Una agenda puede ayudarle a cumplir los objetivos de la reunión y a gestionar su tiempo de forma más eficaz si planifica los detalles de una reunión de trabajo.
En este artículo, explicamos el orden del día de una reunión y la importancia de establecer un orden del día para las reuniones, junto con consejos para establecer un orden del día y una lista de lo que se debe incluir en un orden del día.
Planificación de reuniones: Cómo gestionar y consejos generales para reuniones **
¿Qué es una agenda?
Un orden del día para una reunión productiva es un plan de los temas y objetivos de la reunión. Tener un orden del día y hacer copias para todos los participantes en la reunión puede ayudar a comunicar los objetivos de la misma. Un orden del día puede ayudar a que una reunión alcance su objetivo o efecto previsto si está bien diseñado.
¿Por qué hay que establecer una agenda?
Estas son algunas de las ventajas de establecer una agenda:
- Minimice las distracciones. Un orden del día puede ayudar a los participantes en la reunión a mantenerse centrados en los temas del orden del día sin distraerse.
- Ahorrar tiempo. Las agendas pueden ayudar a ahorrar tiempo manteniendo a los participantes de una reunión centrados en el resultado.
- Aumentar la productividad. Una agenda puede ayudarle a tener reuniones más productivas en el trabajo.
- Mantenga un registro. Establecer agendas para sus reuniones en el trabajo puede ayudarle a documentar las reuniones, lo que puede ayudarle a mantenerse organizado en el trabajo.
- Dirigir con mayor eficacia. Puede utilizar una agenda para ayudarle a dirigir una reunión con más confianza.
- Inspirar resultados procesables. Una agenda con objetivos bien definidos puede ayudarte a llegar a soluciones y conclusiones que te ayuden a actuar y tomar mejores decisiones en el trabajo.
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Consejos para establecer una agenda
Estos son algunos consejos que le ayudarán a establecer una agenda para su próxima reunión en el trabajo:
1. Pida que le den su opinión
Puede pedir a los miembros del equipo que le den su opinión sobre los temas a tratar durante la reunión. Esto puede ayudarle a identificar los temas importantes de la reunión. Pedir opiniones también puede ayudar a aumentar la participación en las reuniones al garantizar que los temas del orden del día son importantes para los participantes en la reunión.
Si un miembro del equipo sugiere un tema que usted decide no incluir en el orden del día, puede explicarle el motivo por el que ha dejado el tema fuera de la reunión. Tal vez sea mejor dejar el tema en manos de otras personas, o requiera más preparación. Ser directo puede ayudarle a ganarse el respeto de los miembros del equipo cuando establezca el orden del día.
2. Piense en el objetivo de la reunión
Una estrategia para establecer el orden del día puede ser definir un objetivo o resultado deseado de la reunión. Utilizar un enfoque basado en el propósito puede ayudarle a identificar los temas del orden del día que pueden ayudarle a cumplir sus objetivos para la reunión. He aquí algunos ejemplos de objetivos de reuniones:
- Seleccionar un nuevo director general: Los temas de esta reunión pueden incluir la revisión de candidatos cualificados, la discusión de sus cualidades y la votación para contratar a un candidato.
- Actualización del estado de un posible nuevo proyecto: El orden del día de este tipo de reuniones podría incluir una descripción del proyecto y actualizaciones del mismo, con tiempo para sugerencias y preguntas.
- Reuniones de formación de equipos: Puede formar una agenda que incluya actualizaciones del equipo, elogios para los miembros del equipo de alto rendimiento y un tema para promover la creación de equipos, como la gestión del tiempo o la comunicación.
- Reuniones para resolver problemas: El orden del día de una reunión destinada a resolver un problema podría incluir la identificación del problema y la discusión de posibles soluciones.
3. Enmarque los temas como preguntas
Enumerar los temas de la reunión como preguntas que los participantes deben responder puede ayudar a su equipo a trabajar juntos para resolver problemas. Los puntos del orden del día planteados como preguntas son también una forma natural de invitar a respuestas productivas. Esto también puede ayudarle a planificar temas adicionales y a predecir el tiempo que llevará cada tema. He aquí algunos ejemplos:
- ¿Quién debe ser el nuevo director general? Esta pregunta temática puede dar lugar a preguntas de debate relevantes como, «¿Quién fue el mejor candidato a gerente?»
