Desabastecimiento: Causas, efectos y cómo evitarlos

Tener suficiente inventario para satisfacer a los clientes es una parte importante del proceso comercial de un minorista. Evitar la falta de existencias puede ayudar a su empresa a obtener beneficios constantes, y entender cómo evitar la falta de existencias puede ayudarle a mantener sus productos listos para sus clientes.

En este artículo, definimos las roturas de stock, las causas que las provocan y lo que puede hacer para evitarlas en el futuro.

¿Qué es el agotamiento de existencias?

La escasez de existencias se produce cuando los productos no están disponibles para los clientes que quieren hacer una compra. La escasez de existencias se produce tanto en las tiendas físicas como en los minoristas online. La escasez de suministros y la gestión inadecuada de las existencias suelen ser la causa de las roturas de stock. Además, si un minorista tiene un producto en stock en su almacén, pero no está disponible para la compra cuando el cliente lo quiere, esto también es un escenario de falta de existencias.

Relacionado: Relacionado: Aprenda a ser un gestor de inventarios

¿Qué efectos tienen los desabastecimientos?

Algunos de los efectos de una bolsa' pueden ser:

Frustración del cliente

Si un artículo no está en stock cuando los clientes quieren comprarlo, pueden sentirse frustrados. La retención de clientes puede disminuir en caso de falta de existencias. Mantener los artículos deseados por los clientes en stock puede ayudar a prevenir la pérdida de clientes y mantener la satisfacción de los mismos.

Compensación del programa de artículos

Si un artículo no está listo para un cliente, la empresa puede mejorar la situación compensando la escasez de artículos. Aunque cambiar el programa de producción puede ayudar a solucionar los problemas a largo plazo, hay opciones limitadas a corto plazo para ayudar a satisfacer a sus clientes, entre ellas:

  • Pedido pendiente del cliente: Si el cliente sigue queriendo el artículo, puede aceptar esperar hasta que esté disponible pidiendo el artículo por adelantado. El pedido pendiente puede reducir la satisfacción del cliente, pero en este caso, el cliente sigue comprando aunque no reciba el pedido de inmediato.

  • Cancelación de clientes: Si el cliente puede conseguir el artículo en otra tienda sin esperar, puede optar por cancelar un pedido de su tienda. En este caso, la satisfacción del cliente puede no ser óptima, pero el cliente puede optar por volver a hacer un pedido en su tienda en el futuro si usted facilita el proceso de cancelación y reembolso.

  • Paciencia del cliente: El cliente puede optar por esperar a que el artículo vuelva a estar en stock, sin cambiar sus intenciones. Este puede ser uno de los mejores escenarios que pueden darse en respuesta a una ruptura de existencias, ya que su empresa sigue obteniendo beneficios.

  • Cancelación de clientes seguida de pérdida de clientes: La pérdida de un cliente puede ser un ejemplo del peor escenario posible cuando se produce un problema de stock. Los minoristas pueden ayudar a reducir la pérdida de clientes ofreciendo compensaciones como descuentos y productos gratuitos.

¿Qué causa la falta de existencias?

Hay diferentes razones por las que los artículos pueden estar fuera de stock, incluyendo:

Errores en el recuento de elementos

Cuando hay una diferencia entre los artículos reales disponibles y el recuento de artículos que reciben los clientes, se produce un desfase de artículos. Las brechas de artículos ocurren por diferentes razones:

  • Cuestiones técnicas, como un número de pantalla inexacto en un sitio web o un error de recuento de la máquina.
  • Errores humanos, como un recuento erróneo del inventario
  • Pérdida de bienes por robo o daños a la propiedad

Relacionado: ¿Qué es la gestión de inventarios?

Informes inexactos

A veces, una previsión imprecisa de la demanda de los clientes puede provocar un desabastecimiento. Por ejemplo, si sale a la venta un juguete muy esperado, pero el minorista desconoce la demanda del mismo, puede convertirse en un reto para el minorista disponer de existencias continuamente. La realización de estudios de mercado y encuestas puede ayudar a las organizaciones a mantenerse al día sobre los artículos más demandados.

Problemas de entrega

Los problemas de entrega de los proveedores a los minoristas también pueden causar desabastecimiento. Mientras que problemas como las condiciones meteorológicas o el robo de mercancía están en gran medida fuera del control del minorista, los problemas de entrega que sí están bajo su control pueden provocar una rotura de existencias. Por ejemplo, un empleado puede perder una entrega dentro del almacén o entregarla en la dirección equivocada por error.

Además, las diferencias en los datos de los manifiestos pueden provocar un desabastecimiento. Por ejemplo, un manifiesto puede indicar al cliente y a los empleados información contradictoria sobre la ubicación del producto. La confusión de los manifiestos contradictorios puede causar la pérdida de artículos.

Cómo evitar que se agoten las existencias

Hay muchas formas en las que un minorista puede evitar el desabastecimiento, entre ellas

1. Actualizar los datos informáticos

Dado que las carencias de artículos provocan desabastecimiento, mantener los datos informáticos actualizados en todos los almacenes y puntos de venta puede ayudar a prevenir estas situaciones. Sincronizar los datos de todos los almacenes permite a los sistemas informáticos aplicar las actualizaciones. La unificación de los datos de los almacenes puede ayudar a gestionar mejor las existencias de los mismos y a compensar la demanda mediante el envío de artículos desde varios almacenes a la vez. Por ejemplo, si un almacén cercano a un cliente se queda sin existencias, otro almacén puede entregar el artículo al cliente.

