Una estimación precisa del tiempo, los recursos y el esfuerzo necesarios para terminar un trabajo es fundamental para el éxito de los gestores de proyectos. Los gestores de proyectos pueden ser más productivos, obtener el apoyo del equipo y ofrecer mejores resultados a sus clientes si comprenden el alcance global de sus trabajos. Existen diversas técnicas que los gestores y miembros pueden emplear para estimar el alcance de sus proyectos. La estimación ascendente es una de ellas, y puede utilizarse en diversas situaciones en muchos sectores.
En este artículo, explicaremos qué es la estimación ascendente, discutiremos por qué es importante, enumeraremos quiénes utilizan la estimación ascendente, identificaremos las diferencias entre la estimación descendente y la ascendente y expondremos los beneficios de este enfoque.
¿Qué es la estimación ascendente?
Mediante la estimación ascendente, los gestores de presupuestos y los directores de proyectos determinan el coste total, los recursos o las exigencias de tiempo de una empresa. Los estimadores suman los gastos individuales, la duración de los trabajos y las demandas de recursos para calcular un total. A continuación, pueden estimar el coste total del proyecto, u otro indicador significativo, utilizando sus propias estimaciones. Al principio, las estimaciones ascendentes pueden requerir conjeturas. A medida que la empresa avanza, las estimaciones pueden ser más precisas.
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¿Por qué es importante la estimación ascendente?
La estimación ascendente es importante porque puede dar a las empresas, a los equipos y a los jefes de proyecto una idea de lo que puede costar completar un proyecto. Al abarcar todos los componentes relevantes, los gestores de proyectos pueden llegar a estimaciones precisas y completas. Esto es importante porque se traduce directamente en la forma en que los equipos de proyecto se comunican con los clientes, asignan sus recursos y diseñan sus estructuras de beneficios.
¿Quién utiliza la estimación ascendente?
Cualquiera que participe en un proyecto con múltiples componentes puede utilizar la estimación ascendente. Puede ser una estrategia relevante para muchos sectores y situaciones. Por lo general, los estimadores son personas que participan directamente en los equipos de proyecto y que tienen un conocimiento práctico del alcance del proyecto. Esto puede ayudarles a entender todos los componentes que intervienen en un proyecto para asegurarse de que están estimando con precisión sus totales. A menudo, estas personas son gestores de proyectos o responsables del presupuesto, pero pueden ser cualquiera de los miembros de un equipo de proyecto.
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Estimación ascendente frente a estimación descendente
La estimación ascendente difiere de otra técnica de estimación popular llamada estimación descendente porque las estimaciones ascendentes incluyen todos los costes y criterios asociados a un proyecto. En la estimación descendente, en lugar de empezar con los distintos componentes de un proyecto, los gestores comienzan con un objetivo final. Por ejemplo, una empresa puede decidir que quiere ganar un millón de dólares. Con ese objetivo en mente, deciden cuánto pueden gastar en componentes como la mano de obra, los recursos y los gastos generales.
Bottom-up comienza con los elementos individuales como la mano de obra y los suma. Al poner su margen de beneficio deseado en la parte superior, pueden prever con precisión el coste de un proyecto. Con el método descendente, puede ser más difícil obtener estimaciones precisas. Dado que la estimación ascendente implica un análisis detallado, a menudo puede conducir a una mejor comprensión general del alcance de un proyecto. Esto puede facilitar la fundamentación de los resultados y la confianza en las predicciones. Sin embargo, en el caso de las estimaciones de tiempo, las estimaciones descendentes, o análogas, pueden ser útiles porque los estimadores pueden utilizar datos históricos de proyectos anteriores para predecir la duración de un proyecto.
