La diferencia entre un estado de cuenta y una factura

Tanto las finanzas personales como las empresariales utilizan extractos y facturas. Ambos hacen un seguimiento de los gastos y proporcionan detalles sobre las compras. Los extractos y las facturas son documentos financieros que registran información valiosa y sirven como prueba de las transacciones.

En este artículo, definimos qué es un extracto, qué es una factura y las principales diferencias entre ambos.

¿Qué es un estado de cuentas?

El extracto es un documento que recoge todas las transacciones realizadas en un momento determinado. Los extractos son útiles para elaborar un presupuesto, hacer un seguimiento de los gastos y comprender las compras. Como cliente, los extractos le ayudan a comprender sus hábitos de gasto personales. Como propietario de un negocio, los extractos son herramientas útiles que le ayudan a entender la actividad de su negocio y su rendimiento general.

En un estado de cuenta se incluye lo siguiente:

  • Flujo de caja
  • Balance actual
  • Beneficios
  • Gasto
  • Información de contacto
  • Periodo de tiempo de la declaración

Recibir una declaración

Recibir un extracto significa que se obtiene un documento financiero de una empresa sobre el dinero gastado. Esto se hace electrónicamente o por correo. Por ejemplo, el extracto de una tarjeta de crédito se le envía después de un determinado periodo de tiempo para mostrarle las transacciones que ha realizado con la tarjeta.

Un extracto no siempre pretende decirle que pague dinero, sino que le notifica sus gastos. Al recibir un extracto, se trata de la información más actualizada sobre su cuenta.

Uso de los estados financieros para las empresas

Las empresas utilizan los estados de cuentas para registrar la información financiera. Mantienen informados a todos los miembros de la empresa sobre sus finanzas y responsabilizan a quienes manejan la mayor parte del dinero de la empresa. Los profesionales financieros, como los contables, revisan esta información para evaluar el rendimiento de la empresa. Analizando un estado de cuentas, una empresa puede saber cuántos beneficios está obteniendo y cuánto dinero está gastando.

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¿Qué es una factura?

Una factura es un documento enviado por un proveedor de bienes o servicios en el que se detalla un pago concreto que debe realizar. El objetivo de una factura es recibir dinero por algo que aún no se ha pagado. Una factura detalla lo que se debe y formaliza una transacción realizada en un momento determinado. Responsabiliza al comprador del pago de un bien o servicio mediante información documentada.

Las facturas son útiles para una empresa que desea hacer un seguimiento de sus gastos y mantener un registro organizado de los clientes y las compras. Las facturas no funcionan como recibos, porque, a diferencia de los recibos, el cliente no ha pagado por el producto o servicio. Una vez que paga la factura, recibe un recibo.

Creación de una factura

Con la información adecuada, crear una factura es un proceso sencillo. Una factura mantiene a sus compradores informados y registra las transacciones financieras importantes. Cuando su comprador recibe una factura, le sirve de recordatorio para que le pague. Esto recuerda a sus clientes que son responsables financieramente de lo que han recibido de usted. Una factura también te hace parecer profesional y ordenado, especialmente si eres un autónomo.

Puedes hacer tu propia factura utilizando una plantilla o pasando por un programa de contabilidad que formatee la información por ti.

Los siguientes datos se incluyen en una factura:

  • Nombre del comprador
  • Nombre del proveedor
  • Precio de los artículos
  • Artículos comprados
  • Fecha de compra
  • Información de contacto

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Recibir una factura

Una factura significa que se ha recibido un producto o servicio y que aún no se ha pagado. La factura sirve como prueba de la compra y como recordatorio formal para pagar al proveedor. Los proveedores pueden enviar una factura por vía electrónica o por correo. Recibir una factura es similar a recibir una factura; sin embargo, los proveedores crean y envían intencionadamente una factura para cobrarle a usted.

Recibir una factura no significa necesariamente que te retrases en un pago.

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Diferencias entre un extracto y una factura

Hay algunas diferencias clave entre una declaración y una factura. Conocer estas diferencias le ayudará a entender qué pasos debe dar cuando reciba uno de estos documentos. Considere las siguientes distinciones entre una declaración y una factura:

Objetivo del documento

Una factura formaliza la responsabilidad de pagar una cantidad determinada por un producto o servicio específico. Cuando una empresa le envía una factura, le está pidiendo oficialmente que pague por algo que aún no ha hecho.

En cambio, un extracto registra todas las transacciones realizadas en un momento dado. Un extracto no pretende decirle que pague dinero, sino que le informa de lo que ocurre en su cuenta.

Información en el documento

Las facturas y los extractos incluyen información diferente. Las facturas se centran en uno o varios bienes o servicios a la vez y en el dinero que se debe por los artículos enumerados. Esta partida no se ha pagado y la factura sirve de recordatorio al cliente.

Un estado de cuenta enumera todas las transacciones realizadas durante un período de tiempo específico. El estado de cuenta tiene por objeto simplemente informar al cliente y hacerle saber su situación financiera. La información del extracto se refiere a los artículos que el cliente ya ha pagado.

Frecuencia del documento

La recepción de una factura o declaración varía de una persona a otra. Se recibe una factura cuando aún no se ha pagado por un producto o servicio. Esto es común cuando un freelancer completó un trabajo para usted.

En cambio, se recibe un extracto de cuenta con más frecuencia que una factura. Entidades como las compañías de tarjetas de crédito, las de tarjetas de débito y los prestamistas envían extractos, normalmente de forma regular; por ejemplo, a principios de mes o cada cuatro semanas.

Aspecto del documento

A primera vista, los estados de cuentas y las facturas parecen iguales. Sin embargo, debido a la cantidad de información que incluyen, hay una diferencia en su apariencia. Dado que las facturas proporcionan información centrada, como los detalles de una sola compra, una factura parece ser menos complicada. Una factura puede ser tan corta como media página.

En cambio, los extractos parecen mucho más abrumadores. Dado que los extractos documentan varias compras y registran información durante un periodo de tiempo más largo, incluyen más detalles. Un extracto puede parecer a menudo una lista con proveedores, importes y fechas. Un extracto puede abarcar fácilmente más de una página.

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