Una estimación precisa de la duración de un trabajo puede ayudarle a crear un programa o calendario de proyecto satisfactorio, lo que a su vez puede aumentar las probabilidades de éxito. Puede ser difícil estimar el tiempo con precisión, pero puedes aprender a mejorar tus estimaciones. Puede mejorar la precisión de sus estimaciones de tiempo si trabaja con calendarios o líneas de tiempo, como se indica en este ejemplo.
En este artículo, explicamos por qué es importante estimar el tiempo de las tareas, por qué es un reto, cómo mejorarlo y algunos consejos para estimar con mayor precisión.
¿Por qué es importante estimar el tiempo de las tareas?
Tener una estimación precisa del tiempo que llevará una tarea le permite estimar mejor el plazo de la misma, incluso si no tiene una fecha límite. Esto puede ayudarte a planificar tu día y asegurarte de que terminas todo lo que tienes que hacer, incluso si la tarea no tiene una fecha límite. Esto puede reducir la necesidad de hacer horas extras y darle tiempo para crear un trabajo de alta calidad. Incluso si la tarea no tiene una fecha límite, saber cuánto tiempo te llevará puede ayudarte a hacer mejores estimaciones.
Disponer de una estimación precisa de las tareas es especialmente crucial para la gestión de proyectos. Los plazos de los proyectos dependen de las estimaciones, por lo que es mucho más probable que un proyecto termine a tiempo si las estimaciones son correctas. Cuando se termina un proyecto a tiempo o antes de tiempo, se mejoran las posibilidades de éxito del proyecto y a menudo se mejora la reputación en el trabajo.
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¿Por qué es tan difícil estimar el tiempo de las tareas?
Puede haber varias razones por las que la gente considere difícil estimar el tiempo, pero una explicación común es la falacia de la planificación. Daniel Kahneman y Amos Tversky propusieron que las personas suelen centrarse más en la tarea que tienen por delante e ignoran u olvidan sus experiencias anteriores. Aunque alguien sepa que siempre dedica 30 minutos a corregir un informe mensual, según la falacia de la planificación, puede creer que la próxima vez podrá terminarlo en 15 minutos.
Otra razón por la que a la gente le cuesta estimar el tiempo puede ser el sesgo de optimismo. La gente suele creer que el futuro puede ser mejor que el pasado. Incluso si han experimentado el mismo acontecimiento muchas veces antes, siguen pensando que pueden superar su pasado. A menudo, las personas planifican el mejor escenario posible en lugar de un escenario más realista. Por ejemplo, un empleado que trabaja desde casa puede calcular que tarda una hora en redactar una propuesta. Sin embargo, es posible que no tenga en cuenta las interrupciones de la pareja, los hijos o las llamadas telefónicas que alargan el proyecto a dos horas.
Cómo mejorar la estimación del tiempo de las tareas
Seguir unos sencillos pasos puede ayudarle a mejorar su capacidad para estimar la duración de un proyecto o tarea. Utilice estas sugerencias para aumentar la precisión de sus estimaciones de tiempo:
1. Enumerar todos los pasos
En primer lugar, debes dividir el proyecto o la tarea en una serie de pasos. Por ejemplo, si tiene que escribir una propuesta de proyecto, tendrá que hacerlo:
- Realizar una investigación
- Consulta con otros empleados
- Redactar la propuesta
- Corregirlo y editarlo
- Envíelo a su jefe para que lo revise
- Enviar la propuesta final
Una vez que tenga su lista, coloque los pasos en un orden lógico. En esta fase, sólo necesita una lista. Necesitas más información para decidir un presupuesto. Incluye los plazos que pueda tener cada paso para que puedas tenerlo en cuenta a la hora de hacer tu cronograma.
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2. Reúna a todos los implicados
Reúnete con todas las personas que participan en el proyecto para pedirles sugerencias sobre la estimación del tiempo. Esto es especialmente útil si tienes empleados con conocimientos especializados en tu equipo o jefes de proyecto que puedan haber estimado tareas similares antes, ya que pueden saber más sobre el tiempo que puede llevar un paso. Si alguien ha llevado a cabo un proyecto similar, pídale que traiga el calendario de su proyecto para que pueda consultarlo.
