Cálculo del tiempo estimado para la finalización de un proyecto

La duración de un proyecto, desde el principio hasta el final, se estima en horas mediante el ETC. Es una fase crucial en la vida de un proyecto para los gestores de proyectos. El ETC puede ayudar a determinar la cantidad y el coste de los materiales, así como a mantener los intereses de los implicados.

En este artículo, analizamos por qué es importante estimar correctamente el tiempo de finalización, analizamos los métodos para estimar el tiempo y proporcionamos los pasos para estimar el tiempo de finalización con precisión.

¿Por qué es importante estimar correctamente el tiempo?

Ser capaz de estimar correctamente la duración de un proyecto es una parte importante para mantener una reputación profesional positiva y reducir el estrés en el lugar de trabajo. Como el CTE es preciso, es más probable que consiga la financiación, el personal y los materiales necesarios para terminar un proyecto a satisfacción de su cliente o empleador, lo que puede dar lugar a más oportunidades de gestión de proyectos en el futuro. Los gestores de proyectos también pueden crear calendarios más justos al estimar correctamente el tiempo necesario. Es poco probable que se exija a los empleados que trabajen horas extras para cumplir los plazos del proyecto y producir resultados de alta calidad, lo que hace que el entorno de trabajo sea más satisfactorio para ellos.

Métodos para estimar el tiempo

A continuación se presentan los métodos para estimar el ETC de su proyecto, incluyendo las ventajas y desventajas de cada método:

Estimación descendente

En la estimación descendente, primero se determina el calendario general de todo el proyecto, a menudo basándose en opiniones de expertos. A continuación, se reparte el tiempo de las tareas individuales basándose en el calendario general.

La estimación descendente puede ser útil cuando se presentan estimaciones de tiempo y costes durante las fases iniciales de un proyecto, cuando el calendario es todavía relativamente incierto. Sin embargo, el éxito de este método depende en gran medida de la estimación global del proyecto, que puede ser inexacta.

Estimación ascendente

Como método inverso al de estimación descendente, el método ascendente comienza con el desglose del proyecto en partes individuales y la estimación del tiempo necesario para completar cada una de ellas. La estimación global del tiempo para todo el proyecto sería la suma de las estimaciones individuales.

La estimación ascendente puede ser más precisa que la descendente, pero requiere más tiempo y análisis para desglosar el proyecto global al nivel de las actividades individuales. Este método también puede ignorar que algunas actividades pueden integrarse, lo que puede llevar a una sobreestimación de los plazos y los costes.

Estimación comparativa

También conocida como estimación análoga, la estimación comparativa consiste en examinar el calendario de proyectos similares del pasado y aplicar esa estimación al proyecto actual. Por ejemplo, si su proyecto actual es una campaña para introducir una nueva bebida y una campaña anterior para una nueva línea de ropa tardó seis meses, puede suponer que el proyecto actual también puede tardar unos seis meses.

La estimación comparativa es rápida y se basa en datos históricos. Sin embargo, no tiene en cuenta las variables entre proyectos, por lo que puede ser propensa a la inexactitud.

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Estimación paramétrica

Al estimar el tiempo necesario para una tarea, puedes multiplicar esa duración por el número de tareas similares que implica el proyecto. Por ejemplo, si puedes calcular que una reunión dura media hora y tienes cinco reuniones programadas esta semana, puedes calcular un total de 2,5 horas' de reuniones esta semana.

La estimación paramétrica puede lograr estimaciones bastante precisas si se basa en datos históricos, pero algunas agrupaciones de tareas pueden implicar variaciones en los plazos que una ecuación no puede promediar.

Estimación en tres puntos

En lugar de una estimación, se calculan tres: la estimación optimista, la pesimista y la más probable. La estimación optimista representa el mejor escenario posible, en el que todo va según lo previsto. La estimación pesimista es lo contrario, en la que se producen todos los riesgos previstos. El escenario más probable se encuentra entre los dos extremos.

Puede encontrar la estimación más probable promediando las estimaciones optimistas y pesimistas. El cálculo de las tres estimaciones suele implicar un profundo análisis y un largo compromiso de tiempo en sí mismo, pero puede lograr resultados precisos.

