Cómo Calcular la Estimación a la Finalización (Con Ejemplo)

Los gestores de proyectos suelen recurrir a la estimación del plazo de ejecución para prever la evolución del presupuesto. A veces, el presupuesto establecido al principio de un proyecto debe revisarse a medida que éste avanza debido a gastos inesperados o reducciones de costes. El uso de esta herramienta ayuda al equipo a mantenerse por debajo del presupuesto.

En este artículo, analizamos qué son las estimaciones de finalización y ofrecemos un ejemplo de cómo calcularlas.

Cómo crear un presupuesto en 7 pasos

¿Cuál es la estimación al finalizar el proyecto?

La estimación al final de un proyecto (EAC) es una parte de la gestión del valor ganado que establece el coste de un proyecto una vez que ya ha comenzado como el coste final. Mientras el proyecto está en marcha, se tienen en cuenta muchas variables, como estimaciones obsoletas o gastos imprevistos. El presupuesto se registra de nuevo, además de la estimación original de los gastos del proyecto, si el presupuesto supera la estimación inicial.

Es uno de los cuatro cálculos incluidos en la gestión del valor ganado que permite prever el rendimiento futuro del proyecto. El EAC tiene en cuenta el coste real del proyecto hasta el momento y estima el coste restante de la finalización del proyecto. Existen múltiples fórmulas para calcular el EAC en función de la situación concreta.

Relacionado: Gestión del valor ganado: Beneficios y conceptos básicos

Cómo calcular la estimación al finalizar el proyecto

El cálculo de una estimación al finalizar el proyecto requiere una comprensión básica de otras métricas del proyecto, como el coste real, la estimación al finalizar, el valor ganado y el presupuesto al finalizar. Todos ellos se tienen en cuenta a la hora de calcular el nuevo presupuesto. Estos son los pasos que hay que seguir para calcular la estimación al finalizar el proyecto:

1. Determine los cambios que se han producido en su proyecto

La determinación de lo que ha ocurrido con el presupuesto de su proyecto informa de cómo calculará el EAC. Aunque estos cambios pueden ser inesperados, recuerde dejar flexibilidad presupuestaria para asignar fondos cuando se produzcan cambios. Por lo general, el cambio en el presupuesto encaja en una de las siguientes categorías

  • Hay que revisar el presupuesto del proyecto Por ejemplo, si se ha olvidado de incluir los gastos de envío en el presupuesto original, puede volver a calcularlo para asegurarse de que refleja con exactitud todos los gastos del proyecto.

  • El proyecto experimentó una variable inesperada: Por ejemplo, su equipo ha contratado a un contratista independiente a mitad del proyecto, lo que ha supuesto un coste adicional de 10.000 dólares que usted no incluyó en el EAC original.

  • El proyecto experimentó una variable inesperada y recurrente: Esto podría ocurrir en un escenario en el que su equipo adelantó el plazo del proyecto en 6 meses, lo que tuvo impactos recurrentes en el presupuesto original del proyecto.

  • El proyecto se desvía del presupuesto original: Por ejemplo, tu equipo va por buen camino para completar el proyecto en 3 meses, pero ha gastado 10.000 dólares menos de lo previsto en este punto del proyecto.

Relacionado: Proyección del presupuesto: Definición, Importancia y Preparación

2. Calcular la estimación al finalizar

En función de los cambios anteriores que se produzcan en la vida de su proyecto, calcule el EAC con la fórmula correspondiente:

  • La estimación del proyecto necesita ser revisada: Si la estimación del presupuesto original ya no es exacta, utilice la siguiente fórmula para calcular el nuevo EAC:
    Estimación a la finalización = coste real + estimación a la finalización

  • El proyecto experimentó una variable inesperada: Si el proyecto ha incluido un gasto inesperado, utilice la siguiente fórmula:
    Estimación a la finalización = coste real + presupuesto a la finalización – valor ganado

  • El proyecto experimenta una variable inesperada y recurrente: Si su proyecto tiene una variable que sigue apareciendo, provocando gastos adicionales cada vez, utilice la siguiente fórmula:
    Estimación a la finalización = presupuesto a la finalización ÷ índice de rendimiento de costes

  • El proyecto se ha desviado del presupuesto original: Si su proyecto se está completando a tiempo, pero su equipo se ha desviado del presupuesto original del proyecto, utilice la siguiente fórmula:
    Estimación a la finalización = coste real + (presupuesto a la finalización – valor ganado) ÷ índice de rendimiento del calendario + índice de rendimiento de los costes

Relacionado: Cómo calcular el valor ganado de un proyecto

3. Ajustar el proyecto según el nuevo presupuesto al finalizarlo

Después de calcular la nueva estimación del proyecto al finalizarlo, su equipo debe determinar cómo adaptarse a las nuevas limitaciones del proyecto. Por ejemplo, si el EAC incluyó un gasto inesperado, el equipo encuentra un área para recortar los costes de modo que el proyecto siga en marcha. Mantener un presupuesto flexible ayuda a los equipos a ajustarse a los nuevos parámetros de gasto para que el proyecto siga su curso.

Relacionado: Cómo crear una carta de proyecto (con consejos y ejemplos)

Ejemplo de estimación al finalizar

A continuación se presenta un ejemplo de cómo una empresa, Blue Lagoon Marketing, puede utilizar un EAC para prever y ajustar el presupuesto de su proyecto:

  • El presupuesto del cliente es de 50.000 dólares
  • Disponen de 6 meses para completar todo el ciclo de la campaña
  • El cliente ha pedido que el 75% del presupuesto (37.500 dólares) se destine al marketing digital
  • El cliente ha pedido que se gaste un 25% (12.500 dólares) en material impreso, dando preferencia a los anuncios digitales.

Blue Lagoon compra espacios publicitarios en redes sociales, televisión y radio en los dos primeros meses de la campaña. Este gasto se ajusta al calendario del proyecto, y el equipo se mantuvo dentro del presupuesto para el aspecto digital de la campaña. Se preparan para comprar anuncios impresos.Tres meses después de la campaña publicitaria:

  • El cliente aporta más dinero para la campaña y ahora quiere que el 35% del presupuesto se destine a materiales impresos
  • Blue Lagoon ya ha gastado el 75% del presupuesto de 50.000 dólares en marketing digital, por lo que le queda menos del 35%

Utilizan la siguiente fórmula:

Estimación al finalizar = coste real + estimación al finalizar

Añadiendo el coste real añadido de 5.000 $ a la estimación original para completar el proyecto, 50.000 $, Blue Lagoon obtiene la cifra de 55.000 $ como nueva estimación al finalizar. Esta es la fórmula con los números correctos incluidos:

Estimación al finalizar = 5.000 + 50.000

Tras determinar que el EAC es ahora de 55.000 dólares, Blue Lagoon sigue adelante con el proyecto.