Estimación de costes del proyecto: Definición y cómo crear uno

La estimación del coste del proyecto se utiliza en muchos sectores para dar a los clientes una idea de lo que costarán sus servicios. Entre estas industrias se encuentran el desarrollo de software y la construcción, por ejemplo. Si trabajas en una profesión en la que debes dar a los clientes una estimación de los costes, esta información te resultará muy valiosa.

En este artículo, explicamos qué es una estimación de costes de un proyecto, por qué es importante, cómo crear una estimación de costes de un proyecto y qué consejos debe tener en cuenta al crear una estimación de costes de un proyecto.

¿Qué es una estimación de costes del proyecto?

Un presupuesto se proporciona a un cliente para que sepa lo que costará trabajar en un proyecto. Un presupuesto puede prepararse porque se le ha pedido a la organización que lo haga, o pueden presentarse presupuestos no solicitados para su revisión en otros casos. Un estimador puede ser preparado por un estimador que conozca las especificidades de su sector o por un experto en un trabajo similar. Puede ser preparado por un estimador que tenga conocimientos en ese campo.

Una estimación de costes del proyecto suele incluir una estimación de los costes de todo lo que se necesitará para completar el proyecto según los parámetros del cliente. Esto puede incluir materiales, mano de obra y equipos, incluidos los equipos y programas informáticos. Dependiendo del tipo de estimación de costes del proyecto, la cifra citada puede abarcar sólo lo que el cliente ha pedido o puede incluir presupuestos adicionales para servicios añadidos.

Relacionado: Guía completa para la gestión de costes de proyectos

¿Por qué es importante una estimación de costes del proyecto?

Una estimación de costes del proyecto es importante porque si el cliente utiliza las estimaciones para determinar a quién contratará para un proyecto, los detalles incluidos son a menudo las razones por las que contratan a una empresa en lugar de otra. Si un cliente pide un presupuesto para un proyecto para el que ya le ha contratado, sólo le proporciona una visión completa de lo que espera que cueste el proyecto. En cualquier caso, la empresa que contrata para un proyecto utiliza el presupuesto para presupuestar el proyecto y planificar lo que se incluirá.

Relacionado: 12 Métodos de estimación de costes para gestores de proyectos

Cómo crear una estimación de costes del proyecto

Estos son los pasos que puede seguir para crear una estimación de costes del proyecto:

1. Comprender las necesidades del proyecto

Es importante que, antes de elaborar la estimación de costes, entienda perfectamente cuáles son las necesidades del proyecto. Si trabaja en el sector de la construcción y está elaborando un presupuesto para la renovación de una cocina, los costes asociados a una cocina completamente nueva son diferentes de lo que costaría sustituir sólo las encimeras y las puertas de los armarios. Dependiendo del formato del proyecto, el cliente puede darle todos los detalles que necesita o puede hacer preguntas sobre el alcance del proyecto.

Relacionado: Gestión de proyectos: ¿Qué es el alcance?

2. Determinar un presupuesto objetivo

Si es posible, determinar el presupuesto objetivo del cliente antes de elaborar el presupuesto puede ayudarle a entender lo que puede gastar. Algunos clientes pueden tener un presupuesto objetivo que pueden facilitarle, pero otros no. Sin embargo, si está disponible, es útil tenerlo, simplemente porque si se sabe lo que esperan gastar, se puede adaptar mejor el presupuesto del proyecto a sus necesidades.

3. Decida el formato del presupuesto

Hay muchos tipos de presupuestos, así como diferentes formatos para un presupuesto, y la mejor opción para su empresa y su cliente suele ser una elección individualizada. Esto incluye también la forma de crear el presupuesto, con opciones como la estimación ascendente, descendente, análoga, de tres puntos y paramétrica. Es posible que su empresa o su cliente tengan un formato que prefieran para el presupuesto, lo que puede ser una guía útil. Sin embargo, si puedes seleccionar tu propio tipo de estimación y formato para tu presupuesto, deberías dedicar algo de tiempo a investigar las opciones y elegir la que mejor se adapte.

