Encontrar los procesos más rentables y eficientes suele ser crucial para las empresas que quieren tener éxito a largo plazo. También es importante que los propietarios identifiquen los mayores puntos fuertes de la empresa y se centren en ellos, para minimizar la cantidad de tiempo y esfuerzo invertido en otros aspectos. Al externalizar parte de las operaciones de su empresa, puede ahorrar dinero y mantener a sus empleados centrados en sus objetivos principales.
En este artículo, analizamos qué es una estrategia de externalización, por qué las empresas deciden externalizar y cómo construir una estrategia de externalización.
Externalización: Qué es y cómo funciona
¿Qué es una estrategia de externalización?
Una estrategia de externalización incluye las normas, procedimientos y reglamentos de una organización. La externalización, también llamada subcontratación, es la práctica de subcontratar algunas de las funciones de una organización a otras partes no empleadas por la empresa. Una empresa puede subcontratar a una multitud de individuos, a una pequeña empresa o a una gran corporación, dependiendo de la magnitud del trabajo.
Las empresas pueden subcontratar tres destinos diferentes:
- In situ: Los contratistas trabajan in situ en su empresa. Esto puede ser necesario para los profesionales de TI que trabajan en hardware, proyectos de construcción y tareas de consultoría.
- En tierra: Se trata de subcontratar a una empresa que esté en el mismo país que su negocio.
- Cerca de la costa: La externalización nearshore significa que se asignan tareas a una empresa que está en un país vecino.
- Fuera del grupo: La externalización en el extranjero se produce cuando se descarga a un país más lejano, normalmente en una zona horaria diferente o en el extranjero.
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Tipos de subcontratación
Los diferentes tipos de externalización son
- Externalización de procesos empresariales (BPO): La externalización de procesos de negocio se refiere a la subcontratación de una tarea concreta, como el soporte técnico. La externalización de procesos de negocio puede aplicarse a tareas de front-office, como el marketing, o de back-office, como las nóminas. La externalización informática es un tipo de BPO de back-office. Las empresas crean un protocolo estandarizado para que el tercero lo ejecute, en el que se describen el calendario, los resultados y el presupuesto.
- Externalización de procesos de conocimiento (KPO): La externalización de procesos de conocimiento hace recaer en un tercero la responsabilidad de investigar y analizar los procesos adecuados para satisfacer las necesidades de la empresa. Algunos ejemplos de KPO son la investigación y el diseño, el desarrollo empresarial y la consultoría financiera.
Ejemplos de subcontratación
Estas son las tareas habituales que las empresas subcontratan:
- Redacción de contenidos y blogs
- Diseño gráfico
- Servicios de branding
- Gestión de la reputación
- Servicio de atención al cliente
- Marketing
- Gestión de la cadena de suministro
- Gestión de recursos humanos
- Contabilidad, consultoría financiera y cumplimiento fiscal
- Ingeniería
- Programación informática y otros servicios de TI
- Investigación y diseño
- Incorporación y formación de nuevos empleados
Este es un ejemplo de externalización:
Ejemplo: January Designs es una startup tecnológica que se está preparando para un rápido crecimiento en los próximos 18 meses. Tras el lanzamiento de su aplicación móvil, las necesidades de personal de la empresa han aumentado un 80%. El director general y el director financiero de January Designs no tienen tiempo para dedicarse a la contratación de personal, por lo que contratan a Ready to Work Staffing Solutions, una empresa de contratación especializada en la colocación de personal en startups. Ready to Work recluta, entrevista y negocia los contratos con los nuevos contratados, dejando a los ejecutivos de January Designs' libres para centrarse en sus responsabilidades principales.
¿Por qué las empresas subcontratan?
Las empresas suelen subcontratar ciertas tareas para ahorrar dinero. La mano de obra o los suministros externos pueden ser más baratos que las opciones internas. También puede optar por subcontratar tareas a expertos con más experiencia y conocimientos especializados que su equipo. Por ejemplo, una organización puede subcontratar un proyecto informático importante a una empresa que tenga amplia experiencia en ese tipo de trabajo.
