Los gestores de proyectos supervisan el alcance, el presupuesto y los aspectos de producción de un proyecto. Las estrategias de gestión de proyectos ayudan al gestor de proyectos a hacer frente a los cambios durante el proyecto, a mejorar la fase de planificación y a unir a los trabajadores en torno a un objetivo común. La elección del enfoque correcto de gestión de proyectos puede tener un impacto significativo en el éxito de ese proyecto.
En este artículo, le mostramos 12 estrategias de gestión de proyectos para mejorar la eficiencia de los mismos.
¿Qué son las estrategias de gestión de proyectos?
Para unificar sus equipos y hacer frente a determinados retos, los directores de proyecto utilizan métodos de liderazgo. Estos métodos ayudan a todos a entender las necesidades del proyecto y cómo debe progresar cada fase.
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¿Por qué utilizar estrategias de gestión de proyectos?
Las estrategias de gestión de proyectos ayudan a los equipos a afrontar los retos del proyecto, aumentar la productividad y alcanzar objetivos concretos. Una estrategia de gestión de proyectos proporciona el marco para un mejor trabajo en equipo, una mayor producción y proyectos más eficientes. Los proyectos eficientes pueden costar menos tiempo y dinero y aumentar la rentabilidad general del proyecto.
12 estrategias de gestión de proyectos
He aquí 12 estrategias de gestión de proyectos para aumentar su eficacia:
1. Defina sus objetivos con antelación y manténgalos adaptables
La definición de los objetivos forma parte de la fase de planificación del proyecto y se mantiene a lo largo de todo el proyecto a medida que cambian las necesidades. Los objetivos claramente definidos ayudan al equipo a centrarse en un resultado común y proporcionan una dirección para el proyecto. Los gestores pueden fijar los objetivos con antelación y utilizar estas técnicas para fomentar la adaptabilidad durante la producción:
Identificar los cambios entrantes
Cuanto antes pueda identificar los cambios que se produzcan en el alcance o el calendario del proyecto, más fácil será modificar los objetivos del proyecto a tiempo para maximizar la eficiencia. Por ejemplo, si un cliente está decidiendo el precio, es muy probable que éste cambie pronto. Puede ajustar sus objetivos para hacer frente al posible cambio de precio proporcionando un plan tanto para un aumento como para una disminución del precio.
Mantener al equipo informado
Los cambios que se producen repentinamente pueden afectar a un proyecto si todo el mundo no es consciente de ellos lo antes posible. Mantener la capacidad de adaptación del equipo significa confiar en una comunicación frecuente y clara sobre las expectativas, el alcance del proyecto y los cambios propuestos. Considere la posibilidad de utilizar una plataforma profesional de gestión de equipos para mejorar y mantener una buena comunicación entre los miembros del equipo y la dirección.
Planificar los retos
Los proyectos pueden sufrir contratiempos y sobrecargas, por lo que es importante planificar los cambios de objetivos con antelación. Mientras el equipo planifica los objetivos del proyecto, considere la posibilidad de establecer planes de contingencia para posibles cambios. Por ejemplo, si el plazo de un proyecto puede cambiar debido a la disponibilidad de materiales, tenerlo en cuenta en el plan inicial puede ayudar a adaptarse rápidamente una vez que el proyecto comience.
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2. Entender el alcance del proyecto
El alcance del proyecto es el tamaño del mismo, que puede afectar al presupuesto, las necesidades de mano de obra y la eficiencia general del proyecto. Los proyectos de mayor envergadura requieren más mano de obra y materiales, lo que puede aumentar el presupuesto y exigir un liderazgo más fuerte. Comprender el alcance del proyecto ayuda a los gestores de proyectos a asignar los recursos a los lugares adecuados y proporciona una perspectiva más realista del calendario del proyecto. Investigar las necesidades del proyecto, las del cliente y las del equipo para cumplir los objetivos del proyecto.
3. Comuníquese con los clientes y los miembros del equipo
La comunicación es esencial para el progreso del proyecto porque ayuda a todos a entender las necesidades del proyecto y los posibles retos que pueden encontrar. La comunicación también es importante para entender las expectativas del cliente y adaptarse a los cambios del proyecto. Una buena comunicación incluye una conversación clara y concisa, comentarios sinceros y un lenguaje corporal positivo. El lenguaje corporal puede mejorar la comunicación verbal reforzando las palabras que se dicen con gestos positivos.
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4. Fomentar el trabajo en equipo
El trabajo en equipo es importante para el proyecto porque muchos proyectos requieren los esfuerzos de varias personas o departamentos que trabajan juntos. Fomentar el trabajo en equipo ayuda a mantener a los empleados centrados en el poder de trabajar juntos. Como líder, puedes fomentar el trabajo en equipo participando en el proyecto para dar ejemplo, proporcionando las herramientas adecuadas para el proyecto y comunicándote con los miembros del equipo sobre los cambios, el progreso y la ampliación del alcance.
