5 Tipos comunes de estimaciones presupuestarias

El presupuesto y las estimaciones presupuestarias son parte integrante de la planificación de un proyecto, tanto si se trata de tareas empresariales como individuales. Un plan financiero es crucial para el éxito de cualquier proyecto.

En este artículo, explicamos los tipos de estimaciones presupuestarias, las técnicas de estimación y la importancia de la presupuestación de proyectos.

¿Qué es una estimación presupuestaria?

La presupuestación forma parte de la gestión de proyectos y estima el tiempo y los recursos necesarios para planificar y finalizar un proyecto. Se trata de la estimación del presupuesto. Un presupuesto es un plan financiero para un periodo de tiempo concreto que pretende alcanzar objetivos específicos.

Las previsiones presupuestarias se pueden clasificar en:

  • Estimaciones aproximadas: Son los valores que una empresa genera en las primeras fases del inicio del proyecto para determinar los costes aproximados previstos y si está bien equipada para acometer la empresa.
  • Estimaciones de los contratos: Los promotores de proyectos también obtienen estos valores en las fases iniciales del inicio del proyecto. Sin embargo, son más precisos, ya que se obtienen a partir de registros de proyectos anteriores, similares a los previstos. Los promotores suelen añadir estos valores a las propuestas de proyectos.
  • Presupuestos definitivos: Estas son las estimaciones más precisas, ya que son las que más se acercan a los costes reales. Sin embargo, son los que más tiempo consumen, ya que requieren información detallada sobre todas las actividades del proyecto para llegar a una cifra.

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Los 5 tipos más comunes de estimaciones presupuestarias

Ten en cuenta estos 5 tipos de presupuestos más comunes:

1. Estimación de ingresos

Una estimación de ingresos es la cantidad de dinero que presumiblemente puede gastar una empresa en un proyecto. Este valor es un derivado de los ingresos anuales de la empresa y es independiente del dinero prestado y de los activos que se posean.

2. Estimación de costes

Una estimación de costes es una aproximación del capital necesario para completar un proyecto o programa. Implica considerar todos los elementos de un proyecto y llegar a una cifra total esencial para el desarrollo del presupuesto. Dependiendo del proyecto, puede incluir los costes de mano de obra, los costes de material y equipo y los costes de gestión.

3. Estimación del rendimiento

Una estimación de la rentabilidad prevé los ingresos que puede generar una inversión o un proyecto. Los profesionales restan los costes estimados de la estimación de ingresos para obtener este valor. Ayuda a los promotores a elegir entre las inversiones, ya que los proyectos con mayores rendimientos potenciales suelen ser más atractivos.

4. Estimación del riesgo

Una estimación del riesgo es una previsión de la probabilidad de que se produzcan riesgos en un proyecto y de las consecuencias previstas, incluido el cálculo de la exposición al riesgo. Para predecir estos riesgos se puede utilizar una técnica conocida como «previsión de clase de referencia». Esta técnica consiste en utilizar registros de riesgos históricos incurridos en proyectos similares. Estas estimaciones son cruciales, ya que las empresas pueden prepararse financieramente para los riesgos incluyéndolos en el presupuesto. Las organizaciones también pueden decidir descalificar los proyectos de alto riesgo basándose en estos valores si no están bien equipados para manejarlos.

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5. Estimación del flujo de caja

Esta estimación es la cantidad aproximada de dinero que entra y sale de un proyecto, basada en las estimaciones de costes e ingresos. Esta estimación es vital, ya que confirma que la financiación y el presupuesto de una empresa son suficientes para el proyecto en cuestión.

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5 técnicas utilizadas en la estimación del presupuesto

A continuación se exponen los cinco métodos que se utilizan habitualmente en la estimación del presupuesto, así como sus ventajas e inconvenientes:

1. Análogo

Los expertos basan esta técnica de estimación en los costes incurridos en proyectos similares realizados en el pasado por la misma empresa o por fuentes externas. Es una técnica rápida y sencilla, pero la información presentada tiende a ser inexacta. Esto se debe a que, a pesar de tener algunas similitudes, todos los proyectos son individualmente distintos y hay una probabilidad muy pequeña de que los costes sean los mismos.

2. Paramétrico

Esta técnica utiliza parámetros conocidos para determinar el coste de una tarea específica del proyecto. Emplea factores medibles de proyectos similares anteriores para generar valores. Por ello, es más precisa que la técnica de estimación análoga. No sólo eso, sino que también puede ser difícil encontrar puntos de datos para algunas tareas, ya que no todos los factores son escalables.

3. De arriba abajo

Se trata de una técnica de estimación aproximada que un gestor de proyectos utiliza en las fases iniciales de un proyecto tras establecer una estimación aproximada del coste del mismo. A continuación, este presupuesto se desglosa y se asigna a diferentes tareas del proyecto para determinar si el presupuesto del cliente es viable. Esta técnica da valores inexactos, pero es rápida.

