Crear plazos y asignar tareas a los miembros del equipo son sólo dos formas de gestionar adecuadamente un proyecto. Al iniciar un nuevo proyecto, usted y su equipo pueden beneficiarse del uso de documentos de gestión de proyectos. Utilizar los documentos correctos y saber cómo usarlos puede ayudar a mantener las cosas en movimiento para que tu equipo pueda tener éxito.
En este artículo, analizamos cuáles son los documentos esenciales para la gestión de proyectos y ofrecemos una lista exhaustiva de los más habituales.
¿Cuáles son los documentos esenciales para la gestión de proyectos?
Los documentos de gestión de proyectos son de vital importancia para establecer un proyecto de forma eficiente y sencilla de entender, y ofrecen valiosos servicios como establecer los límites del proyecto y orientar a los miembros del equipo sobre las expectativas del mismo. Utilizar los documentos de gestión de proyectos correctos puede tener un impacto significativo en la calidad de la ejecución del proyecto y en los resultados tangibles que produce.
11 documentos esenciales para la gestión de proyectos
Tenga en cuenta esta lista de 11 documentos esenciales de gestión de proyectos que puede utilizar al iniciar su próximo proyecto:
1. Caso de negocio del proyecto
El caso de negocio de un proyecto es el documento que describe la necesidad del proyecto que usted está iniciando. Este documento incluye información importante, como el mercado para el producto que piensa desarrollar o la finalidad que tendrá su proyecto dentro de una organización. Justifica el valor que aporta la realización del proyecto en comparación con el coste de su ejecución. Normalmente, presentará este documento a las partes interesadas o a los altos cargos de su empresa para que lo aprueben. La longitud y el nivel de detalle del documento también pueden variar, en función de las necesidades del proyecto.
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2. Carta del proyecto
La carta del proyecto proporciona la autorización formal para un proyecto e incluye información sobre todas las expectativas clave del mismo. Puede incluir un desglose detallado de cada elemento o abordar cada uno a nivel básico. Si está pensando en utilizar una carta de proyecto, puede incluir elementos como los resultados finales, el calendario previsto, el presupuesto y los recursos asignados al proyecto y las métricas para juzgar el proyecto completado.
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3. Planes de comunicación de proyectos
Un plan de comunicación del proyecto proporciona los métodos y las expectativas de comunicación de los miembros del equipo durante un proyecto. Este plan puede incluir reuniones a lo largo del proceso y canales de comunicación para que el personal intercambie información. Esto garantiza que los empleados sepan qué procedimientos deben seguir cuando se comunican con otros durante la realización del proyecto.
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4. Programación de proyectos
Un documento de programación de un proyecto esboza los plazos de un proyecto, incluyendo las fechas objetivo generales y los calendarios para completar las tareas del proyecto. El calendario del proyecto también aclara las expectativas del personal, la dirección y las partes interesadas. Un documento de programación sirve de referencia para los individuos y equipos que trabajan en el proyecto, permitiéndoles planificar su trabajo para cumplir con todas las expectativas de programación.
5. Presupuesto del proyecto
Un documento de presupuesto de proyecto describe las expectativas de gasto de un proyecto, incluidos los niveles de gasto globales y los fondos disponibles para los equipos o elementos del proyecto. Disponer de un presupuesto es importante a la hora de poner en marcha un proyecto para poder delegar los fondos adecuadamente. Para tener una mejor comprensión y unos totales más precisos de sus presupuestos, considere la posibilidad de incluir en su documento los gastos específicos y los límites estrictos. Un presupuesto orientado representa el coste previsto para el proyecto, mientras que sus límites duros representan los costes máximos disponibles para el proyecto.
6. Estructura de desglose del trabajo
La estructura de desglose del trabajo proporciona una representación detallada del trabajo previsto en un proyecto. Una estructura de desglose comienza con los entregables necesarios al finalizar el proyecto, y luego divide esos entregables en pasos y elementos más pequeños. Una estructura de desglose del trabajo detallada le ayuda a gestionar los diferentes aspectos de un proyecto y le garantiza que ha tenido en cuenta todo el trabajo necesario para completar el proyecto.
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7. Matriz RACI
Al crear un nuevo proyecto, hay que tener en cuenta las funciones y responsabilidades de todas las personas relacionadas con él. Una matriz RACI es un enfoque sencillo para definir las funciones clave durante un proyecto que incluye:
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Responsable: Esto incluye qué miembros gestionan qué elementos del proyecto. Un miembro responsable completa el proyecto de acuerdo con las directrices del plan.
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Responsables: La sección de responsabilidad incluye a los miembros del personal, como los directores de proyecto o los jefes de equipo, que garantizan que el producto final entregado cumple las directrices del proyecto.
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Consultado: Esto incluye al personal directivo, a las partes interesadas y a otras personas que pueden tener poder de decisión en un proyecto y que reciben información actualizada sobre los planes y el progreso del proyecto.
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Informado: Esta sección es para las personas que reciben actualizaciones sobre el progreso durante un proyecto, pero que no aportan sus propias opiniones u orientaciones. Suele ser una sección que se utiliza para las partes interesadas que no tienen capacidad de decisión, que pueden recibir datos empresariales pero que no tienen ningún interés de control en la empresa.
8. Gestión de las solicitudes de cambio
Un documento de gestión de las solicitudes de cambio hace un seguimiento de todas las actualizaciones del proyecto. Cuando se trabaja en un proyecto con personas ajenas a la empresa, un documento formal de gestión de solicitudes de cambio garantiza que se registre en un documento formal cualquier alteración del plan originalmente acordado. En el caso de los proyectos internos, también es beneficioso tener un registro escrito de los cambios realizados en los objetivos y las expectativas. Esto puede ayudar a los miembros del personal a mantenerse al día de la información más reciente.
9. Registro de riesgos
Cuando empiece un nuevo proyecto, tenga en cuenta los posibles riesgos asociados al mismo para prepararse para posibles cambios. Los registros de riesgos de las empresas anotan todos los riesgos potenciales de un proyecto y, a continuación, multiplican el coste financiero o de tiempo de una ocurrencia por la probabilidad de que se produzca un riesgo para encontrar un coste previsto para cada uno. Incluir un registro de riesgos para su proyecto puede ayudar a mantener un seguimiento de los cambios importantes para futuras referencias.
10. Registro de acciones y problemas
Mientras que una evaluación de riesgos examina los posibles problemas de un proyecto, un registro de acciones y problemas hace un seguimiento de los acontecimientos que se han producido durante el proyecto. Un registro de acciones y problemas incluye los problemas experimentados, los pasos de respuesta y los resultados. Por ejemplo, el registro de acciones y problemas de un proyecto de construcción puede anotar un caso en el que las inclemencias del tiempo hayan provocado daños en los materiales. También puede incluir una nota en la que se indique que el equipo comenzó a utilizar amarres adicionales en las lonas para tener en cuenta que los vientos eran más fuertes de lo esperado en la zona.
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11. Lecciones aprendidas
Considere la posibilidad de crear un análisis de las lecciones aprendidas y celebrar una reunión con el equipo o los participantes clave para recapitular y evaluar los resultados del proyecto. El seguimiento de estas lecciones puede proporcionarle un documento de referencia que podrá consultar cuando planifique y ejecute futuros proyectos. Al crear este documento, puede adaptar los datos que abarca a sus necesidades. La información más habitual que se puede incluir en este documento puede ser el incidente, las medidas adoptadas y los datos clave aprendidos.