Cinco estrategias clave de mitigación de riesgos (con ejemplos)

Cuando un equipo de producción se embarca en un nuevo proyecto, existen riesgos inherentes que pueden estar asociados a los procesos del mismo. Sin embargo, algunas estrategias pueden ayudar a mitigar estos riesgos, así como a anticipar las consecuencias de los mismos. Estas estrategias pueden utilizarse para identificar, valorar, evaluar y supervisar los riesgos y las consecuencias que los acompañan. En este artículo, exploraremos cinco estrategias comunes de mitigación de riesgos y cómo pueden utilizarse.

¿Qué es la mitigación de riesgos?

La mitigación de riesgos se refiere al proceso de planificación y desarrollo de métodos y opciones para reducir las amenazas—o riesgos—a los objetivos del proyecto. Un equipo de proyecto puede aplicar estrategias de mitigación de riesgos para identificar, supervisar y evaluar los riesgos y las consecuencias inherentes a la realización de un proyecto específico, como la creación de un nuevo producto. La mitigación de riesgos también incluye las acciones puestas en marcha para hacer frente a los problemas y los efectos de esos problemas en relación con un proyecto.

Cinco estrategias de mitigación de riesgos con ejemplos

La mitigación adecuada de los riesgos implica, en primer lugar, identificar los riesgos potenciales de un proyecto—como la rotación del equipo, el fracaso del producto o la ampliación del alcance—y, a continuación, planificar el riesgo mediante la aplicación de estrategias que ayuden a disminuirlo o detenerlo. Las siguientes estrategias pueden utilizarse en la planificación y el seguimiento de la mitigación del riesgo.

  1. Asumir y aceptar el riesgo.
  2. Evitar el riesgo.
  3. Controlar el riesgo.
  4. Transferencia del riesgo.
  5. Vigilar y controlar el riesgo.

1. Asumir y aceptar el riesgo

La estrategia de aceptación puede implicar la colaboración entre los miembros del equipo para identificar los posibles riesgos de un proyecto y si las consecuencias de los riesgos identificados son aceptables. Además de identificar los riesgos y sus consecuencias, los miembros del equipo también pueden identificar y asumir las posibles vulnerabilidades que presentan los riesgos.

Esta estrategia se utiliza habitualmente para identificar y comprender los riesgos que pueden afectar a los resultados de un proyecto, y su objetivo es llamar la atención de la empresa sobre estos riesgos para que todos los que trabajan en el proyecto comprendan los riesgos y sus consecuencias. El siguiente ejemplo muestra cómo puede aplicarse la estrategia de aceptación para los riesgos más comunes.

Riesgos que afectan al coste

La estrategia de aceptación puede utilizarse para identificar los riesgos que afectan al coste. Por ejemplo, un equipo de proyecto podría aplicar la estrategia de aceptación para identificar los riesgos para el presupuesto del proyecto y hacer planes para reducir el riesgo de sobrepasar el presupuesto, de modo que todos los miembros del equipo sean conscientes del riesgo y de las posibles consecuencias.

Riesgos que afectan al calendario

La estrategia de aceptación podría ayudar a identificar los posibles riesgos que podrían afectar a la programación, como mantener el proyecto en el camino para cumplir los plazos.

Riesgos que afectan al rendimiento

Este tipo de riesgos puede implicar problemas de rendimiento, como la productividad del equipo o el rendimiento del producto (como el software o los productos manufacturados) y pueden identificarse y aceptarse como parte de la planificación del proyecto, de modo que todos los miembros sean conscientes de los posibles riesgos de rendimiento.

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2. Evitar el riesgo

La estrategia de evitación presenta los riesgos y consecuencias aceptados y asumidos de un proyecto y presenta oportunidades para evitar esos riesgos aceptados. Algunos métodos de aplicación de la estrategia de evitación consisten en planificar el riesgo y luego tomar medidas para evitarlo. Por ejemplo, para mitigar el riesgo en la producción de un nuevo producto, un equipo de proyecto puede decidir poner en práctica las pruebas del producto para evitar el riesgo de que falle antes de que se apruebe la producción final. Los siguientes ejemplos son otras formas de aplicar la estrategia de evitación.