4. De abajo a arriba

Esta técnica consiste en desglosar todo el proyecto en tareas individuales, asignar fondos a cada actividad y luego sumar todos los costes para obtener una estimación presupuestaria total. Es el método más preciso, pero el que más tiempo consume y deja margen para la inflación de costes.

5. Estimación de 3 puntos

Esta técnica de estimación consiste en hallar la media de tres valores. El valor se obtiene sumando las estimaciones de costes del proyecto en el mejor escenario, en el peor escenario y en el coste más probable, y dividiendo este valor por tres. Este método es beneficioso, ya que tiene en cuenta los riesgos potenciales, pero requiere mucho tiempo.

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¿Qué importancia tiene la estimación del presupuesto?

La estimación del presupuesto es fundamental para planificar cualquier proyecto con éxito. A continuación se exponen algunas razones por las que es necesario:

  • La estimación del presupuesto permite a la organización cumplir todos sus objetivos para el proyecto en cuestión sin exceder los fondos disponibles. Al elaborar una estimación presupuestaria, los desarrolladores deben tener en cuenta todas las tareas del proyecto y asignar fondos para cada una de ellas. Esto ayuda a la organización a hacer un seguimiento de su progreso con respecto a estas estimaciones.
  • Permite a los promotores prepararse para cualquier riesgo a lo largo del proyecto. Las estimaciones de riesgo forman parte de las estimaciones presupuestarias y estos valores ayudan a desarrollar un fondo de contingencia para el proyecto.
  • Permite a los promotores utilizar únicamente el capital disponible y no exceder esta cantidad en el transcurso del proyecto. Esto evita que las empresas terminen los proyectos a mitad de camino o se arruinen.

Profesionales que realicen la estimación del presupuesto

La siguiente es una lista de algunas profesiones en las que se requiere la estimación de presupuestos:

  1. Director del proyecto de construcción: Estos profesionales desarrollan, coordinan, presupuestan y supervisan todo el proceso de construcción. Garantizan el cumplimiento de los plazos y calculan los costes de mano de obra y materiales.
  2. Asesor financiero: Este profesional ayuda a las organizaciones a crear un plan financiero, desarrollar y revisar las estrategias financieras, incluidos los presupuestos.
  3. Contable: Estos profesionales ayudan a las organizaciones a funcionar de forma eficiente analizando sus registros financieros, informes, presupuestos y cuentas.
  4. Ingeniero de proyectos: Este profesional desarrolla, coordina y supervisa todos los aspectos de un proyecto asignado, incluidos los presupuestos.

Diferencia entre una estimación presupuestaria y un presupuesto

Una estimación presupuestaria es una previsión del capital necesario para las actividades de un proyecto o programa. Un presupuesto es la cantidad máxima de dinero que una organización o un individuo está dispuesto a gastar en un proyecto. Es un plan financiero más detallado y específico para el proyecto. A veces, las estimaciones presupuestarias se convierten en los presupuestos reales del proyecto tras su aprobación por los promotores del mismo.

Tipos de presupuestos

El objetivo último de la estimación presupuestaria es permitir a las empresas desarrollar una estrategia para el proyecto en curso y, finalmente, elaborar un presupuesto detallado una vez aprobado el proyecto.

Los siguientes son los tipos de presupuestos más comunes:

  • Presupuesto estático: Las cifras de este presupuesto son fijas, independientemente de los cambios que puedan producirse durante el periodo de su ejecución. Todos los detalles originales se mantienen durante todo el tiempo que se utiliza.
  • Presupuesto flexible: Este presupuesto es flexible. Los desarrolladores pueden realizar cambios incluso después de su implementación, en función de los factores pertinentes.
  • Presupuesto para imprevistos: Se trata de un dinero reservado para hacer frente a cualquier gasto imprevisto en el transcurso del proyecto, asegurando así que la organización esté preparada para tales situaciones.
  • Presupuesto estratégico: Este presupuesto planifica los gastos de una empresa durante más de un año. Los presupuestos financieros típicos se formulan anualmente, pero los presupuestos estratégicos se adaptan a un periodo más largo para lograr objetivos más complejos.

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Cómo crear un presupuesto

A continuación se describen cinco sencillos pasos para desarrollar un presupuesto de proyecto eficiente:

  1. Divida el proyecto: Desglosa el proyecto en tareas individuales para entender su alcance y determinar todo lo que el equipo debe hacer para su finalización.
  2. Estimación de costes para cada tarea: Establezca y asigne un valor aproximado a cada actividad de la lista. El elaborador del presupuesto debe tener en cuenta el coste de la mano de obra, los materiales, los equipos y todos los demás recursos a la hora de hacer la estimación.
  3. Suma los presupuestos: Calcule la suma de las estimaciones de las tareas y obtenga una cifra total.
  4. Incluya imprevistos: Añada una estimación de las pérdidas que probablemente se produzcan dentro de la duración del proyecto, para disponer de un presupuesto que contemple los posibles riesgos.
  5. Busque la aprobación: Obtén las cifras totales y preséntalas a la junta directiva responsable del proyecto para que las apruebe y las ejecute.