2. Establecer un sistema de rechequeo

Establecer un sistema de comprobación de todos los recuentos de existencias puede ayudar a reducir el número de desabastecimientos debidos a errores humanos. Por ejemplo, si sus empleados comprueban manualmente las existencias de ciertos artículos cada semana, establecer una nueva comprobación a mitad de cada semana puede ayudar a reducir las carencias de artículos.

El mismo principio puede aplicarse a los controles de artículos digitales. Dado que los sistemas informáticos gestionan grandes almacenes, establecer comprobaciones puede ayudar a garantizar la exactitud de los datos. Sincronizar los datos entre las tiendas online y los minoristas internos también puede facilitar a los minoristas la gestión responsable de sus existencias. Por ejemplo, un minorista puede ayudar a evitar que los artículos en línea se agoten utilizando artículos en la tienda para compensar una escasez temporal en la tienda en línea.

Relacionado: ¿Qué es la rotación de inventario?

3. Reunir más datos relacionados con las acciones

Comprender los datos de las existencias puede ayudar a compensar los problemas de demanda y entrega de las mismas. Algunas de las diversas formas de evaluar mejor las existencias son las siguientes

Entender la demanda

Algunos minoristas pueden predecir la demanda más fácilmente que otros. Por ejemplo, una tienda que vende artículos de camping puede esperar normalmente una mayor demanda de artículos de verano y de invierno en sus respectivas estaciones. Incluso si su empresa no vende por temporadas, hay muchas maneras de que un minorista se prepare para una demanda repentina con el fin de evitar que se agoten las existencias.

Para compensar adecuadamente una temporada de demanda, un minorista puede calcular primero el tiempo que tarda un producto en llegar a la tienda desde un proveedor. Al conocer este periodo, a menudo llamado tiempo de espera, un minorista puede prever mejor el tiempo que puede tardar en llegar un nuevo suministro en caso de afluencia de la demanda. Una forma de conocer el plazo de entrega es examinar los tiempos de compra en contraste con los tiempos de llegada.

Configurar las alertas de stock

Otra forma de prevenir las roturas de stock es configurando programas que alerten a un minorista cuando el inventario pueda ser lo suficientemente bajo como para causar una rotura de stock. Las alertas de falta de existencias pueden ayudar a un minorista a entender cuándo debe reordenar y cuánto debe reordenar. Además de comprender los plazos de entrega, las alertas de falta de existencias pueden ayudar a prevenir los desbordamientos de la demanda durante los periodos de grandes compras en una tienda.

4. Gestionar el proceso de entrega

Aunque las entregas en sí mismas suelen estar fuera del control directo de un minorista, la gestión de los procesos de entrega puede ayudar a evitar que se agoten las existencias. Algunas de las formas de agilizar el proceso de entrega son

Utilizar sistemas de notificación avanzados

Las notificaciones de envío avanzadas permiten a los minoristas saber cuándo un artículo sale de un centro de distribución y hacer un seguimiento de cada punto de parada en el camino hasta su llegada. Muchas notificaciones avanzadas de envío dan una hora estimada de llegada, lo que permite al minorista saber cómo ajustar el programa de reordenamiento. Algunas empresas de distribución utilizan las notificaciones anticipadas de envío como norma. Para los minoristas que manejan artículos sensibles al tiempo, como alimentos perecederos o artículos que caducan, tener una hora estimada de llegada y detalles precisos de envío puede ayudar a acelerar el proceso de programación de la entrega y ayudar a prevenir la pérdida de existencias.

Relacionado: Cómo hacer un seguimiento del inventario

Aceptar envíos más frecuentes

Otra forma de controlar mejor el proceso de envío es permitir que se realicen envíos más frecuentes, a menudo denominados envíos de menos de un camión. Normalmente, cuando envían a los minoristas, las empresas de distribución utilizan un camión completo, enviando sólo cuando hay una determinada cuota de artículos disponibles. Sin embargo, el uso de un programa de menos de una carga de camión permite el envío de artículos tan pronto como estén disponibles. Los envíos de menos de una carga de camión ofrecen entregas más frecuentes, lo que puede ayudar a evitar que se agoten las existencias.

El envío de cargas inferiores a un camión también puede ser útil para los pequeños minoristas que no disponen de grandes zonas de almacenamiento. Con este método, los minoristas más pequeños pueden tener un suministro constante de existencias y tener menos carencias.

Implementar el envío de cross-docking

El cross-docking es un método de envío que adoptan algunos minoristas y que permite transportar los artículos directamente desde el almacén de producción hasta el cliente. Este método puede ahorrar tiempo de envío y ayudar a evitar la falta de existencias. Aunque puede no funcionar tan bien para los grandes minoristas debido a un mayor volumen de entregas, los minoristas más pequeños con tiendas en línea podrían considerar esta opción para obtener tiempos de envío más rápidos.