3. Estime el tiempo necesario para cada paso
Algunos llaman a este enfoque el enfoque ascendente, ya que se empieza por el paso más pequeño y se estima el tiempo de cada paso, en lugar de estimar el tiempo de todo el proyecto. Pregunte cuánto tiempo cree el equipo que puede llevar cada paso, especialmente si han hecho algo similar antes o tienen conocimientos especializados. Si utiliza algún dato para hacer sus predicciones, como los plazos de proyectos anteriores, considere la posibilidad de incluirlo en su calendario final.
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4. Añade tiempo extra
Pregúntese qué puede surgir más adelante que pueda requerir más tiempo del previsto. Algunas cosas a tener en cuenta son:
- Empleados que trabajan en el proyecto a tiempo parcial y pueden no estar disponibles en todo momento
- Los miembros del proyecto que pueden necesitar tiempo libre
- Retrasos en los suministros
- Horas de reunión con clientes o accionistas
- Consulta a la dirección sobre las decisiones
- Presentaciones que requieren preparación y tiempo fuera del proyecto
- Reuniones del equipo
- La prueba de las partes del proyecto
5. Combine los pasos para hacer un cronograma
Reúna cada paso en un calendario y sume el tiempo necesario para cada paso a fin de elaborar un calendario realista para su proyecto o tarea. Incluye también el tiempo adicional que puedas necesitar y compáralo con proyectos similares ya finalizados para ver si el calendario es comparable.
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6. Evalúe su línea de tiempo tras la finalización del proyecto
Controla el tiempo que dedicas al proyecto con un programa de seguimiento del tiempo o de gestión de proyectos, y luego compara el plazo real con el previsto. Busque las diferencias y considere por qué el plazo real no coincide con el estimado. Si observas alguna idea, tenla en cuenta para futuras estimaciones de tiempo.
Consejos para estimar mejor el tiempo de las tareas
Algunas cosas que puedes hacer para estimar con mayor precisión el tiempo que necesitas para una tarea son:
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Cronometra tus tareas. Dedica una semana o más a hacer un seguimiento del tiempo que tardas en completar todo lo que haces. Esto puede ayudarle a comprender el tiempo que necesita para completar ciertas tareas, lo que puede mejorar su capacidad de estimar el tiempo para futuras tareas.
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Utilizar un ratio de fudge. El coeficiente de error es una estimación de cuánto subestima o sobreestima el tiempo que necesita para las tareas. Puedes calcularlo dividiendo el número de horas que realmente te lleva completar una tarea por el número de horas que pensabas que te llevaría. Multiplica las estimaciones futuras por este ratio para crear una estimación más exacta.
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Sobreestima tus necesidades de tiempo. Añade entre un 25 y un 50% a tu presupuesto para tener más posibilidades de calcular con precisión el tiempo que necesitas.
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Compruebe su calendario. Ten en cuenta las cosas que ya has planeado y asegúrate de que puedes dedicar el tiempo suficiente a cada etapa del proyecto con tus plazos actuales.
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Utilice una estimación de tres puntos. Estima el mejor escenario, el peor escenario y el escenario más realista. Utiliza estos tres datos para crear una estimación más precisa.
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Obtengan opiniones. Pida opiniones a otras personas, especialmente si han realizado un proyecto similar.
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Utilice aplicaciones de seguimiento del tiempo. Prueba diferentes sitios web u opciones de software para documentar el tiempo que llevan ciertas tareas.
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Estima el tiempo de otra persona'. Imagina cuánto tiempo crees que le llevaría a otra persona completar la tarea. La gente suele calcular el tiempo con más precisión para los demás que para sí misma.
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Considerar las pausas. Cuando elabores tu horario, piensa en los momentos en los que podrías necesitar un descanso de tu trabajo, como las pausas para el café o las reuniones.