Relacionado: Estimación análoga: Definición, usos y ejemplos

4. Sepa cómo va a completar el proyecto

Una de las partes más importantes de la creación de un presupuesto de costes del proyecto es saber qué habrá que hacer para completar el proyecto. Esto incluye conocer las fases por las que pasará el proyecto, las tareas que habrá que realizar, el número de empleados que participarán y cualquier otra cosa que pueda ser relevante para completar el trabajo. Puede llevar algún tiempo determinarlo, por lo que puede ser útil discutirlo con otras partes interesadas o consultar proyectos anteriores. Puede ser útil plasmarlo en un documento escrito.

5. Comprender las expectativas del cliente para un presupuesto

Antes de registrar todos los detalles de la estimación de costes del proyecto para su presentación, querrá comprender todas las expectativas del cliente respecto a la estimación. Esto incluye saber si tienen un presupuesto y cuál es, saber si tienen una preferencia de formato o método de estimación y entender tantos detalles como sea posible sobre sus expectativas para el proyecto. Si ya has creado un documento con tus planes para ejecutar el proyecto, puedes comparar tus planes con las expectativas de tu cliente. Esto puede ser útil para aclarar los últimos detalles antes de registrar y presentar tu presupuesto.

6. Documente todos los detalles relevantes para su estimación

En esta fase, ya ha realizado todos los preparativos necesarios para elaborar la estimación de costes del proyecto. Dependiendo del formato que haya elegido para la estimación, puede tratarse de una simple lista de costes desglosados por tipo de coste o de un documento mucho más elaborado y detallado. Puede utilizar un programa informático especializado en estimaciones para crear este presupuesto, o puede utilizar simplemente una hoja de cálculo. El presupuesto final debe incluir toda la información que el cliente haya solicitado, así como todo lo que usted considere que debe tenerse en cuenta en el presupuesto.

7. Afinar la estimación de costes

Una vez que haya completado la estimación de costes de su proyecto, revísela y afínela para asegurarse de que está dando a su cliente la mejor versión posible de la estimación. Esto puede significar trabajar con otras partes interesadas o con los miembros del equipo para obtener comentarios sobre el presupuesto, o puede significar revisarlo por tu cuenta y ajustarlo cuando sea necesario. Especialmente si compites con otras empresas por un proyecto, querrás asegurarte de que entregas un presupuesto del que estás orgulloso.

Consejos para crear una estimación de costes del proyecto

He aquí algunos consejos para crear una estimación eficaz de los costes del proyecto:

  • Involucre a sus colegas. Incluso si la creación del presupuesto es su única responsabilidad, puede ser útil trabajar con sus colegas para asegurarse de que el presupuesto del proyecto es lo más eficaz posible. Sólo una persona más que lo revise puede descubrir errores que a usted se le hayan pasado por alto.

  • Asegura la exactitud. Sin duda querrá estar seguro de que está haciendo un presupuesto exacto, ya que si estima demasiado bajo puede costarle dinero a su empresa o tener que pedir más dinero al cliente más adelante.

  • Documente sus suposiciones. Es posible que haya utilizado diversas fuentes para crear las hipótesis que le han llevado a su estimación, como las horas de trabajo necesarias para un proyecto similar o un coste investigado de los materiales. Documentar estas suposiciones y mantener un registro de ellas puede ayudarle a proporcionar esa información si se necesita.

  • Compruebe sus cálculos. A veces, un simple error tipográfico o una fórmula incorrecta en una hoja de cálculo pueden dar lugar a un cálculo incorrecto en un presupuesto, por lo que siempre es importante comprobar los cálculos. Incluso puedes pedir ayuda a un colega.

  • Aclárelo con el cliente. Si hay información que necesita para completar su estimación con eficacia, debe aclararla con el cliente siempre que sea posible. Esto puede incluir determinar si tienen un presupuesto ideal o cuál es el alcance total del proyecto.