Documentos de Especificación Funcional: Cómo y consejos

Para los desarrolladores de aplicaciones web, los diseñadores de experiencia de usuario (UX) y los ingenieros de software, la definición de las especificaciones de un proyecto es una etapa importante en el desarrollo del producto. La creación de un documento de especificaciones funcionales puede ayudar a los desarrolladores a planificar e implementar cada etapa del ciclo de desarrollo del producto. Sin embargo, antes de elaborar un documento de especificaciones funcionales, es importante entender qué son y qué información contiene. En este artículo, definimos qué son los documentos de especificación funcional, por qué son beneficiosos, qué incluyen y cómo crear uno con consejos para escribir el suyo propio.

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¿Qué es una especificación funcional?

La especificación funcional es un documento formal que los desarrolladores de software utilizan para planificar sus proyectos. Estos documentos describen qué funciones debe realizar el sistema en desarrollo para cumplir los objetivos del cliente. El documento suele describir las capacidades previstas del producto, su aspecto y características, y cómo interactúan los usuarios con él. Estos documentos sirven de guía o punto de referencia para los desarrolladores del proyecto en cada fase de desarrollo. En la mayoría de los casos, el gestor del producto redacta el documento de especificaciones funcionales y el cliente y los desarrolladores lo utilizan para cumplir los objetivos del proyecto.

Por ejemplo, si un cliente contrata a un equipo de desarrollo para crear una aplicación telefónica que promueva buenos hábitos de sueño, el equipo podría crear un documento de especificación funcional antes de empezar a trabajar en el producto. Pueden colaborar con el cliente para identificar la audiencia y los objetivos del producto. El documento también puede definir el aspecto de cada ventana de la aplicación, las opciones que tiene el usuario cuando interactúa con la aplicación y los pasos que los desarrolladores piensan dar para programar cada componente de la aplicación.

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Beneficios de la especificación funcional

Los documentos de especificación funcional tienen muchas ventajas, como por ejemplo

Reducción de riesgos

La creación de un documento de planificación exhaustivo puede reducir los riesgos al garantizar que el plan de desarrollo del producto sea eficaz desde el principio. Al crear un esquema detallado de cada aspecto de un proyecto, el equipo de desarrollo puede anticiparse a los retos y diseñar estrategias para superarlos o evitarlos. También pueden garantizar que el resultado final del producto se ajuste a su finalidad, detallando cómo funciona cada componente para cumplir los objetivos del cliente.

Mejorar la comunicación

Estos documentos pueden mejorar la comunicación entre los miembros del equipo al facilitar el acceso al plan de desarrollo del producto a todas las partes interesadas. Puede aumentar la transparencia para que todos los miembros del equipo de producto conozcan las expectativas y los objetivos en cada fase del ciclo de desarrollo del producto. También puede ayudar a los miembros del equipo a entender sus funciones específicas dentro del plan de desarrollo. Además, estos documentos de planificación suelen utilizar un lenguaje sencillo para que las partes interesadas no técnicas tengan el mismo acceso a la comprensión de los procesos técnicos.

Aumentar la eficiencia

Un documento de especificaciones funcionales puede aumentar la eficiencia al definir las funciones de cada miembro del equipo. Cuando los miembros del equipo comprenden sus funciones y los pasos que deben dar para lograr los resultados previstos, pueden sentirse seguros al trabajar para alcanzar los objetivos del proyecto. Los documentos de planificación también pueden mejorar la eficiencia al proporcionar un calendario para la finalización del proyecto. Un calendario con plazos establecidos para cada elemento del proyecto puede ayudar al equipo a avanzar hacia la consecución del producto final.

Qué incluir en un documento de especificaciones funcionales

El contenido de un documento de especificación funcional puede variar según el sector o el proyecto, pero a continuación se indican algunos elementos que puede contener un documento de planificación:

  • Interesados: Incluye los nombres y cargos de cada miembro del equipo del proyecto.

  • Aprobaciones: Estas son todas las características que el cliente y el director del proyecto han aprobado para el producto.

