Cómo establecer y hacer un seguimiento de los hitos del proyecto

Los hitos son marcas de progreso hacia un objetivo, y pueden producirse como resultado de un esfuerzo individual o grupal. Dado que la fecha del hito del proyecto depende del calendario general de tareas, la gestión y la planificación del proyecto son fundamentales;

En este artículo, abordamos Cómo establecer y hacer un seguimiento de los hitos del proyecto.

¿Qué es un hito del proyecto?

Los hitos pueden utilizarse como indicadores de avances significativos en un proyecto, sobre todo si éste es largo o multifacético. Puede ser preferible establecer hitos en lugar de apuntar al objetivo singular de la finalización. Los hitos son una sucesión de acontecimientos que se van acumulando poco a poco hasta que el proyecto está terminado.

Veamos un ejemplo de lo que puede constituir un hito del proyecto en el sector de la construcción. Cuando los directores de proyectos supervisan los nuevos proyectos de construcción, deben seguir ciertos pasos. El primer hito podría ser la finalización de los pisos en una semana. Después, el siguiente hito puede ser terminar el tejado en un mes. A finales del mes en curso, otro hito sería instalar y conectar el gas. Todos estos son hitos clave en un proyecto porque deben producirse en un orden determinado para que se complete el proyecto.

Los hitos suelen mantener motivado a un equipo que trabaja en pos de unos objetivos comunes. Los gestores de proyectos suelen crear estos hitos al principio de un proyecto, y el equipo se pone de acuerdo sobre ellos para asegurarse de que son razonables. Los hitos del proyecto son diferentes de las tareas, ya que los equipos realizan pequeñas tareas a diario. Las tareas pueden incluir el pedido de suministros durante el proceso de construcción o la realización de algunas llamadas telefónicas, pero los hitos son pasos monumentales en el proyecto.

Sea cual sea su objetivo final, el ejemplo de la construcción es una buena referencia. Dependiendo del tipo de proyecto en el que estés trabajando y de quiénes estén involucrados en él, algunos hitos incluyen la aprobación del proyecto, la revisión de los requisitos y la aprobación del proyecto final.

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Cómo crear hitos del proyecto

Hay muchas formas de establecer y hacer un seguimiento de los hitos del proyecto. Aquí tiene varias ideas que puede incorporar a su trabajo para que su próximo proyecto sea más fácil:

1. Separar las tareas de los hitos del proyecto

Uno de los primeros pasos es identificar los hitos del proyecto. Normalmente, puedes hacerlo decidiendo qué partes del proyecto serán los mayores logros. Anote todo lo que hay que hacer y luego vea si es un entregable o una tarea. Decide si el elemento actual tendrá un gran impacto en el plazo final. Si la respuesta es no, es probable que sea una tarea.

Cuando hay un momento crucial en el proyecto que le ayudará a avanzar, es probable que se trate de un hito del proyecto. Si el proyecto llega a un paso que los interesados deben revisar, también es un hito del proyecto.

Los eventos más importantes del proyecto deben escribirse para que todo el equipo pueda ver en qué están trabajando y hacer un plan. Algunos hitos del proyecto tendrán mayor importancia que otros y necesitarán que el director del proyecto se haga cargo de ellos mientras el equipo trabaja en los más pequeños.

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2. Controlar los plazos

Es útil controlar constantemente los plazos que tiene para cada hito del proyecto. Una forma de hacer que los plazos destaquen es hacer que cada entregable sea un hito del proyecto. Su equipo querrá consultar periódicamente su plan de proyecto para asegurarse de que está cumpliendo los plazos que se le han asignado.

Tener una representación visual de los plazos de los hitos del proyecto es una buena manera de hacerlos destacar. Utilice un color o una forma diferente para que sean obvios en los planes del proyecto. También querrá enumerar todas las tareas que cada equipo deberá realizar para cumplir cada hito.

Para cada hito del proyecto, haz una lista de todas las tareas con una casilla que puedas marcar cuando esté terminada. Si tienes un hito que debe cumplirse en dos semanas, comprueba con el equipo que todos saben qué tareas se les han asignado para ayudar en este hito. A medida que se acerque la fecha límite, asegúrate de que la mayoría de las tareas se han completado.

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3. Comunicarse con todos los equipos

La mayoría de los proyectos dependen de socios o equipos externos para completar el trabajo. Para asegurarse de que todo va bien, asegúrese de comunicarse con los miembros de los equipos externos para que conozcan los plazos del proyecto.

También debes tener claras tus expectativas para los equipos externos, los hitos del proyecto que los involucran y cómo es el cronograma. Compruebe con los equipos de forma regular para asegurarse de que siguen en camino de cumplir sus objetivos. Todos los equipos deben trabajar juntos para poder obtener los mejores resultados.

Métodos para el seguimiento de los hitos

Cuando hay un grupo de personas en el mismo equipo de gestión de proyectos, deben ponerse de acuerdo en un método para hacer un seguimiento de los hitos y los plazos. Esto es especialmente importante para el líder, para que pueda mantenerse organizado. Elige el método que mejor te funcione, ya sea escribir en papel, comunicarte por correo electrónico o utilizar un sistema de gestión en línea. Aquí tienes ejemplos de cada método:

Papel

Escribir los planes en papel puede tener varias ventajas. Cuando se celebran reuniones en persona, es muy fácil ver cómo está planteado un proyecto cuando está escrito en papel. También puedes codificar por colores los hitos del proyecto para que destaquen más.

Correo electrónico

Algunas personas prefieren utilizar el correo electrónico para hacer un seguimiento de los proyectos, y esto también tiene sus ventajas. Cualquiera de los participantes en la cadena de correo electrónico puede responder inmediatamente a las preguntas que tenga o a las sugerencias que quiera ofrecer para el proyecto. También tienes un registro de la comunicación en caso de que necesites revisar las aportaciones anteriores de los miembros de tu equipo.

Sistema de gestión en línea

Los sistemas de gestión online son cada vez más habituales para hacer un seguimiento de los hitos clave de un proyecto. Hay muchos programas gratuitos y de pago entre los que elegir, y todos los que tengan un acceso podrán acceder a ellos. Se pueden dividir los hitos del proyecto y enumerar las tareas individuales dentro de ellos. Los sistemas de gestión online facilitan que la persona asignada a cada hito pueda marcarlo como completado.

Un sistema de gestión online también permite a los miembros del equipo saber quién está a cargo de cada tarea, lo que facilita la comunicación. Además, todos pueden ver el progreso de sus compañeros de equipo para asegurarse de que también están cumpliendo sus objetivos.

Tener una forma de establecer y hacer un seguimiento de los hitos del proyecto es crucial cuando se está involucrado en un gran proyecto. Es importante repasar los objetivos y los plazos con todos los miembros del equipo y seguir consultando con ellos regularmente. Esto garantizará que se termine el proyecto en el plazo previsto y que se cumplan las expectativas del cliente.