Su empresa puede subcontratar un solo proyecto, como la creación de una red, o todo un componente de su negocio, como la producción. Los beneficios de la externalización pueden ser, entre otros, los siguientes:
- Reducción de costes
- Mejora de la eficiencia
- Límites de capacidad menos rígidos
- Más tiempo y recursos para las funciones principales de su empresa
- Capacidad para acceder a diferentes conjuntos de habilidades y recursos
- Más flexibilidad para actualizar los procesos y responder a los cambios del mercado
- Reducción del tiempo de comercialización de los productos
- Mayor colaboración e innovación
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Cómo construir una estrategia de externalización
Una estrategia de subcontratación eficaz puede ayudar a su organización a cosechar los beneficios financieros, intelectuales y de desarrollo de la subcontratación, Aquí están los pasos para construir una estrategia de subcontratación:
- Determine si la subcontratación es adecuada para su empresa. Tenga en cuenta las necesidades de su empresa, el presupuesto disponible y los planes a largo plazo.
- Cree un organigrama para hacer un seguimiento de los procesos y las principales responsabilidades en toda la empresa. Puede utilizar esta tabla para evaluar a los empleados o departamentos que puedan estar asumiendo demasiadas funciones y ayudar a los accionistas a reducir los departamentos' principales.
- Defina la misión y las competencias básicas de su empresa. Cuando sepa cuáles son los puntos fuertes de su empresa, podrá configurar sus operaciones y objetivos en torno a la promoción de esas funciones.
- Identifique las tareas que restan tiempo y atención a los empleados de sus responsabilidades principales. Busque tendencias en los tipos de tareas que consumen tiempo pero que no están relacionadas con las competencias principales de su empresa.
- Reúnase con los propietarios y las partes interesadas para hablar de las operaciones o los proyectos que desea subcontratar. Aporte su investigación y los beneficios para la empresa, como el ahorro estimado y el aumento de las cifras de producción.
- Haz una descripción detallada de la tarea o el proyecto que vas a subcontratar. Pide a los empleados que te expliquen sus funciones y los retos relacionados con la tarea.
- Enumere los objetivos de rendimiento esperados para la tercera parte Puede utilizar métricas como el rendimiento de la producción, los dólares generados o el ahorro de costes. Establecer las expectativas desde el principio fomenta la comunicación abierta entre las partes para que todos conozcan los objetivos desde el principio.
- Escribe una lista de las habilidades necesarias para completar la tarea. Por ejemplo, si tu empresa está subcontratando el marketing del lanzamiento de un nuevo producto, las habilidades necesarias incluyen un conocimiento profundo del producto, incluyendo sus características, beneficios y puntos de venta únicos; conocimiento del mercado o capacidad para realizar estudios de mercado; estrategias de marketing en redes sociales y mejores prácticas del sector.
- Establezca un presupuesto para el proyecto y las condiciones de pago. Decida si va a pagar al tercero en función de la producción, el tiempo trabajado o por proyecto. Elija un calendario de pagos, el tipo de pago y la información de contacto del destinatario. Incluya los procedimientos para solicitar y aprobar los excesos de costes.
- Determine un plazo estricto para las entregas. Aunque haya que ajustar el calendario más adelante, un plazo al principio del proyecto hace que todas las partes sean conscientes de las expectativas.
- 10. Designar un gestor de subcontratación de la empresa o un punto de contacto para la tercera parte. Esta persona debe tener una gran capacidad de comunicación y de gestión de proyectos.
- Solicita propuestas a empresas especializadas en la tarea que vas a subcontratar. Revise las propuestas y entreviste a los contratistas de subcontratación.
- 1. Acordar las condiciones de subcontratación y ejecutar un contrato con la empresa elegida.
- Crear un manual de subcontratación para utilizarlo en futuros proyectos. Disponer de una descripción detallada de los protocolos de externalización puede agilizar y normalizar el proceso. Puede elaborar este manual internamente o pedir al contratista de la externalización que lo complete como parte de las condiciones de su acuerdo. Considere añadir este recurso al manual de operaciones de su empresa.
- Supervisar la producción y los procesos de la empresa de externalización. Obtenga la opinión de los empleados para ver si la externalización está aumentando su productividad y eficiencia. Evalúa la calidad del trabajo de la empresa para asegurarte de que cumple los estándares de la compañía y la normativa vigente.
- Decida si quiere seguir subcontratando. Al final del plazo contratado, decide si la externalización de la tarea o el proyecto ha cumplido los objetivos de la empresa. Puede optar por seguir subcontratando con el mismo proveedor, buscar un nuevo proveedor o llevar el trabajo a la empresa.