  • Proyecto y alcance: El proyecto y el alcance definen los objetivos del proyecto y los requisitos para cumplir los objetivos.

  • Riesgos y suposiciones: Los riesgos incluyen cualquier amenaza potencial para el proyecto, como los presupuestos, los plazos y los requisitos técnicos.

  • Casos de uso: Un caso de uso identifica un escenario en el que un usuario aplica el producto para ayudarle a resolver un problema. Por ejemplo, una aplicación de hábitos de sueño puede ayudar a los usuarios a hacer un seguimiento de su rutina a la hora de dormir y a cambiar sus hábitos para mejorar su sueño. Un caso de usuario puede imaginar un escenario específico y los pasos que el usuario puede seguir para aplicar el producto para cumplir una función concreta.

  • Requisitos: Estos son los productos' esenciales.

  • Soluciones: La sección de soluciones incluye cualquier estrategia creada para resolver los problemas previstos con el producto o su desarrollo.

  • Configuraciones del sistema: Se trata de un esquema de los pasos necesarios para configurar un producto, como el registro de una cuenta de usuario.

  • Características o apariencia: Son las características no funcionales de un producto. Puede incluir la apariencia de la interfaz de usuario, el tiempo que se tarda en aprender el producto y el tiempo que se tarda en completar las tareas dentro del producto. También puede enumerar cualquier característica no esencial que pueda mejorar el producto pero que sea innecesaria para su función principal.

  • Informes de errores: Esta sección explica cómo el producto maneja los errores de entrada del usuario, como la visualización de un mensaje de error.

  • Sistema de tickets: Un sistema de tickets se refiere a la forma en que los desarrolladores o los usuarios envían avisos cuando encuentran un error o un problema con el producto. Por ejemplo, si un usuario encuentra un problema en el que la aplicación se congela cuando introduce un determinado comando, puede enviar un ticket de error para que el equipo de desarrollo resuelva el problema.

Cómo crear un documento de especificación funcional

Estos son algunos pasos para crear un documento de planificación:

1. Identificar los requisitos

El primer paso para crear un documento de planificación es realizar una investigación exhaustiva de la base de usuarios a la que se dirige. Es importante entender las necesidades de los usuarios a los que va dirigido el producto para que éste pueda cumplir la función que se espera de él. En esta fase, el cliente puede llevar a cabo una amplia investigación sobre los usuarios para comprender quiénes son sus usuarios objetivo y qué necesitan del producto. Esta investigación puede incluir información sobre la demografía, la psicología, las motivaciones, los intereses y los comportamientos de los usuarios objetivo.

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2. Realizar pruebas de prototipos

Después de identificar las necesidades de los usuarios y desarrollar un prototipo, la realización de algunas pruebas tempranas puede ayudarle a obtener una visión de cómo los usuarios podrían interactuar con el producto. Las pruebas en esta fase pueden ayudarle a confirmar o rechazar sus suposiciones iniciales sobre el producto, como la forma en que los usuarios navegan entre las interfaces y cómo aplican las características del producto.

Esta etapa es importante para determinar qué elementos esenciales del producto deben incluirse en el documento de planificación. Las pruebas de prototipos le permiten recopilar datos sobre cómo es más probable que los usuarios utilicen un producto, lo que puede informar el proceso de desarrollo y ayudarle a adaptar el producto para que sirva mejor a sus usuarios.

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3. Desarrollar un esquema

Una vez que haya reunido toda la información sobre los usuarios y el producto, redacte un esquema para el documento de planificación. Puedes optar por utilizar una plantilla con secciones predefinidas o crear la tuya propia en función de las necesidades de tu proyecto. Piensa en la información que tú y tu equipo necesitáis para cumplir los objetivos del proyecto. Crear títulos de sección distintos para cada parte del documento puede ayudarte a organizarlo y asegurarte de que incluyes todo el contenido necesario y relevante.