5. Establecer expectativas claras
Unas expectativas claras minimizan el margen de error, ya que unen a todos bajo las mismas directrices. Por ejemplo, una expectativa de que un proyecto termine en las próximas dos semanas mantiene a todos centrados en la fecha límite y proporciona un entendimiento mutuo para el cliente, el equipo y la dirección. Establecer expectativas claras significa comunicarse con frecuencia con los equipos y los clientes, enviar recordatorios de expectativas y aceptar comentarios.
6. Gestionar los riesgos del proyecto
Algunos proyectos conllevan riesgos o implicaciones financieras que pueden afectar al resultado global del proyecto. Considere la posibilidad de realizar un análisis de riesgos antes de iniciar el proyecto para identificar los riesgos, crear posibles soluciones y comprender los posibles daños que pueden crear los riesgos. Cuanto más entienda el gestor de proyectos los riesgos del proyecto, menos sorprendentes serán durante cada fase del mismo.
7. Utilizar una estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo, o EDT, es una herramienta que los gestores de proyectos utilizan para desglosar los proyectos en tareas manejables para el equipo. Esto ayuda a dividir los proyectos más grandes en objetivos más pequeños que a veces pueden ser más fáciles de alcanzar. El modelo WSB suele constar de tres niveles:
- Nivel 1 del WSB: El objetivo principal del proyecto. Por ejemplo, el equipo necesita completar 800 pedidos para el día 5 del mes.
- Nivel 2 del WSB: Se divide el objetivo principal en cinco o diez partes. El director del proyecto asigna recursos y plazos a cada parte y decide la tolerancia al riesgo.
- Nivel 3 del WSB: Divide cada una de las cinco o diez partes en trozos más pequeños para definir necesidades u objetivos específicos.
8. Documente su proceso
Una de las partes más importantes del éxito de un proyecto es la fase de documentación, ya que proporciona al equipo una guía escrita de cómo ha progresado el proyecto. Después de un proyecto exitoso, el director del proyecto puede revisar los documentos con el equipo para determinar en qué aspectos cumplieron los objetivos, en qué aspectos se destacaron y en qué desafíos se enfrentaron. Se trata de un recurso excelente para planificar futuros proyectos, ya que proporciona un modelo de éxito y una verificación por escrito de las capacidades del equipo.
9. Permitir la retroalimentación
Los comentarios de los equipos y las partes interesadas pueden ayudar a un gestor de proyectos a identificar factores clave del proyecto que podrían haber pasado por alto durante el mismo. El equipo y las partes interesadas suelen tener una perspectiva diferente a la del director del proyecto, lo que le ayuda a hacerse una mejor idea de cómo va el proyecto. Puede facilitar la retroalimentación preguntando directamente o enviando correos electrónicos de seguimiento y encuestas.
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10. Celebrar los hitos
Los hitos son objetivos importantes que el equipo alcanza durante el proyecto. Los hitos pueden servir de punto de encuentro para los miembros del equipo e inspirar motivación. Los jefes de proyecto celebran los hitos con los miembros del equipo para fomentar el trabajo en equipo y la comunicación. Anime a los empleados con comentarios positivos por alcanzar hitos importantes. Puede decir cosas como «Estoy muy orgulloso de tus progresos» o «Tu duro trabajo me ha inspirado, sigue así»
11. Reinvertir los ahorros
Cuando un proyecto es eficiente, ahorra tanto dinero como tiempo, que puede reinvertir en el equipo o la empresa. Considere la posibilidad de reasignar fondos o recursos a nuevos proyectos que ayuden a desarrollar las habilidades del equipo o la expansión de la empresa. Por ejemplo, si completa un proyecto por debajo del presupuesto, puede reinvertir esos fondos en un programa de desarrollo de los empleados, como la comunicación o la formación en software.
12. Contratar mejores candidatos
Las habilidades de un equipo pueden tener un impacto positivo en la eficiencia del proyecto, lo que hace que el proceso de contratación sea crucial para sus proyectos. Encontrar a los candidatos adecuados puede dotar al equipo de valiosas habilidades y ayudar a que los proyectos avancen rápidamente. Considere la posibilidad de utilizar un servicio de contratación o un sitio web de solicitudes de empleo para revisar su proceso de contratación y formular preguntas más avanzadas en las entrevistas, como por ejemplo:
- ¿Cuál es su mayor habilidad?
- ¿Cómo rendir bajo presión?
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