- ¿Cuáles son las últimas novedades del nuevo proyecto? La respuesta a esta pregunta temática puede ser la actualización de proyectos específicos o nuevos problemas que necesitan solución.
- ¿Cuál es el rendimiento del equipo? ¿Qué podría ayudar al equipo a rendir más? Estas preguntas sobre el tema pueden ayudarle a dar e invitar a dar su opinión sobre el rendimiento.
- ¿Cuáles son algunas soluciones para el fallo del software? Enmarcar una pregunta sobre un tema como una petición de ayuda puede animar a su equipo a colaborar en las sugerencias y soluciones.
4. 4. Cumplir el calendario
Cuando esboce los temas de una reunión, puede tener en cuenta el plazo de los temas que desea incluir. Por ejemplo, si un problema va a requerir muchas discusiones para encontrar una solución, puede reservar 20 minutos para la discusión y mantener otros temas de la reunión a cinco minutos. Asegurarse de que se dispone de tiempo suficiente para discutir cada tema puede conducir a una reunión más organizada y a una mejor gestión del tiempo.
5. Mantenga cada tema relevante para todos
A la hora de seleccionar los temas de la agenda, puede ser útil tener en cuenta quién se beneficiará de participar en el debate. Si un determinado tema sólo concierne a unas pocas personas en la reunión, puede ser mejor dejarlo para otro momento o para una reunión aparte. Discutir los temas de la reunión que son relevantes para todos los asistentes puede ayudar a aumentar el compromiso con su equipo durante toda la reunión.
6. Discutir los temas con antelación
A veces, discutir los temas de una reunión con antelación puede ayudar a desarrollar mejores puntos del orden del día, encontrando subtemas específicos que cubrir. Por ejemplo, si un fallo de software está afectando a la productividad en tu lugar de trabajo, podrías organizar una reunión con el departamento de TI para obtener más información sobre el fallo antes de incluirlo como tema en la reunión.
7. Comparta la agenda con antelación
Puede enviar por correo electrónico a los miembros del equipo el orden del día de la reunión para ayudarles a planificar los temas del orden del día. Avisar con antelación a los participantes de los temas de la reunión puede darles tiempo para formular puntos de discusión y preguntas. Esto puede contribuir a mejorar el compromiso y la participación en las reuniones de trabajo.
8. Comparta las notas del orden del día después de la reunión
Puede compartir notas sobre las actividades y los resultados de una reunión para ayudarle a evaluar formas de mejorar su agenda. Si los resultados de la reunión están relacionados con el propósito de la misma, puede ser una señal de que su agenda fue un éxito.
9. Permitir métodos para conocer la retroalimentación
Una forma de comprobar la eficacia de sus agendas de reuniones es obtener los comentarios de los participantes en las mismas. Puede reservar un tiempo al final de la reunión para recibir comentarios y preguntas. También puede pedir a los asistentes que rellenen una encuesta rápida y anónima para comprobar si sus reuniones les parecen relevantes y atractivas.
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Qué incluir en una agenda
A continuación se indican algunos elementos que puede incluir en su agenda de reuniones:
- Fecha y hora: Incluir la fecha y la hora en el orden del día puede ayudarte a llevar un mejor registro de las reuniones de trabajo. También puedes estimar la cantidad de tiempo para una discusión en la agenda.
- Lugar: Una agenda formal incluye el lugar de la reunión.
- Propósito: Puede incluir el propósito o el objetivo de la reunión para ayudar a minimizar las distracciones.
- Portavoz: Para cada punto del orden del día, puedes anotar quién presentará el tema.
- Temas: La mayoría de los temas de las reuniones se clasifican en una de estas tres categorías: temas de información, temas de acción y temas de debate.
- Tipo de debate: También puede incluir el tipo de debate y el tiempo asignado a cada punto del orden del día para ayudar a gestionar el tiempo de la reunión.