Por qué la estimación en tres puntos es la mejor técnica de estimación de proyectos

La mayor dificultad para los gestores de proyectos es obtener estimaciones fiables. Si se confía en un método de estimación deficiente, lo más probable es que se termine por detrás o por encima del presupuesto. Afortunadamente, existen diversas técnicas para obtener estimaciones fiables, como las estimaciones de tres puntos.

En este artículo, analizamos cómo se utiliza el método de los tres puntos para estimar los costes y la duración de las actividades de un proyecto.

¿Qué es la estimación en tres puntos?

Una barra de error le permite tener en cuenta los riesgos asociados al crear tres proyecciones distintas:

  • Estimación optimista (O): Este es el valor que se obtiene al suponer que todo funcionará sin problemas y sin desafíos. Puede referirse a esta estimación como el mejor de los casos, en el que todo va bien.
  • Estimación pesimista (P): Este valor representa los resultados que puede esperar si se encuentra con condiciones desfavorables en el curso de su proyecto. Puede referirse a esta estimación como el peor escenario posible, en el que todo sale mal.
  • Estimación realista (R): Esta tercera estimación se considera la más probable. Es un punto intermedio entre las estimaciones optimistas y pesimistas— una media entre los dos extremos.

Una de las principales ventajas de la estimación en tres puntos es que tiene en cuenta el riesgo asociado a un proyecto. Además, los miembros del equipo pueden estar más implicados porque el director del proyecto ha tenido en cuenta sus opiniones.

Cómo calcular la estimación de tres puntos de un proyecto

La mayoría de los proyectos fracasan por culpa de unas estimaciones deficientes. Aunque la mayoría de los gestores de proyectos consideran que el cálculo de las estimaciones es una de las tareas más difíciles, una estimación en tres puntos puede facilitar el trabajo y hacerlo más preciso. Como este método incorpora tres escenarios diferentes, su estimación será más realista.

Al utilizar la técnica de estimación de tres puntos para su proyecto, todos los miembros del equipo del proyecto deben escribir sus estimaciones optimistas (O), realistas (R) y pesimistas (P) sobre el trabajo que se les exige y el tiempo que tardará en completarse. A partir de ahí, puedes calcular una media ponderada de los tres puntos aplicando esta fórmula:

  • O es la estimación optimista
  • R es la estimación realista
  • P es la estimación pesimista

    (O+4R+P)/[6]

Cómo utilizar la estimación de tres puntos

Como gestor del proyecto, usted proporcionará la estimación final del proyecto teniendo en cuenta las contribuciones de cada miembro del equipo. Este proceso es sencillo y fácil de aplicar con los siguientes pasos:

1. Analizar la tarea

Debe trabajar con los miembros de su equipo para identificar los aspectos positivos y negativos asociados a sus tareas. La mejor manera de garantizar el éxito de su proyecto es averiguar lo que podría salir mal y aplicar medidas para abordar cualquier posible escollo. Este enfoque le permitirá tomar decisiones proactivas.

2. Prepara los datos de cada presupuesto

Este paso consiste en pedir a los miembros de su equipo que hagan tres estimaciones para cada tarea, entre ellas:

  • Estimación optimista (O): En primer lugar, pide a los miembros del equipo que indiquen el tiempo más breve que podrían tardar en realizar la tarea, teniendo en cuenta su experiencia y suponiendo que no experimentarán ninguna interferencia mientras trabajan.
  • Estimación pesimista (P): En segundo lugar, pida a los miembros del equipo que consideren todos los retos que pueden encontrar durante el trabajo y cuánto podrían retrasarles esos problemas. A continuación, deben estimar cuánto tiempo les llevaría terminar sus tareas si se produjeran todos esos posibles problemas.
  • Estimación realista (R): Por último, pida a los miembros del equipo que calculen una media de estas dos estimaciones. Esto puede ser tan sencillo como (O+P)/2.

3. Calcule la estimación final y la desviación estándar

En este paso, debe utilizar los datos recopilados para calcular las estimaciones:

  1. En primer lugar, utilice la fórmula (O+4R+P)/[6].
  2. Entonces, para obtener la desviación estándar, utiliza (P-O)/[6].
  3. Para obtener el tiempo medio de optimización, reste la desviación estándar de la media (media – desviación estándar).
  4. Para obtener el tiempo medio pesimista, suma la media y la desviación estándar (media + desviación estándar).

Al hacer su estimación final, es importante prestar especial atención al tiempo medio pesimista. Después de calcular las estimaciones, hay que hacer una presentación de la estimación que se compartirá con el equipo y los patrocinadores.

Después de completar su estimación de tres puntos, es esencial determinar el porcentaje de precisión. La técnica de estimación en tres puntos ofrece un alto nivel de precisión. El objetivo principal de utilizar esta técnica de estimación de proyectos es obtener estimaciones precisas que garanticen el éxito de su proyecto, establecer cualquier problema que pueda afectar al éxito de su proyecto e instituir acciones correctivas oportunas.