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Cómo calcular correctamente el tiempo

Sigue estos pasos para hacer una estimación correcta del tiempo de realización del proyecto:

1. Consultar datos históricos

A menudo, resulta útil examinar los plazos de proyectos similares para determinar el CTE del suyo. Por ejemplo, si está gestionando la construcción de un edificio de ocho plantas, puede consultar los plazos de proyectos de construcción anteriores con especificaciones similares a las suyas. Aunque no encuentre datos relevantes sobre todos los detalles del proceso, podría enterarse de que la colocación de los cimientos, por término medio, ha llevado seis días y la construcción ha durado hasta un año. Conociendo estos detalles, puedes estimar que tu propio proyecto de construcción puede requerir más de un año para completarse.

2. Determinar los requisitos

La estimación del tiempo comienza con la identificación de la cantidad de trabajo que exige el proyecto, incluidas las tareas repetitivas de reuniones, correspondencia, informes y pruebas. Intenta registrar todas las tareas en forma de lista, sin un orden específico. Ver el número total de procesos puede darte una impresión aproximada de cómo dividir el trabajo en términos de tiempo y personal.

Los requisitos del proyecto también incluyen al equipo que ayuda a llevarlo a cabo. En esta fase, determine a quiénes piensa involucrar en los niveles de decisión del proyecto y cuáles podrían ser sus funciones específicas. Incluso pueden contribuir a la lista de tareas y proporcionar una idea más precisa del trabajo que conlleva.

3. Ordenar los pasos

Una vez que haya identificado todas las actividades que requiere el proyecto, es el momento de colocarlas en secuencia desde el inicio del proyecto hasta el final. Aunque puede aplazar el establecimiento de una estimación de tiempo para cada actividad en este punto, puede anotar los hitos clave que es necesario cumplir. Por ejemplo, puede haber una fecha límite para los permisos que necesita para que el proyecto supere una determinada etapa, por lo que sería una buena idea hacer hincapié en la obtención de permisos antes de una fecha concreta.

4. Evaluar los riesgos potenciales

Los riesgos pueden producir retrasos importantes en el calendario de un proyecto, lo que a veces hace que se sobrepase el presupuesto o que se tenga que reprogramar el trabajo para mantener el rumbo. En la construcción, por ejemplo, las inclemencias del tiempo son una causa común de retrasos que también pueden introducir riesgos secundarios, como el moho o la imposibilidad de acceder a las zonas de construcción. Sería beneficioso añadir tiempo al cronograma general para compensar los posibles retrasos meteorológicos o idear programas de contingencia para minimizar el impacto de tales retrasos. Tomar estas medidas podría restablecer cierto control sobre el proyecto y su capacidad para completarlo a tiempo.

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5. Haz las estimaciones

Teniendo en cuenta los datos que ha recopilado, los requisitos y el personal que ha determinado y los posibles riesgos que pueden surgir, puede estimar el tiempo que necesita para completar el proyecto utilizando los métodos anteriormente expuestos. Puede resultarle útil combinar métodos. Por ejemplo, la estimación comparativa puede combinarse bien con los métodos descendente y descendente, aumentando su precisión al proporcionar una base histórica para los cálculos.

Independientemente de los métodos que elijas, puedes evitar la subestimación trabajando con la suposición de que tus estimaciones iniciales pueden ser conservadoras y, por lo tanto, ajustando las estimaciones como creas conveniente pero dentro de lo razonable. Por ejemplo, podría haber calculado cinco días para el transporte de materiales en una fase inicial, pero un retraso de un solo día podría suponer esperar hasta la reanudación de los días laborables para recibir los materiales. En ese caso, podría considerar estimar al menos siete días para esa actividad.

Recuerda que debes utilizar cualquier tecnología disponible para ayudarte a completar tu trabajo. Las herramientas de estimación de proyectos, que a menudo se encuentran en aplicaciones de hojas de cálculo, pueden ofrecer útiles funciones de cálculo que pueden eliminar algunas de las conjeturas de sus estimaciones.

6. Cree y mantenga su cronograma

Por último, puede presentar su CTE en un calendario de proyecto fácil de leer. Comparta el calendario con los miembros de su equipo y con los clientes para que todos conozcan las expectativas. No olvide discutir con su equipo la importancia de marcar el progreso en los plazos a medida que avanza el proyecto.