Beneficios de la estimación ascendente
La estimación ascendente tiene muchas ventajas, entre ellas:
Precisión
Como los miembros del equipo que participan activamente suelen realizar estimaciones ascendentes, sus conclusiones suelen ser muy precisas. Cuando quienes tienen conocimientos prácticos contribuyen a definir el alcance global del proyecto, es menos probable que se pasen por alto elementos como los gastos, el personal y los plazos. Estas estimaciones proporcionan un análisis detallado de todos los componentes del proyecto, lo que puede permitir a los miembros del equipo del proyecto hacerse cargo de los elementos clave. Las estimaciones ascendentes obligan a los equipos a tener en cuenta todos los factores relevantes y a identificar los posibles retos del proyecto desde el principio.
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La recuperabilidad
Otra ventaja del enfoque ascendente es su capacidad para recuperarse de los errores de apreciación. Por ejemplo, si un miembro del equipo subestima un componente del proyecto, como el tiempo que tarda en completarse una tarea o el coste de un proveedor, esto suele compensar las sobreestimaciones en otras áreas. Las estimaciones ascendentes son esencialmente conjeturas. Pueden proporcionar marcos fiables, pero las desviaciones de la estimación no son infrecuentes. Por ello, los errores no suelen afectar a la viabilidad global del proyecto.
Si hay errores, los directivos tienen a su disposición varias estrategias de mitigación que funcionan bien con las estimaciones ascendentes. Por ejemplo, pueden realizar previamente un análisis de costes y beneficios que les permita idear soluciones alternativas que puedan equilibrar el error de cálculo a lo largo de la vida del proyecto. Esto puede ser beneficioso para los equipos de proyecto, ya que las estimaciones de plazos y presupuestos pueden soportar pequeños errores de cálculo.
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Compatibilidad
Las estimaciones ascendentes pueden funcionar bien con otras técnicas. Por ejemplo, las estimaciones ascendentes pueden ser buenas para los equipos de proyecto que conocen todos los factores de su proyecto antes de empezar. Sin embargo, los que no los conocen pueden utilizar las estimaciones ascendentes con otras formas de estimación, como las descendentes y las paramétricas. Estas herramientas pueden ayudar a los gestores a determinar la duración del proyecto u otros componentes del mismo mientras mantienen sus estimaciones ascendentes para elementos como los presupuestos. Integrar la estimación ascendente con otros enfoques puede mejorar el éxito general de los proyectos porque los equipos han realizado un análisis exhaustivo y han evaluado un proyecto desde muchos ángulos.
Motivación
Una ventaja adicional del enfoque ascendente es su capacidad para motivar a los equipos. Gracias a su versatilidad, los gestores de proyectos pueden utilizar esta técnica en una gran variedad de aplicaciones e implicar a todos los miembros del equipo. Cuando los miembros del equipo contribuyen en gran medida a la estimación inicial, suelen estar más comprometidos con el éxito de la ejecución de las fases del proyecto.
Esto da a los miembros individuales del equipo más control e influencia, lo que puede afectar positivamente a la productividad y a la viabilidad del proyecto. De este modo, la técnica puede reducir las jerarquías percibidas y animar a los equipos a trabajar juntos para llegar a soluciones. Al dispersar los componentes individuales de forma equitativa entre el equipo, los directivos pueden fomentar la capacidad de respuesta, la eficiencia y el valor para el cliente.
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Fiabilidad
El beneficio final de esta técnica de estimación es su fiabilidad. Al reducir el riesgo global a fases específicas del proyecto, los gestores suelen disponer de más tiempo y recursos para responder a los retos con prontitud. Como el enfoque ascendente tiene en cuenta esencialmente todos los elementos de un proyecto, los equipos y los gestores de proyectos pueden planificar mejor los factores que podrían afectar a sus presupuestos, fechas de entrega o recursos. Esto puede permitirles ajustar su enfoque en caso de que surjan desafíos, ya que suelen estar preparados.
Además, como ya han establecido otros aspectos del proyecto, los gestores pueden mejorar su capacidad para cambiar su enfoque rápidamente sin perder de vista las próximas tareas.