otro's
Si alguien le pide que trabaje en su turno por motivos personales, es importante que evalúe su carga de trabajo actual y su horario para evitar la fatiga. Si su horario es flexible, considere la posibilidad de intercambiar los turnos en lugar de aceptar los suyos además de su propio horario. Si tienes disponibilidad y energía para ayudarles, es probable que te lo agradezcan y se ofrezcan a trabajar un turno para ti en el futuro.
Si decides rechazar su petición debido a tu horario, niveles de estrés, carga de trabajo u otra razón personal, intenta redactar tu respuesta de forma similar a esta:
Me gustaría mucho poder ayudarte con tu turno. Desgraciadamente, no creo que pueda sacar tiempo de mis responsabilidades no laborales esta semana. Si usted'puede cambiar ese turno por uno de los míos, yo'estaría encantado de ayudarle»
Que te pidan que completes el trabajo de otra persona'.
Si un compañero de trabajo se dirige a ti para pedirte que realices una tarea que le ha sido asignada, considera cuidadosamente la petición antes de responder. Dependiendo de tu carga de trabajo y de la descripción de tu puesto, puede que no sea justo que te lo pidan. Aunque puede ser fácil sentirse presionado para aceptar, haz lo posible por mantener la confianza en tu decisión y rechazarla amablemente.
Intenta redactar tu respuesta de la siguiente manera:
Me encantaría poder ayudarte con esta tarea. Sin embargo, nuestro supervisor te asignó originalmente esta tarea, y la tarea no está dentro del ámbito de mis responsabilidades. Voy a declinar cortésmente la oferta y le recomiendo que hable con la dirección para encontrar una solución»;
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Soluciones para solicitudes de trabajo adicionales
He aquí algunas soluciones que puedes considerar para ayudarte a prevenir o sortear situaciones incómodas o conversaciones sobre responsabilidades adicionales:
1. Fomentar el apoyo mutuo
Un entorno de trabajo de apoyo mutuo y trabajo en equipo puede ayudar a menudo a evitar sentimientos de reticencia a la hora de realizar tareas fuera de los deberes típicos de los empleados. Fomentar un sentimiento de camaradería y colaboración puede aumentar la disposición del personal a realizar tareas fuera de sus descripciones de trabajo estáticas y evitar interacciones negativas sobre el reparto de cargas de trabajo.
Considere la posibilidad de organizar ejercicios de creación de equipos, formación en materia de comunicación o debates abiertos para promover un entorno de trabajo de apoyo mutuo.
2. Cree descripciones de trabajo claras
Si los parámetros de tu función no están definidos, los jefes y gerentes pueden ser más propensos a asignar tareas adicionales fuera de la descripción de tu trabajo. Para evitarlo, considera la posibilidad de pedir una descripción detallada del puesto al ser contratado o a lo largo de tu empleo para que te lo aclaren.
Comprender tus deberes y responsabilidades precisas puede ayudarte a determinar mejor qué peticiones debes aceptar y cuáles debes considerar rechazar educadamente en el futuro.
3. Establece límites firmes
Establecer límites claros es una parte importante de la formación de relaciones profesionales saludables. Intenta evitar aceptar tareas que comprometan tu rendimiento o tu capacidad para completar tus tareas. Mantenerte firme en tus decisiones puede establecer una expectativa de distribución justa del trabajo y ayudar a evitar que te sientas presionado a aceptar más de lo que puedes cumplir.