Riesgo para el rendimiento

La mitigación de los riesgos de rendimiento, como la insuficiencia de recursos para realizar el trabajo, un diseño inadecuado o una mala dinámica de equipo, puede permitir a un equipo de proyecto identificar posibles formas de evitar este tipo de situaciones de riesgo que pueden causar problemas con el rendimiento del proyecto. Por ejemplo, un equipo de producción podría probar materiales más duraderos para evitar el riesgo de que el producto falle con materiales menos duraderos. Del mismo modo, si existe un riesgo de rendimiento dentro de la dinámica del equipo del proyecto, se puede implementar una gestión interactiva del equipo para evitar problemas dentro del mismo.

Riesgo para el programa

La prevención de las implicaciones del calendario puede llevarse a cabo identificando los problemas que podrían surgir y que afectarían al calendario del proyecto. Los plazos importantes, las fechas de vencimiento y las fechas de entrega finales pueden verse afectadas por los riesgos, como por ejemplo ser demasiado optimista sobre el calendario de un proyecto.

La estrategia de evasión puede ayudar al equipo del proyecto a planificar formas de evitar conflictos de calendario, por ejemplo, creando un calendario gestionado que ilustre los plazos específicos para la planificación, el diseño, las pruebas y las repeticiones, y realizando los cambios necesarios. También podrían planificarse los tiempos muertos para evitar riesgos en la gestión del tiempo.

2. Riesgo al coste

Evitar problemas de costes es otra aplicación de esta estrategia. Por ejemplo, el equipo de un proyecto puede describir todos los costes previstos, así como tener en cuenta cualquier coste que pueda surgir, de modo que se puedan evitar las consecuencias de sobrepasar el presupuesto.

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3. Controlar el riesgo

Los miembros del equipo también pueden aplicar una estrategia de control a la hora de mitigar los riesgos de un proyecto. Esta estrategia funciona teniendo en cuenta los riesgos identificados y aceptados y, a continuación, tomando medidas para reducir o eliminar los impactos de estos riesgos. Los siguientes ejemplos ponen de relieve cómo pueden aplicarse los métodos de control para mitigar los riesgos.

Controlar los riesgos de los costes

Un equipo de proyecto puede aplicar métodos de control que permitan detectar posibles problemas con el presupuesto del proyecto. Por ejemplo, los controles para la mitigación de riesgos pueden centrarse en la gestión, el proceso de toma de decisiones o la detección de fallos en la financiación del proyecto antes de que puedan surgir problemas. Esto también puede dar al equipo del proyecto una idea de cómo se están delegando los fondos, y si hay riesgo de sobrepasar el presupuesto, el equipo puede identificarlo antes de que ocurra y tomar medidas para controlarlo, como reducir el gasto o eliminar un recurso que podría resultar demasiado costoso para el proyecto.

Controlar el riesgo en el calendario

Las implicaciones para la programación pueden controlarse diversificando las tareas y el tiempo que se tarda en completarlas entre el equipo del proyecto. Los métodos de control podrían incluir el seguimiento del tiempo que se tarda en completar cada tarea y la asignación de tareas específicas a los miembros del equipo de acuerdo con el tiempo que conlleva cada tarea. El equipo del proyecto también podría tener en cuenta las estrategias de gestión del tiempo para ayudar a controlar cualquier riesgo en la programación del proyecto.

Controlar el riesgo para el rendimiento

La aplicación de estrategias de control para el riesgo de rendimiento puede incluir métodos de dirección de las tareas diarias de un equipo, métodos de control de calidad para nuevos productos y medidas para tomar medidas para controlar los problemas que podrían afectar al rendimiento general dentro de un proyecto.