4. Crear casos de uso y escenarios

Los casos de uso son una parte importante de un documento de especificación funcional porque describen cómo es más probable que los usuarios reales utilicen el producto. Pueden ayudarle a usted y a su equipo a entender el contexto en el que el usuario puede aplicar cada una de las características de su producto. Entender la función de cada característica puede ayudarle a determinar el mejor diseño para ayudar a sus usuarios a navegar por el producto para alcanzar sus objetivos. Un caso de uso puede ser tan sencillo como describir un escenario en el que un usuario se encuentra con un problema y utiliza el producto para resolverlo.

Por ejemplo, un caso hipotético para una aplicación de hábitos de sueño puede ser: "Un usuario tiene problemas para dormirse por la noche. Utiliza la aplicación para crear una rutina nocturna y establecer recordatorios que le ayuden a completar cada paso. La aplicación les ayuda a comenzar su rutina en un horario consistente que les permite desarrollar buenos hábitos a la hora de dormir y quedarse dormidos más rápido."

5. Incluya flujos de usuario

Un flujo de usuario especifica la secuencia en la que el usuario interactúa con el producto para lograr un objetivo. Esta sección suele incluir un diagrama que traza el modo en que los usuarios pueden navegar por las diferentes ventanas de su aplicación para completar una tarea. El mapeo de los flujos de usuario puede ayudarle a predecir los diferentes métodos que los usuarios podrían utilizar para realizar la misma tarea. Por ejemplo, puedes crear un sistema que permita a dos usuarios diferentes navegar hasta la misma página siguiendo una serie de enlaces diferentes dentro de la aplicación. Identificar los diferentes flujos de usuarios puede ayudarle a diseñar la aplicación para que sea fácil de usar.

6. Defina su línea de tiempo

Por último, puede incluir un calendario para el desarrollo del producto. El calendario puede incluir plazos para cada etapa del proceso de desarrollo, además de los plazos para las pruebas del producto, las fechas de lanzamiento público y un calendario previsto para el lanzamiento de nuevas versiones, actualizaciones y características del producto. La incorporación de un calendario puede ayudarle a usted y a su equipo a identificar el tiempo que puede llevar cada paso del proceso de desarrollo, a desarrollar estrategias para la gestión del tiempo y la eficiencia y a seguir el progreso hacia los objetivos.

Consejos para crear un documento de especificación funcional

He aquí algunos consejos que debe tener en cuenta al redactar su documento:

Incluir a su equipo en el proceso

Cuando sea posible, intente crear su documento de planificación con otros miembros de su equipo. Por ejemplo, podría involucrar al cliente y a un representante de cada departamento en la elaboración del documento de planificación. Colaborar con otras personas puede ayudarle a obtener una perspectiva más amplia sobre lo que puede suponer cada fase de desarrollo. Los miembros de su equipo también pueden aportar su visión sobre los posibles obstáculos relacionados con la función específica de su departamento, lo que puede ayudarle a crear estrategias para minimizar esos problemas antes de que se produzcan.

Aproveche al máximo las herramientas de seguimiento disponibles

Dado que los equipos colaboran y realizan actualizaciones periódicas de los documentos de planificación, el uso de herramientas de seguimiento puede ayudar a comunicar los cambios en el documento entre los miembros del equipo. Por ejemplo, su equipo puede implementar un software que destaque los cambios realizados en el documento y registre la fecha y la hora en que se produjo el cambio. Esto puede ayudar a los miembros del equipo a reconocer las nuevas actualizaciones e incorporar los cambios.

Utiliza un lenguaje sencillo e ilustraciones

Un lenguaje sencillo puede ayudar a que personas de distintos departamentos del proyecto entiendan los objetivos y las especificaciones de cada componente del proyecto. Las ilustraciones también pueden ayudar a simplificar conceptos y mostrar visualmente cómo funcionan las partes de una aplicación. Dado que muchos miembros de un equipo de desarrollo dependen de los documentos de planificación, es importante utilizar un lenguaje que todos los miembros del equipo puedan entender y plasmar los conceptos complicados en formatos de fácil comprensión.

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