Ejemplo de una estimación de tres puntos

Si quiere coger un vuelo y acceder al aeropuerto por una ruta que suele tener mucho tráfico, su estimación optimista puede ser de 20 minutos, mientras que la pesimista podría ser de 60 minutos y la realista sería de 40 minutos.

Aplicando la fórmula, su estimación más precisa será (20+ [4*40] +60)/[6], lo que equivale a 40 minutos. Esta estimación será más realista porque has tenido en cuenta las tres estimaciones en tu cálculo.

En este ejemplo, su desviación estándar sería (60-20)/[6], lo que equivale a 6,7 minutos.

Lo que hay que evitar al utilizar la estimación de tres puntos

Los proyectos pueden fracasar por varias razones, muchas de las cuales tienen que ver con estimaciones inexactas. He aquí algunos ejemplos:

  • Estimación subjetiva: Se trata de una estimación de proyecto que no se puede justificar con datos concretos. No tiene una fórmula o principio rector para su cálculo.
  • Mala coordinación: Un proyecto puede fracasar si la estimación no tiene en cuenta la integración y la aportación de cada miembro del equipo del proyecto.
  • Falsa comparación: Si estima su proyecto basándose en datos de proyectos similares del pasado, es más probable que obtenga una estimación realista que si adquiere estimaciones de proyectos de expertos que no han hecho este tipo específico de proyecto antes.
  • Estimación con calzador: Una estimación inexacta metida con calzador puede ocurrir cuando la estimación la realiza una persona ajena a la empresa. Si quiere tener éxito en cualquier proyecto, es esencial asegurarse de que un miembro de su equipo predice las estimaciones del proyecto. Sólo debe hacerlo alguien que forme parte del trabajo real.
  • La falta de precisión: No es aconsejable dar estimaciones de proyectos en un solo dígito. En su lugar, exprese su estimación como un rango, ya que la mayoría de las estimaciones implican algunas conjeturas.

Ventajas de la estimación en tres puntos

La técnica de estimación en tres puntos ofrece varias ventajas sobre otros métodos utilizados en la estimación de proyectos:

  • Estimaciones más precisas: Los gestores de proyectos obtienen estimaciones más precisas de los proyectos empleando la técnica de estimación de tres puntos. Con este método, los gestores de proyectos obtienen una media ponderada como valor final de su estimación.
  • Minimización del riesgo: Como la estimación en tres puntos ofrece una estimación más precisa, ayuda a mitigar el riesgo de fracaso y a reducir la probabilidad de una estimación demasiado optimista o exagerada. También puedes utilizar la desviación estándar para evaluar los riesgos que conlleva. Por ejemplo, si la desviación es alta, los riesgos son demasiado elevados. Después de evaluar el riesgo, puede aplicar medidas correctoras para reducir los imprevistos del proyecto.
  • Analizar y priorizar los riesgos: Una vez que haya identificado los riesgos, puede analizarlos y priorizarlos aplicando la técnica de estimación de tres puntos. La estimación optimista significará que no se producirá ningún riesgo, mientras que la estimación realista significa un riesgo moderado. La estimación pesimista significará que hay una alta probabilidad de que se produzca el riesgo.
  • Estimación de un presupuesto: Si usted' está trabajando en un proyecto que tiene una desviación sustancial, será una mala idea ofrecer un coste fijo del proyecto al patrocinador o propietario del mismo. En esta situación, será mejor ofrecer una horquilla. La estimación de tres puntos le ayuda a obtener una estimación precisa de los materiales necesarios para completar el proyecto. Esto ayuda a hacer el mejor uso de los recursos del proyecto y a minimizar los gastos.
  • Duración del proyecto: Al igual que otras técnicas de estimación, la estimación en tres puntos puede ayudar a determinar la duración del proyecto. Proporciona una medida realista del plazo de un proyecto teniendo en cuenta las variables relevantes del mismo. Se puede planificar mejor el proyecto si se tiene una idea aproximada de su duración. Esto ayuda a los gestores de proyectos a tomar decisiones con conocimiento de causa, como el alquiler de equipos adicionales o la contratación de más trabajadores.
  • Programación de tareas: Puede utilizar la técnica de estimación de tres puntos para programar las tareas. Por ejemplo, puede utilizar la fórmula de la desviación estándar y la fórmula PERT para estimar el tiempo que llevarán las tareas individuales. El objetivo es estimar la duración de cada tarea. Esto ayuda a los gestores de proyectos a predecir con mayor precisión los tiempos de inicio y finalización de tareas específicas. La programación de tareas es especialmente importante en proyectos complejos, en los que las fechas de inicio y finalización pueden ser poco claras. Un gestor de proyectos puede utilizar las fechas de inicio y finalización de las distintas tareas para desarrollar una fecha de inicio y finalización precisa para todo el proyecto.