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4. Transferencia del riesgo

Cuando se identifican y tienen en cuenta los riesgos, mitigar las consecuencias mediante la transferencia puede ser una estrategia viable. La estrategia de transferencia funciona transfiriendo la tensión del riesgo y las consecuencias de otra parte. Sin embargo, esto puede presentar sus propios inconvenientes, y cuando una organización aplica esta estrategia de mitigación de riesgos, debe ser de una manera que sea aceptable para todas las partes implicadas. El siguiente ejemplo muestra cómo y cuándo se utilizan las estrategias de transferencia para mitigar los riesgos.

Transferencia para el rendimiento

Si, por ejemplo, un equipo de producción ha construido un nuevo producto, pero el resultado presenta defectos. Es posible que los defectos no se deban directamente a problemas en la producción, sino a problemas con los materiales comprados a un proveedor externo.

La empresa del producto puede optar por asumir las consecuencias y seguir adelante con las estrategias de resolución—como la retirada del producto—o la empresa puede transferir las consecuencias al proveedor externo responsable de suministrar los materiales del producto exigiendo al proveedor que cubra los costes asociados a los defectos del producto.

Transferencia para la programación

A veces, un proyecto tarda más en completarse y, aunque esto es un riesgo en sí mismo, se pueden utilizar estrategias de transferencia para trasladar la carga del retraso a los miembros del equipo responsables de la gestión del tiempo, en lugar de a la empresa en su conjunto. Con las consecuencias transferidas a los miembros del equipo responsables de la programación, el equipo de producción, el equipo de diseño u otros pueden centrarse en completar el resto de sus tareas.

Transferencia de costes

La transferencia de consecuencias en materia de costes puede incluir la responsabilización de los contables y asesores financieros por los problemas en la elaboración del presupuesto. Por ejemplo, las consecuencias de un proyecto que se sale del presupuesto pueden incluir el aumento de los costes de producción y la financiación de los materiales. Si las consecuencias se trasladan a los equipos financieros responsables del seguimiento del presupuesto, los directores de producción y los miembros del equipo pueden centrarse en sus responsabilidades mientras el equipo financiero toma medidas para solucionar los problemas de costes.

5. Vigilar y controlar el riesgo

La supervisión de los proyectos en cuanto a riesgos y consecuencias implica la vigilancia y la identificación de cualquier cambio que pueda afectar al impacto del riesgo. Los equipos de producción pueden utilizar esta estrategia como parte de un plan estándar de revisión de proyectos. El coste, la programación y el rendimiento o la productividad son todos los aspectos de un proyecto que pueden supervisarse para detectar los riesgos que puedan surgir durante la realización de un proyecto. El siguiente ejemplo ilustra las formas de supervisar y evaluar los riesgos y las consecuencias que pueden afectar a la finalización de un proyecto.

Controlan el coste

Un equipo de finanzas o un comité presupuestario puede evaluar y supervisar los riesgos de costes creando una rutina de informes para describir cada gasto de la empresa. Esta estrategia funciona permitiendo a los equipos evaluar continuamente el presupuesto y cambiar cualquier plan de costes en consecuencia.

Programa de seguimiento

El seguimiento de los calendarios del proyecto puede incluir actualizaciones semanales para evaluar las tareas de cada miembro del equipo y el tiempo que les lleva completar cada tarea. El equipo puede entonces reevaluar y hacer un seguimiento de cualquier problema que pueda hacer que el proyecto se retrase. Los programas informáticos, como los calendarios y las herramientas de gestión de proyectos, pueden ayudar a controlar y evaluar la gestión del tiempo y el calendario del proyecto.

Controlar el rendimiento

La supervisión del rendimiento de los productos, de los miembros del equipo y de los recursos utilizados para completar un proyecto son ejemplos de formas de aplicar la supervisión del rendimiento. Evaluar y valorar diferentes aspectos del rendimiento de una empresa puede ayudar a mitigar los riesgos de una disminución del rendimiento, y herramientas como el software de productividad pueden ayudar a seguir y evaluar los procesos de rendimiento dentro del proyecto. El rendimiento de los empleados puede controlarse planificando y aplicando evaluaciones periódicas del rendimiento, y el rendimiento de los productos puede controlarse mediante pruebas y revisiones continuas de los mismos.

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